Практично кожна організація у своїй господарської діяльностістикається з необхідністю направлення працівників у службові відрядження. Для роботодавця відрядження працівника пов'язані з виконанням низки дій. По-перше, факт направлення у службове відрядження має бути відповідним чином оформлено документально. По-друге, роботодавець зобов'язаний зберегти за працівником середній заробітокна період перебування у відрядженні та відшкодувати працівникові витрати. По-третє, витрати на відрядження необхідно врахувати з метою оподаткування. Як коректно провести всі ці операції у програмі "1С:Зарплата та Управління Персоналом 8", розповідає Є.А. Гряніна, провідний спеціаліст ТОВ "ІТ-Базис".

(Форма № Т-10а)

(форма № Т-10)

Мал. 1

Зверніть увагу

Зверніть увагу

Документальне оформлення відряджень

Порядок оформлення направлення працівників у службове відрядження встановлено інструкцією Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 07.04.1988 № 62 "Про службові відрядження в межах СРСР" (далі - Інструкція про відрядження, діє в частині, що не суперечить ТК РФ).

Для документального оформленняслужбових відряджень можуть використовуватися наступні видиформ первинної документації, затверджені ухвалою Держкомстату Росії від 05.01.2004 №1 для обліку кадрів.

Службове завдання та звіт про його виконання
(Форма № Т-10а)

Застосовується для оформлення та обліку службового завдання для направлення у відрядження, а також звіту про його виконання.

Службове завдання підписується керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, що відряджається, затверджується керівником організації або уповноваженою ним на це особою і на його підставі видається наказ (розпорядження) про направлення у відрядження.

Після повернення з відрядження працівник складає звіт про виконану за період відрядження роботу, що узгоджується з керівником структурного підрозділу та надається до бухгалтерії.

Складання службового завдання та звіту про його виконання не є обов'язковою вимогою Інструкції про відрядження, але його наявність буде корисною для підтвердження виробничого характеру відрядження для можливості прийняття витрат на відрядження з метою оподаткування прибутку.

Наказ (розпорядження) про направлення працівника
у відрядження (форми № T-9 та № Т-9а)

Застосовуються для оформлення та обліку направлення працівника (або працівників) у відрядження. Заповнюються на підставі службового завдання, підписуються керівником організації або уповноваженою ним на це особою.

Командировочне посвідчення
(форма № Т-10)

Є документом, що засвідчує час перебування у службовому відрядженні на території РФ або країни СНД, при в'їзді та виїзді до якої, згідно з міжурядовими угодами, не проставляється відмітка про перетин державного кордону.

Посвідчення про відрядження виписується в одному примірнику на підставі наказу про направлення у відрядження і передається працівнику. У кожному пункті призначення у посвідченні про відрядження робляться позначки про час прибуття та вибуття, які засвідчуються підписом відповідальної посадової особи та печаткою. Після повернення з відрядження, командировочне посвідченнянадається до бухгалтерії разом із авансовим звітом працівника та документами, що підтверджують вироблені витрати. Посвідчення про відрядження може не виписуватися, якщо працівник повинен повернутися з відрядження в місце постійної роботи в той же день, в який він був відряджений. Також не виписується посвідчення про відрядження при відрядженнях за кордон (крім вищезгаданих країн СНД).

Відповідно до пункту 2 Інструкції про відрядження, якщо працівнику видається посвідчення про відрядження, то оформлення наказу з організації про направлення у відрядження є необов'язковим, але може проводитися за рішенням керівника.

Відповідно до роз'яснень Мінфіну Росії, організація може самостійно встановлювати перелік документів, що є підставою для направлення працівника у службове відрядження, якими зокрема можуть бути наказ про відрядження та (або) видача посвідчення про відрядження. Упорядкування двох документів за одним фактом господарської діяльності, на думку фінансового відомства, є необов'язковим (лист Мінфіну Росії від 06.12.2002 № 16-00-16/158).

Таким чином, при направленні працівників у відрядження на території РФ достатньо виписати посвідчення про відрядження, наказ по організації в цьому випадку можна не оформляти. Направлення працівників у закордонне відрядження слід оформити наказом по організації, оскільки при таких відрядженнях не виписується посвідчення про відрядження.

Програма "1С:Зарплата та Управління Персоналом" дозволяє оформити всі розглянуті вище уніфіковані форми первинних документів, пов'язані з направленням працівників у службове відрядження: № Т-9, № Т-9а, № Т-10 та № Т-10а.

Реєстрація факту направлення працівника чи списку працівників у відрядження провадиться у програмі за допомогою документа підсистеми кадрового обліку "Відрядження організацій" (див. рис. 1).

Мал. 1

В екранній формі документа вказується місце призначення: країна, місто та організація, до якої направляються працівники (працівник), а також реквізити документа, що є підставою відрядження (службового завдання чи іншого документа).

Таблична частина заповнюється списком працівників, які направляються у відрядження.

У вигляді довільного текстового рядка кожного працівника вказується мета відрядження (зміст службового завдання). Додатково для виведення у друкованій формі наказу можна зазначити джерело фінансування витрат на відрядження.

Для отримання друкованих форм посвідчення про відрядження, наказу про направлення у відрядження і службового завдання необхідно скористатися підменю кнопки "Друк", що випадає, нижній командній панелі форми документа.

Зверніть увагу , що Трудовим кодексом РФ забороняється направляти у відрядження вагітних жінок (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), працівників віком до 18 років (ст. 268 ТК РФ), і працівників у період дії учнівського договору - у відрядження, не пов'язані з учнівством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

Допускається направлення у відрядження, але тільки з письмової згодита за умови ознайомлення в письмовій формі зі своїм правом відмовитися від направлення у службове відрядження (ст. 259 ТК РФ):

жінок, які мають дітей віком до трьох років, за умови, що це не заборонено їм медичними рекомендаціями;
працівників, які мають дітей-інвалідів чи інвалідів з дитинства до досягнення ними віку 18 років;
працівників, які здійснюють догляд за хворими членами їхніх сімей відповідно до медичного висновку;
чоловіків, які виховують неповнолітніх дітей без матері, і навіть опікунів і піклувальників неповнолітніх (ст. 264 ТК РФ).

Для кожного працівника в документі зазначаються дати початку та закінчення відрядження (з урахуванням часу перебування у дорозі), кількість днів перебування у дорозі вводиться в окремому полі рядка табличної частини.

Зверніть увагу, що відповідно до пункту 4 Інструкції про відрядження термін відрядження не більше РФ ні перевищувати 40 календарних днів, крім часу перебування у дорозі. Термін відрядження робітників, керівників та фахівців, що направляються для виконання монтажних, налагоджувальних та будівельних робітне повинен перевищувати одного року. Граничний термін, який працівник може бути направлений у відрядження за кордон, не встановлений.

Оплата часу перебування у відрядженні

За час перебування у відрядженні за працівником зберігається середній заробіток (ст. 167 ТК РФ).

Розрахунок середньої заробітної плати проводиться відповідно до Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженої постановою Уряду РФ від 11.04.2003 № 213.

Для нарахування працівнику середнього заробітку, що зберігається в програмі "1С:Зарплата та Управління Персоналом 8" призначений документ "Оплата по середньому заробітку". Документ може бути створений, розрахований та проведений автоматично на підставі документа "Відрядження організацій" за допомогою обробки "Аналіз неявок" (рис. 2). Викликати обробку можна безпосередньо з форми документа "Відрядження організацій" за кнопкою "Відкрити нарахування".

Мал. 2

За умовчанням для нарахування оплати за час знаходження у відрядженні використовується зумовлений вид розрахунку "Оплата за середнім заробітком" (вказується в полі "Вигляд розрахунку" форми документа). У той же час у плані видів розрахунку "Основні нарахування організацій" може бути описаний вид розрахунку для виконання нарахування (наприклад, у разі необхідності особливого налаштування відображення в обліку для окремого виду відряджень).

Дані для розрахунку середнього заробітку зазначаються у табличній частині документа на закладці "Розрахунок середнього заробітку" з узагальненням за видами заробітку:

основний заробіток;
премії, що повністю обліковуються в середньому заробітку;
премії, що частково враховуються в середньому заробітку;
річні премії, що повністю обліковуються в середньому заробітку;
річні премії, які частково враховуються в середньому заробітку.

При розрахунку документа ці дані формуються автоматично на підставі налаштувань базових нарахувань для видів розрахунку із плану видів розрахунку "Середній заробіток", даних про нарахування працівника, відпрацьований їм час і норму часу, а також даних про індексацію заробітної плати працівника за розрахунковий період.

Дані щодо основного заробітку та премій, що не є річними, збираються окремо за кожний місяць розрахункового періоду. Суми основного заробітку потрапляють у місяць розрахункового періоду, протягом якого вони нараховані. Суми премій включаються у місяці нарахування незалежно від того, за який період вони нараховані.

Річні премії включаються до бази, лише якщо вони нараховані за попередній дати події календарний рік незалежно від того, в якому місяці здійснено нарахування.

Розрахунковим періодом вважається 12 календарних місяців, що передують періоду збереження середнього заробітку, якщо інше не визначено параметрами виду розрахунку, обраного для оплати часу перебування у відрядженні в документі.

Для розрахунку результату нарахування обчислюється середньоденний, а працівників із підсумованим обліком робочого дня - середньогодинний заробіток, який множиться кількість робочих днів (годин) за графіком працівника, які припадають період відрядження. Результати розрахунку оплати за час відрядження розміщуються на закладку "Нарахування" документа.

Якщо станом на кінець місяця відрядження працівника ще не закінчилося, але йому потрібно нарахувати оплату за час відрядження, то як період оплати в документі "Оплата за середнім заробітком" слід встановити період з дати початку відрядження за датою кінця місяця та розрахувати документ . У наступному місяці нараховується оплата за другу частину періоду відрядження – з початку місяця до дня повернення з відрядження. Друга частина періоду перебування у відрядженні має бути оплачена, виходячи з того ж розміру середнього заробітку, що й перша частина. Для цього необхідно скопіювати зареєстрований минулого місяця документ "Оплата за середнім заробітком", вказати відповідний період оплати та розрахувати тільки нарахування, без перерахунку середнього заробітку, тобто слід скористатися пунктом "Розрахувати нарахування" підменю кнопки "Розрахувати".

Відповідно до пункту 9 Інструкції про відрядження під час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається за місцем роботи у тій організації, яка її відрядила. У разі направлення у відрядження одночасно з основної та сумісної роботи середній заробіток зберігається з обох посад.

Таким чином, для вирішення питання про необхідність оплати часу перебування у відрядженні для сумісників, необхідно розглядати мету відрядження - з виконанням обов'язків за якою посадою (місцем роботи) вона пов'язана.

Якщо працівник прямує у відрядження для виконання обов'язків лише за основним місцем роботи, то його відсутність на робочому місці за сумісництвом необхідно зареєструвати у програмі за допомогою документа "Невиходи в організаціях".

Відшкодування витрат, понесених працівником у зв'язку з відрядженням

Перелік витрат, які роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику, який направляється у відрядження, встановлено статтею 168 ТК РФ і включає:

витрати на проїзд;
витрати на найм житлового приміщення;
додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
інші витрати, вироблені працівником з дозволу чи відома роботодавця.

Порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актоморганізації. Водночас слід враховувати, що для працівників організацій, які фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету, відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, провадиться відповідно до встановлених законодавством норм.

Для інших організацій норми та порядок відшкодування витрат на відрядженнявстановлені лише з метою оподаткування.

Командованому працівнику перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах сум, що належать на оплату проїзду, витрат на найм житлового приміщення та добових.

Протягом трьох днів після повернення з відрядження територією РФ (чи протягом 10 календарних днів із дати закінчення службового відрядження межі РФ) працівник зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням сумах і зробити остаточний розрахунок із них.

Розрахунки з відшкодування витрат на відрядження з працівниками, що направляються у службове відрядження, не реєструються в програмі "1С:Зарплата та Управління Персоналом 8", оскільки не належать до розрахунків з оплати праці.

Разом з тим, невитрачені та своєчасно не повернені аванси, видані у зв'язку зі службовим відрядженням, можуть утримуватись із заробітної плати працівника. Утримання оформляється у програмі "1С:Зарплата та Управління Персоналом 8" за допомогою документа "Реєстрація разових утримань працівників організацій" (рис. 3). Відповідний вид утримання має бути описаний у плані видів розрахунку "Утримання організацій" із способом розрахунку "Фіксованою сумою".

Мал. 3

Оподаткування витрат на відрядження ПДФО та ЄСП

Відповідно до пункту 3 статті 217 та підпункту 2 пункту 1 статті 238 НК РФ не підлягають обкладенню ПДФО та ЄСП усі види законодавчо встановлених компенсаційних виплат, пов'язаних, зокрема, з відшкодуванням витрат на відрядження.

При оплаті роботодавцем платнику податків витрат на відрядження як усередині країни, так і за її межі звільняються від оподаткування добові, що виплачуються в межах норм, встановлених відповідно до чинного законодавства, а також фактично вироблені та документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення та назад, збори за послуги аеропортів, комісійні збори, витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення або пересадок, на перевезення багажу, витрати на найм житлового приміщення, оплату послуг зв'язку, отримання та реєстрації службового закордонного паспорта, отримання віз, а також витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти чи чека у банку готівкову іноземну валюту.

Зверніть увагу, що з 1 січня 2008 року Федеральним закономвід 24.07.2007 № 216-ФЗ встановлюються граничні норми добових, що звільняються від оподаткування ПДФО: до 700 рублів за кожен день перебування у відрядженні на території РФ та до 2 500 рублів за кожен день перебування у закордонному відрядженні.

Примітка:
* Детальніше про ці зміни в НК РФ читайте у статті Л.П. Фомічевій "Податковий кодекс РФ знову підправили" у номері 9 (вересень) "БУХ.1С" за 2007 рік, стор.

Для цілей обчислення ПДФОу програмі "1С: Зарплата та Управління Персоналом 8" наднормативні добові, не підтверджені документально транспортні витрати та витрати по найму житлового приміщення, а також інші витрати, прямо не пойменовані в НК РФ, що відшкодовуються у зв'язку з направленням у службове відрядження, повинні бути нараховані працівнику у вигляді доходу в негрошової форми. Нарахування провадиться документом "Реєстрація разових нарахувань працівникам організацій". Види розрахунку, за допомогою яких нараховується дохід, повинні бути описані у плані видів розрахунку "Основні нарахування організацій" або "Додаткові нарахування організацій" із встановленим прапорцем "Є доходом у натуральній формі(рис. 4).

Мал. 4

Для цілей обчислення ПДФО подібні доходи враховуються за кодом 4800 "Інші доходи".

Для цілей оподаткування ЄСП та страховими внесками до ПФР для організацій - платників податку на прибуток у формі виду нарахування встановлюється значення "Не є об'єктом оподаткування ЄСП, внесками до ПФР згідно з пунктом 3 статті 236 ПК РФ (виплати за рахунок прибутку)". Для організацій, які застосовують спеціальні податкові режими, тобто не сплачують податок на прибуток організацій, такі нарахування повинні оподатковуватись внесками на обов'язкове пенсійне страхування. Для них як спосіб оподаткування ЄСП та внесками до ПФР слід зазначити значення "Оподатковується ЄСП, внесками до ПФР цілком" (фактично в програмі в цьому випадку нараховуватимуться лише внески на ОПС).

Нарахування, що розглядаються, обкладаються також внесками на обов'язкове страхуваннявід нещасних випадків, що відповідним чином наголошується у формі виду нарахування.

При визначенні розміру наднормативних добових слід пам'ятати, що норми встановлено розмірі виплат за кожен день перебування працівника у відрядженні, включаючи час перебування у дорозі. Днем виїзду у відрядження вважається календарна доба (до 24 годин включно), протягом якої відправляється поїзд, літак, автобус чи інший транспортний засіб з місця постійної роботи відрядженого, а днем приїзду – календарна доба (до 24 годин включно), протягом якої транспортний засіб прибуває місце постійної роботи. Якщо відрядження триває день, добові не виплачуються. Якщо місце, звідки вирушає транспортний засіб, знаходиться за межею населеного пункту, в якому розташована організація, то при визначенні днів виїзду та приїзду враховується час, необхідний для проїзду до місця відправлення транспортного засобу. Такий самий порядок застосовується, якщо відряджений має можливість щодня повертатися до свого постійного проживання (питання про наявність такої можливості у кожному конкретному випадку вирішує роботодавець).

Якщо працівник захворів у відрядженні

Відповідно до пункту 16 Інструкції про відрядження, у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальній підставі відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) та виплачуються добові протягом усього часу, доки він не має можливості за станом здоров'я розпочати виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного місця проживання, але не

понад два місяці. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до терміну відрядження.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутись до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівнику виплачується на загальних підставах допомога з тимчасової непрацездатності.

Відображення таких випадків у програмі "1С:Зарплата та Управління Персоналом 8" залежить від того, чи була зареєстрована в програмі оплата періоду відрядження на момент нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності, і якщо так, то в якому розрахунковому періоді- поточному чи одному з минулих.

Якщо спочатку у програмі проводиться нарахування за лікарняним листом, а після цього вводиться оплата відрядження, то при розрахунку нарахування за час відрядження програма автоматично врахує період тимчасової непрацездатності: за дні хвороби відрядження працівникові не сплачено.

Якщо оплата за час відрядження вже була зареєстрована раніше у поточному місяці, то після проведення нарахування по лікарняному листу документ нарахування оплати за період відрядження "Оплата за середнім заробітком" необхідно перерахувати, про що програма нагадає на панелі поточних завдань.

Якщо оплату за час відрядження було здійснено в одному з минулих періодів, то при розрахунку нарахування за лікарняним листом, суми оплати відрядження, що припадають на дні хвороби, будуть автоматично сторновані (рис. 5).

Мал. 5

Для описаної поведінки програми до списку витісняючих виду нарахування оплати за відрядження ("Оплата за середнім заробітком") повинні бути включені види розрахунків, за допомогою яких здійснюється оплата допомоги з тимчасової непрацездатності ("Оплата лікарняних листів" та "Оплата БЛ по травмі на виробництві").

Вчимося оформлювати авансові звіти на прикладах (1С:Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

За моїм спостереженням для бухгалтерів-початківців оформлення авансових звітів представляє значну труднощі спочатку.

Сьогодні ми розглянемо ази цієї справи, а також найпопулярніші випадки життя. Всі експерименти ставитимемо в 1С: Бухгалтерія 8.3 (редакція 3.0).

Тож почнемо

Не мені вам розповідати, що за розрахунки з підзвітними особами у бухгалтерії відповідає 71 рахунок:

Видача активіввідбивається працівнику по дебету цього рахунку, а списання - за кредитом.

Ну, наприклад, видали 5000 під звіт з каси:

Чому я сказав активів? Все тому, що ми можемо видавати працівникові:

Готівка (з каси через РКО)
Безготівкові кошти (переведенням з розрахункового рахункуорганізації на картковий рахунок співробітника)
Грошові документи(наприклад, квитки на літак для відрядження)

Давайте розглянемо кожен із наведених вище прикладів.

Видача готівки з каси

Для видачі авансу з каси ми оформляємо видатковий касовий ордер(У трійці це документ "Видача готівки"):

У вигляді операції вказуємо "Видача підзвітній особі":

Проведення вийшло таким:

Видача безготівкових коштів

У цьому випадку перерахування грошових коштівздійснюється на картковий рахунок співробітника (рахунок, до якого прив'язана банківська картка, за допомогою якої співробітник зможе зняти ці гроші).

У трійці ця операція оформляється звичайним документом "Списання з розрахункового рахунку":

Також не забуваємо вказати у вигляді операції "Перерахування підзвітній особі":

Проведення вийшло таким:

Видача грошових документів

Грошовим документом може бути, наприклад, квиток на літак, який організація придбала для співробітника, який їде у відрядження.

Після придбання цей квиток враховується за дебетом рахунку 50.03:

При видачі цього квитка працівникові під звіт (перед відрядженням) бухгалтерія оформляє документ "Видача грошових документів":

А на закладці "Грошові документи" вказує цей квиток:

Проводка вийшла такою (списали квиток із рахунку 50.03):

Окремо згадаю:

Ми маємо право видавати під звіт лише працівникам організації – особам, з якими у нас укладено трудовий чи цивільно-правовий договір.
Список таких осіб затверджується окремим наказом керівника.
У цьому наказі обмовляється максимальний термін, через який працівник повинен звітувати перед бухгалтерією; якщо працівник їде у відрядження - цей термін автоматично продовжується до його повернення.

Співробітник звітує

Але ж активи видаються працівникові не просто так, а для виконання певного службового доручення. Тому настає момент, коли працівник повинен звітувати перед бухгалтерією за формою АТ-1.

Це така друкована форма, в якій вказується:

все, що ми видали співробітнику під звіт
все, на що він витратив ці гроші (або не витратив, а може взагалі перевитрата була)
до цієї форми додаються виправдувальні документи (чеки, накладні, акти, квитки...)

Ось вам приклад форми АТ-1:

Цей звіт (АТ-1) складається працівником разом із бухгалтерією і затверджується керівником. У самому низу вказується кількість документів та аркушів, на яких вони додані до звіту (чеки зазвичай цілими пачками наклеюють на аркуші формату А4).

Так ось, щоб надрукувати такий звіт (АТ-1), списати зі співробітника заборгованість за 71 рахунком, а також прийняти витрати у трійці існує документ "Авансовий звіт":

Пробіжимося коротко за його закладками:

Приклади авансових звітів із життя

Заповнюємо закладку "Аванси":

Треба сказати, що ця закладка ніяк не відображається у проводках документа, а йде лише для друкованої форми АТ-1.

Заповнюємо закладку "Товари" (купили купу всього і поставили на десятку):

Ось проводки цієї закладки:

Заповнюємо закладку "Оплата" (гасимо борг перед постачальниками, або оплачуємо аванс):

Ось проводки:

Приклади заповнення закладки "Інше".

Оплата послуг зв'язку:

Оплата оголошень в газеті:

Списання добових та боргу за квитків на відрядження:

Оплата за якісь послуги (відразу списуємо на 26):

До речі, на закладках "Товари" та "Інше" є галка "СФ", якщо її поставити, то по цьому рядку введеться Рахунок-фактура отримана.

Конфігурація ЗУП редакції 3.1, розроблена фірмою 1С, має вичерпний інструментарій ефективної роботикадрового департаменту компанії будь-якого масштабу. У цій статті докладніше розглянемо, як за допомогою ЗУП здійснити таку операцію, що часто зустрічається, як розрахунок відряджень працівників. Відповідно до законодавства, ми маємо справу із здійсненням працівником роботи не на постійному місці, що є ситуацією нестандартної, яка потребує спеціальної системи оплати.

Відрядження в 1С ЗУП 8.3

Для оформлення наказу на відрядження та розрахунку відповідного нарахування до ЗУП 3.1 призначено документ «Відрядження», який ми відкриємо через меню «Кадри/ Усі відсутності працівників».*

Малюнок 1.Кадровий облік та розрахунок відряджень у ЗУП

*Також «Відрядження» може бути створене з журналу відповідних документів у розділі «Кадри/Зарплата».

У розгорнутому переліку вибираємо «Створити» та тип документа «Відрядження»:

Малюнок 2. Створення відрядження в 1С ЗУП 8.3

Розглянутий нами типовий документ розроблений для реєстрації, розрахунку та подальшої оплати відрядження. За допомогою нього можна вивести на друк відповідні друкарські форми:

Наказ про спрямування (Т-9);
Посвідчення (Т-10);
Службове завдання (Т-10а);
Розрахунок середнього заробітку;
Детальний розрахунок нарахувань.

Малюнок 3.Друкарські форми документа «Відрядження»

Для створення відряджень одразу кількох працівників використовується відповідний документ Для його створення у тому ж розділі «Кадри/Всі відсутності співробітників», натиснувши «Створити», вибираємо «Відрядження групи». Після заповнення шапки та табличної частини документа співробітниками, на яких оформлюються відрядження, на його підставі можна автоматично створити «Відрядження» безпосередньо по кожному співробітнику. Для цього потрібно скористатися посиланням «Оформити відсутність», яке знаходиться внизу документа.

Заповнення документа «Відрядження»

Відображення нарахування буде зареєстровано у місяці, зазначеному у шапці документа. Для виведення у друковані форми використовуються дата та номер документа. Номер формується автоматично під час запису документа. На початок додається префікс організації, потім префікс бази і власне наступний номер. Префікси задаються для зручності відмінності документів, запроваджених у різних організаціях чи базах.

Якщо префікси не задані, при формуванні номера замість них встановлюються нулі. Для розрахунку необхідно вказати початок та закінчення відрядження. Цей період включає дні перебування співробітника у дорозі. Відрядження в 1С ЗУП 8.3 оплачуються за дні або години, які є робітниками, за встановленим працівником графіком.

При веденні штатного розкладу в ЗУП за допомогою проставлення відповідного прапорця можна звільнити ставку на період відсутності співробітника. У цьому випадку у звітах за штатним розкладом ставка показуватиметься як вільна, а також на цю ставку буде можливе приймання іншого співробітника.

Якщо відрядження оформляється працівникові, який зайнятий в організації за основним місцем роботи, а також за сумісництвом, потрібно реєструвати відсутність у всіх робочих місцях працівника. Для цього на формі документа є посилання «Відсутності по інших місцях роботи».

Малюнок 4.Звільнення ставки при розрахунку відрядження у ЗУП 3.1

У разі тривалого відрядження можна вибрати різні види оплати:

Сплатити відразу і повністю – оплата буде повністю нарахована у поточному документі;
Здійснювати оплату перебування у відрядженні щомісяця.

Малюнок 5.Оплата тривалих відряджень у ЗУП 8.3

Розрахунок документа здійснюється автоматично. Якщо автоматичний перерахунок документів під час їх редагування вимкнено, для розрахунку документа слід вручну натиснути кнопку зі стрілками. Жовтий колір цієї кнопки показує, що документ не перерахований відповідно до внесених до нього змін. У сфері результатів розрахунку показують стислі підсумки розрахунку цього документа. Ці дані пропонуються лише для перегляду.

При необхідності переглянути або відредагувати детальні записи про нарахування або перерахунок слід використовувати закладку «Нараховано (докладно)»:

Малюнок 6.Результат нарахування відрядження в 1С ЗУП 8.3

Відповідно до умов, зазначених на закладці «Головне», розраховується нарахування для оплати відрядження: кількість днів, що оплачуються, або годин відрядження множиться на середньоденний або середньогодинний заробіток.

Відрядження оплачується по годинах для працівників із графіком підсумовованого обліку робочого часу або по днях із середньоденного заробітку.

Робота з результатами розрахунку провадиться так само, як при «Нарахуванні зарплати та внесків».

Розрахунок відряджень у ЗУП 3.1 виходячи із середнього заробітку

Для обчислення середнього заробленого беремо останні 12 місяців. Коли виникає необхідність переглянути або відкоригувати розрахунок середнього, можна скористатися кнопкою «Змінити дані розрахунку середнього заробітку»:

Рисунок 7.Перевірка розрахунку середнього заробітку

Для виведення середньої зарплатиза період «руками», проставляємо необхідні дати, натискаємо «Задати вручну» та «Перерахувати».

Як у 1С ЗУП відобразити відрядження у вихідний день

Співробітник може перебувати та працювати у відрядженні у вихідний чи святковий день, що, згідно із законодавством, призводить до необхідності додаткової оплати. У 1С ЗУП відобразити відрядження у вихідний день, тобто факт роботи у такий день та необхідність його оплати, можна окремим документом «Робота у вихідні та святкові дні»:

Рисунок 8. Розрахунок відряджень під час роботи у вихідний день

Після проведення документа працівникам автоматично розраховується оплата роботи у святкові та вихідні дні у подвійному розмірі щодня або години, залежно від параметрів основного документа нарахування заробітної плати.

Виплата відрядження

Для виплати відрядження необхідно створити відомість на виплату зарплати. Створити відомість безпосередньо з документа «Відрядження» можна за допомогою кнопки «Виплатити»:

Рисунок 9. Виплата відряджень у ЗУП

У разі, коли оплата відрядження здійснюватиметься у міжрозрахунковий період, це спочатку необхідно вказати у документі «Відрядження». У відомості на перерахування вибрати "Виплачувати/Відрядження", і далі - документ заснування зі списку доступних відряджень.

Здрастуйте шановні читачі блогу. Нещодавно на сторінках блогу були досить докладно розглянуті питання, що стосуються виплат лікарняних та відпускних. У цих матеріалах я представив достатньо цікавих можливостей, про які багато хто не знав чи забув. Якщо ви не читали ці публікації, то можете з ними ознайомитись і . Це буде корисно і новачкам, і досвідченим користувачам програмного продукту 1С ЗУП.

Сьогодні ж ми розглянемо, як у програмі виконується нарахування за час перебування у відрядженні, а саме документ. Це буде свого роду продовження до раніше згаданих матеріалів і воно також буде корисним для досвідчених користувачів 1С ЗУП, оскільки я розбиратиму непрості приклади нарахувань. У прикладах ми розберемо два варіанти оплати відряджень, у яких співробітник працював у вихідні/святкові дні:

Оплата в одинарному розмірі за середнім заробітком (використовуючи "Індивідуальні графіки");
Оплата у подвійному розмірі (використовуючи документ «Оплата святкових та вихідних днів організації»).

Трохи теорії

✅

Поняття службового відрядження досить зрозуміло викладено у Трудовому КодексіРФу статті 166: « Службове відрядження- Поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на визначений термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються».

Також виокремлю положення статті 167 ТК РФ: «При направленні працівника у службове відрядження йому гарантуються збереження місця роботи (посади) та середнього заробітку, а також відшкодування витрат, пов'язаних із службовим відрядженням».

Варіанти розрахунку відрядження виникають у тому випадку, якщо дні відрядження випадають на вихідні або святкові дні. Якщо роботу у вихідні або святкові дні не було передбачено спочатку, то за роботу в такі дні у відрядженні передбачено заробітня платау подвійному розмірі – стаття 153 ТК РФ.

Якщо ж робота у вихідні та святкові була заздалегідь передбачена та прописана у наказі чи службовому завданні на відрядження, то такі дні розраховуються по середньому заробітку.

Відрядження за середнім заробітком + оплата роботи у вихідні в одинарному розмірі (використовуючи «Індивідуальні графіки»)

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевіркаобліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкціядля початківців:

Отже, згідно з умовами прикладу головного інженера з обслуговування обладнання нашого автосервісу було відправлено у відрядження до сусіднього міста, де готується відкриття філії, для допомоги у налаштуванні обладнання. Відрядження розраховане на 10 днів – з 04.08.2014 до 13.08.2014. При цьому заплановано роботу у суботу (09.08) та неділю (10.08). У зв'язку з цим змінюється плановий графік роботи співробітника на серпень, який усі попередні місяці його роботи був незмінний – 40-годинна п'ятиденка.

Насамперед запровадимо індивідуальний графік цього співробітника за серпень 2014 року. Для цього будемо використовувати документ "Введення індивідуальних графіків роботи організації". Його можна знайти на робочому столі програми на закладці «Розрахунок зарплати» у середньому стовпці. У документі вказуємо місяць Август і додаємо у табличній частині новий рядок, у якому вибираємо співробітника Гаврилова. При цьому рядок заповниться відомостями про плановий графік цього працівника. Встановимо в осередках за 9 та 10 серпня по 8 годин робочого часу. При цьому після повернення з відрядження співробітнику буде надано вихідні у п'ятницю та суботу. Тому прибираємо вісімки в осередках за 14 та 15 серпня. Проводимо документ.

Далі, якщо в організації ведеться докладний кадровий облік, створюємо документ підсистеми кадрового обліку "Відрядження організації".Цей документ не здійснює розрахунок сум, а є кадровим – має бути запроваджено співробітником відділу кадрів. Його можна знайти на робочому столі програми на закладці "Кадровий облік".

Відкрити цю обробку можна, натиснувши кнопку «Відкрити нарахування» у кадровому документі «Відрядження організацій».

Отже, створимо, розрахуємо та проведемо документ «Оплата за середнім заробітком». Відкриємо його та подивимося, що порахувала нам програма. Завдяки використанню обробки «Аналіз неявок» всі поля заповнилися автоматично і було здійснено розрахунок.

Для аналізу розрахованої суми зручно відкрити друковану форму цього документа – «Розрахунок середнього заробітку».

Зверніть увагу, що оскільки співробітника прийнято в організацію з 1 січня 2014 року, то враховано дохід не за 12 місяців як належить, а за 7. Крім цього не повністю враховані робочі дні липня оскільки півмісяця співробітник перебував у відпустці. Отже розрахунок відрядження здійснюється за формулою:

Середній_денний_заробіток * Кількість_день_відрядження = Дохід_за_розрахунковий_період / Враховано_днів_розрахункового_періоду * Кількість_день_відрядження = 229 782,61 / 130 * 10 = 17 675,60

Програма враховувала саме 10 днів відрядження, оскільки ми запровадили індивідуальний графік, де субота та неділя, що припадають на відрядження, відзначені як робітники.

Відрядження за середнім заробітком + оплата роботи у вихідні у подвійному розмірі (документ «Оплата святкових та вихідних днів організації»)

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:

Отже, змінимо трохи умови нашого прикладу. Співробітник Гаврилов вирушив у відрядження в тих же числах, але робота в суботу та неділю не передбачалася. Вже на місці було ухвалено рішення про необхідність вийти у вихідні для вирішення термінових питань. Було одержано згоду від керівництва.

Оскільки заздалегідь не було відомо, що співробітник має працювати у вихідні, то графік його роботи 40-годинна п'ятиденка змінюватися не буде (застосовувати індивідуальні графіки не будемо). Як і в попередньому прикладі введемо кадровий документ «Відрядження організації»на підставі, яку створимо розрахунковий документ «Оплата за середнім заробітком», використовуючи обробку «Аналіз неявок». Нагадаю, що докладно про використання цієї обробки можна почитати.

Давайте відкриємо створений та розрахований документ «Оплата за середнім заробітком»та проаналізуємо отриману суму.

Середній денний заробітокне змінився і це правильно, тому що ми не змінювали нічого у розрахунковому періоді. А ось сума виплати змінилася, оскільки робочих днів відрядження, на момент розрахунку цього документа, 8 (субота та неділя вихідні за графіком). Звідси отримуємо: 1767,56 * 8 = 14140,48 руб.

Тепер необхідно відобразити оплату роботи у вихідні у подвійному розмірі. Для цього будемо використовувати документ «Оплата святкових та вихідних днів організації».Документ має виглядати так:

Всього в документі має бути 4 рядки по два на кожен день. Виплати проходять за двома видами розрахунку «Оплата за роботу у свята та вихідні»і «Доплата за роботу у свята та вихідні».Заповнювати краще вручну. При цьому дані у полі «Годинна тарифна ставка» програма розраховується автоматично. Налаштування варіантів розрахунку цього показника здійснюється в «Параметри обліку»на закладці «Алгоритми розрахунків»у групі перемикачів «При перерахунку місячного окладу у годинну тарифну ставку використовувати:». Докладно ці налаштування я розбирав у відповідній статті. Поле «Результат» також заповнюється автоматично за підсумками даних у полях «Відпрацьовано годинника» та «Годинна тарифна ставка». Проводимо документ.

Підведемо підсумок. Обидва приклади по суті відображають два варіанти роботи у вихідний день, які передбачені ТК РФ. Перший приклад – це, по суті, робота за відгули. Співробітник отримує після повернення з відрядження два вихідні дні. Другий приклад – це оплата роботи у вихідний день у подвійному розмірі.

Це найпростіший приклад і тому я не окремо його ілюструватиму.

Сьогодні на цьому все! Незабаром будуть нові цікаві матеріали на .

Щоб дізнатися першими про нові публікації, підписуйтесь на оновлення мого блогу:

Організації регулярно видають своїм співробітникам підзвітні кошти. Ці гроші працівники витрачають на господарські потреби – відрядження, поштові витрати, покупку канцелярських товарів, основних засобів. Документ, де відображаються витрати підзвітних осіб, називається авансовий звіт. Як зробити авансовий звіт у 1С 8.3 Бухгалтерія за кроками? Як оформити добові в авансовому звіті 1С 8.3? На ці запитання ми відповімо у статті.

Читайте у статті:

Авансовий звіт складають кожного співробітника, якому видано гроші під звіт. Він складається із двох розділів.

У першому можна побачити:

суму заборгованості на даний момент оформлення звіту чи організації перед співробітником (перевитрата), чи співробітника перед компанією;
скільки грошей видано за авансового звіту;
загальну суму витрати за авансовим звітом;
залишок заборгованості за підзвітником.

У другому розділі можна детально подивитися, на що було витрачено гроші підзвітником. Зробити авансовий звіт у 1С 8.3 можна за 4 кроки.

Крок 1. Відкрийте у вікно «Авансові звіти» у 1С 8.3

Зайдіть до розділу «Банк та каса» (1) та натисніть посилання «Авансові звіти» (2).

У вікні ви побачите список усіх авансових звітів. Щоб створити новий авансовий звіт, натисніть кнопку «Створити» (3).

Відкриється вікно формування авансового звіту. Воно виглядає так:

Крок 2. Заповніть основні реквізити авансового звіту до 1С 8.3

У верхньому розділі авансового звіту заповніть поля: Організація (4), Підзвітна особа (5), Склад (6). Склад заповнюють, якщо підзвітник набував товарно-матеріальних цінностей або основних засобів.

Крок 3. Заповніть видаткові розділи авансового звіту

"Аванси". Тут відобразіть суми, видані працівникові під звіт;
"Товари". Ця вкладка призначена для обліку придбаних товарів;
"Зворотна тара". Вкладка заповнюється, якщо підзвітна особаотримало від постачальника зворотну тару;
"Оплата". Використовуйте цю вкладку, якщо підзвітник заплатив постачальнику за товар;
"Інше". У цій вкладці відображаються відрядження, поштові, транспортні та інші витрати, які не відображаються в інших вкладках.

Розповімо про заповнення цих вкладок докладніше.

Аванси

У вкладці «Аванси» (8) відобразіть видані підзвітнику суми. Для її заповнення в полі "Документ авансу" виберіть зі списку потрібний касовий ордер. Сума авансу заповниться автоматично.

Товари

Якщо підзвітник придбав товари чи матеріали, відобразіть їх найменування та вартість у вкладці «Товари» (9). У полі «Документ (витрати)» впишіть вид документа, за яким отримано цінності, його номер та дату. У полі «Номенклатура» вкажіть найменування товарів чи матеріалів, які придбав підзвітник за цією накладною. Також заповніть поля «Кількість» та «Ціна». Дані поля «Сума» авансового звіту, 1С 8.3 порахує сама. «Рахунок обліку» 1С 8.3 визначить автоматично, залежно від виду номенклатури (товар, матеріали, основні засоби).

Оплата

Якщо підзвітна особа сплатила товар або послуги з підзвітної суми, заповніть вкладку «Оплата» (10) авансового звіту в 1С 8.3. У полі «Документ (витрати)» вкажіть вид оплаченого документа. У полі «Контрагент/договор» виберіть постачальника та вкажіть реквізити договору з ним. В «Зміст» впишіть призначення оплати, наприклад, «Оплата за акумулятор». У полі «Погашення заборгованості» виберіть, за яким документом здійснено оплату. Також вкажіть суму оплати (поле «Сума»).

Інше

Вкладку «Інше» (11) авансового звіту в 1С 8.3 заповнюйте, якщо підзвітна особа звітує про відрядження, а також транспортні, поштові та інші витрати, не відображені в попередніх вкладках. Аналогічно попереднім вкладкам заповніть документ витрати. У полі "Номенклатура" виберіть витрати, за які звітує підзвітник, вкажіть суму витрати (поле "Сума"). Поле «Рахунок витрат» авансового звіту 1С 8.3 заповнить автоматично.

Крок 4. Збережіть та роздрукуйте авансовий звіт з 1С 8.3

Після заповнення всіх полів авансового звіту в 1С 8.3 ви можете провести і роздрукувати авансовий звіт. Натисніть кнопку «Провести» (12). Тепер в обліку є бухгалтерські записи щодо авансового звіту. Щоб надрукувати документ, натисніть кнопку «Друк» (13).