Чинні положеннянормативних актів визначають обов'язок суб'єктів господарювання вести, відповідно до затвердженого порядку, облік касових операцій. Згідно з цією інструкцією, при прийомі та видачі готівки повинні виписуватись відповідні документи. Зупинимося докладніше на такому документі оформлення видачі грошей, як видатковий касовий ордер (РКО).

Вимоги оформлення видаткових операційз виплати готівки з каси встановлюють обов'язок організації виписувати РКО. Цей момент закріплено у відповідній інструкції, випущеній ЦБ РФ.

Спрощений порядок ведення та оформлення операцій з каси доступний лише для фізосіб, які стали на облік як ІП.

Можна виділити наступні операціїз виплати коштів, які мають супроводжуватися випискою розхідника:

1. Виплата грошей з каси суб'єкта господарювання у підзвіт особам, які мають право отримувати дані кошти відповідно до розпорядження керівника.
2. Коли відбувається інкасація готівки, що у касі, внесення її з цього приводу організації.
3. Коли здійснюється виплата працівникам зарплати чи авансу, у тому числі за договорами на надання послуг та виконання робіт, укладених із фізособами.
4. В інших випадках, визначених лише на рівні законодавства.

Порядок застосування

Виплата грошей із каси має супроводжуватися випискою спеціального бланка - розхідника, для якого передбачена стандартизована форма Росстату. Компанія може застосовувати її або використовувати розроблений на його основі документ.

Підготовка даного бланка входить в обов'язок таких фахівців як бухгалтер, касир або іншої посадової особи, в обов'язки якої належить дана функція. Виписку розхідника може здійснювати головний бухгалтерабо керівник компанії.

Увага:ця функція може бути передана зовнішньому фахівцю, який здійснює її на підставі укладеного договору. Проте його повноваження обмежуються.

Ця людина може виписати рідко, але проставляти свої підписи вона не має права. Тому візуватиме документи, при залученні зовнішнього фахівця має керівник.

Видати наказ про призначення підзвітної особи

Підставою для здійснення витрачання готівки з каси є розпорядження керівника, яке має бути видане у письмовій формі.

У наказі відображається підзвітна особа, сума грошей, що видається йому з каси, мета здійснення даної витрати, а також термін, протягом якого він повинен подати авансовий звіт про вироблені витрати.

Наказ формується на підставі заяви або записки, що надійшла від працівника, в якій вказується необхідність здійснення виплати. Проте, заява з 19 липня 2017 року більше не обов'язковим документомпри оформленні виплати коштів.

Важливо:складання наказу на виплату грошей не потрібно лише у разі здійснення видачі зарплати працівникам.

Оформити прибутковий ордер за формою КО-2

Спочатку розхідник складається у бухгалтерії. Потім він передається в касу, де касир перевіряє правильність оформлення документа, що надійшов на витрату, в тому числі наявності дозвільних підписів керівництва компанії.

Якщо при заповненні припущено помилку, документ має бути перевипущений, оскільки у касових бланках виправлення не допускаються.

Після цього касиру необхідно вписати номер та дату бланка до журналу реєстрації касових документів.

Перед тим, як видати грошові коштина руки, касир повинен провести перевірку особи одержувача. Для проведення цієї процедури необхідно звірити відомості, проставлені в бланку, з пред'явленим документом, що засвідчує особу. Реквізити цього документа касир має внести до бланку видаткового ордера.

Далі сума коштів, що була проставлена ​​у розхіднику, передається разом із документом одержувачу. Останній здійснює підрахунок переданих коштів, після чого від руки вписує отриману суму та ставить особистий підпис.

Увага:як одержувач коштів може виступати довірений представник. І тут йому необхідно пред'явити касиру доручення виконання цієї операції. Цей документ після здійснення видачі прикріплюється до ордера.

Після того, як зміна закінчена, касир оформлює та передає до бухгалтерії звіт. До цього документа повинні бути додані всі касові документи, що оформлені за день, включаючи видаткові ордери.

Видатковий касовий ордер бланк 2018 скачати безкоштовно

Файли для скачування:

За формою КО-2.

Зразок заповнення видаткового касового ордера у 2018 році за формою КО-2

Нижче з прикладу розглянемо зразок заповнення РКО.

Оформлення документа починається з проставлення повної назви компанії, а поряд у таблиці - присвоєного їй .

Витратний ордер може бути оформлений у якомусь окремому підрозділі. Тоді його назва заноситься в окрему графу «Структурний підрозділ» у бланку. Інакше у цій графі необхідно проставити прочерк.

Поруч із найменуванням бланка знаходиться поле, в яке необхідно записати номер документа, а потім дату його складання. Дату потрібно внести у форматі ДД.ММ.РРРР.

Аналітичний рахунок заноситься у видатковий ордер лише тому випадку, коли дані рахунки використовуються для підприємства. Інакше заповнювати його не потрібно.

Завершальне поле у ​​цій таблиці – «Код цільового фінансування». Його необхідно заповнювати тільки в тому випадку, коли дані коди розроблені та використовуються у компанії.

У полі «Видати» необхідно записати повні П.І.Б. людини, якій видаються кошти. Назва компанії-отримувача сюди не записується.

У полі «Підстава» записується причина, чому необхідно зробити видачу коштів із каси. Наприклад, тут можна вказати "Оплата матеріалів", "Оплата послуг", "У підзвіт", "Видача зарплати" і т.д.

У полі "Сума" необхідно продублювати суму прописом, що видається з каси.

У полі "Додаток" вказуються дані про документ, на підставі якого виконується видача. Наприклад, тут можуть бути зазначені реквізити заяви працівника, платіжної відомості, відвантажувальних документіві т.д.

Важливо:на заповненому документі мають поставити свої підписи керівник та головний бухгалтер суб'єкта бізнесу. Цією дією вони підтверджують, що документ складено правильно, а також дають дозвіл на виконання операції.

Нижче одержувач коштів без скорочень руки вписує суму прописом. Після цього йому потрібно проставити підпис.

Потім касир вносить у бланк дані документа, який було пред'явлено визначення особи. Зазвичай як такий документ використовується паспорт.

Після вказівки всіх цих даних заповнений витратник підписує касир.

Нюанси

По видатковому ордеру може проводитися видача коштів юридичній особі, наприклад, як оплату послуги чи матеріали. Однак у разі не можна вказувати назву фірми як одержувача.

Для правильного оформлення документа необхідно у графі «Видати» зазначити П.І.Б. працівника, який отримує оплату від імені організації.

Якщо ж найменування фірми необхідно обов'язково вказати, то найкраще зробити напис такого роду: «ТОВ Компанія через Іванова І. А.». У графі «Додаток» слід зазначити реквізити доручення отримання коштів.

Видатковий ордер може виписуватися для здавання коштів у банк. Під час цієї операції не можна у графі "Видати" вказувати слова "Виручка", "В банк" або аналогічні фрази.

При здачі готівки необхідно в РКО записати П.І.Б. працівника, який виконує цю операцію, а як підстава проставити дані про оголошення на внесення готівки.

Увага:коли зарплата видається за відомістю, то на неї може бути складений єдиний видатковий ордер. У графі «Видати» у разі записується «Працівникам організації». А підставою в цьому випадку будуть реквізити платіжної відомості, за якою відбувається виплата. При цьому графи «По» «Отримав» та «Підпис» заповнювати не потрібно – їх потрібно залишити порожніми.

Касові операції в Російської Федераціїрегламентуються Вказівкою ЦБ РФ від 11.03.14 № 3210-У. Порядок розрахунків із підзвітними особами викладено у пункті 6.3 Вказівки. Підставою для видачі готівки з каси підприємства можуть бути:

• розпорядчий документ керівника;
• заяву підзвітної особи, засвідчену підписом керівника.

Форма РКО

Для видачі готівки з каси організації оформляється видатковий касовий ордер. З 1 січня 2013 року, у зв'язку з набранням чинності Законом про Бухоблік № 402-ФЗ, затверджені формиДержкомстату РФ є обов'язковими до використання. Але є винятки для документів, які затверджені уповноваженими органами відповідно до інших федеральними законами(Інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012). Так, за винятком попадають форми касових документів, використання уніфікованих форм яких прописано в Указівці № 3210-У.

Форма РКО 0310002 затверджена Держкомстатом РФ у Постанові від 18.08.98 № 88 та обов'язкова до застосування для оформлення видаткових касових операцій.

Форма видаткового касового ордера

РКО під звіт. Зразок

Розглянемо з прикладу заповнення РКО в підзвіт.

ТОВ «Компанія» направляє у відрядження менеджера Васечкіна Петра Олександровича. На підставі Наказу № 110 від 11.09.17 про направлення у відрядження співробітнику мають бути видані гроші на витрати на відрядженняна суму 5000 крб.

РКО може бути заповнений від руки або з використанням програмно-технічних засобів:

• номер та дата документа;
• найменування організації та її структурного підрозділу;
• П.І.Б. співробітника, якому видаються кошти;
• основу видачі;
• сума, що підлягає видачу;
• документ, що засвідчує особу одержувача;
• рахунки бухгалтерського та аналітичного обліку.

При отриманні коштів співробітник повинен заповнити від руки отриману суму, поставити підпис та дату отримання.

Зразок заповнення РКО у підзвіт

Відшкодування витрат підзвітній особі

При розрахунках з підзвітними особами нерідкі ситуації, коли підзвітник витратив більше коштів, ніж отримав спочатку під звіт. Також виникають ситуації, коли співробітник був змушений витратити власні кошти, не отримавши спочатку аванс на витрати на відрядження.

У такій ситуації після отримання, перевірки та затвердження керівником авансового звітуспівробітника перевитрату необхідно відшкодувати. Зробити це можна також видавши підзвітній особі кошти з каси за видатковим касовим ордером, вказавши на підставі «відшкодування перевитрати за авансовим звітом».

Видатковий касовий ордер (РКО) - це первинний касовий документ, виходячи з якого з каси організації видаються готівка.

Скачайте безкоштовно бланк та зразок заповнення видаткового касового ордера

Застосування видаткового касового ордера

Форма бланка видаткового касового ордера уніфікована та має кодування КО-2.

Видатковий ордер в одному примірнику виписує співробітник бухгалтерії, віддає на підпис керівнику та головному бухгалтеру організації, після чого РКО фіксується в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма КО-3).

РКО може заповнюватися як вручну, і електронним способом. При заповненні касового ордера не допускаються помарки та виправлення.

Як правильно заповнити видатковий касовий ордер у 2019 році

1. Вгорі вказується назва організації, яка видала ордер, його код за ОКПО, найменування структурного підрозділу цієї організації, якщо ордер видавався підрозділі. Якщо немає підрозділу, ставиться прочерк.

2. Вказується номер РКО – порядковий, з журналу реєстрації КО-3 – та дата виписки ордера (день, місяць, рік)

3. У табличній частині:

• у графі "Дебет" пишеться код структурного підрозділу, який видав гроші (або ставиться прочерк); номер кореспондуючого рахунку, субрахунку, за дебетом якого відображається вибуття готівки з каси; код аналітичного обліку за кореспондуючим рахунком, якщо організація такі коди застосовує. Або ставиться прочерк.
• до графи «Кредит» вписується номер бухгалтерського рахунку, за кредитом якого відображають видачу грошей з каси;
• сума позначається цифрами;
• код цільового призначення пишеться у тому випадку, якщо організація їх застосовує; якщо ні – ставиться прочерк.

4.Під таблицею:

• вписується ПІБ особи, яка отримує гроші;
• з якого приводу чи основі чого видаються кошти (зарплата, для придбання витратних матеріалів, на господарські витрати, на підставі накладної тощо);
• сума пишеться з початку рядка з великої літери, рублі – прописом, копійки цифрами. Порожнє місце, що залишилося в рядку суми, прокреслюється;
• у рядок «Додаток» вписуються документи, що додаються, та їх дані, на підставі чого видаються гроші (службова записка, квитанція, накладна, заява тощо).

6. Рядок «Отримав» заповнює людина, якій видаються гроші: з великої літери без відступу одержувач вписує заявлену суму, рублі прописом, копійки цифрами. Порожнє місце, що залишилося, прокреслюється. Одержувач ставить дату та розписується.

(Роботи або послуги), а також при видачі підзвітних сум. Не забувайте, що при цьому треба всі операції відзначити у книзі обліку доходів та витрат (КУДіР). Уніфікована форма бланка КО-2 затверджено постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 №88 - не плутайте з уніфікованою формою КС-2 (акт прийому виконаних робіт).

Відсутність, несвоєчасне оформлення або непредставлення прибуткових та видаткових касових ордерів контролюючим відомствам тягне за собою податкову та адміністративну відповідальність. Однак щодо оформлення касових документів індивідуальним підприємцем та суб'єктом МСП передбачено особливий порядок.

Незважаючи на те, що за дотримання певних умов підприємці не зобов'язані оформляти касові операції відповідними касовими документами, щодо деяких операцій підприємцям доцільно продовжити їх оформлення, у тому числі прибуткових та видаткових касових ордерів. До таких операцій, наприклад, варто віднести розрахунки з підзвітними особами щодо виданих ним «на руки» під звіт сум.

Зразок заповнення уніфікованої форми КО-2

Видатковий касовий ордер має уніфіковану формубланка КО-2 та заповнюється в одному примірнику бухгалтером або іншим уповноваженим працівником. Прибуткові та видаткові касові ордери (ПКО та РКО) реєструються в журналі реєстрації (форма КО-3). Як правило, до РКО також додаються документи, які є основою видачі грошей.

У шапці документа ви заповнюєте наступну інформацію: найменування організації, форма з ОКПО, номер цього документа, дату його складання ПКО та РКО обов'язково мають бути пронумеровані. Нумеруються вони в хронологічному порядку, окремо прибуткові та видаткові ордери, нумерація не повинна мати перепусток.

• Графа "дебет" - код структурного підрозділу. Вам необхідно вказати код підрозділу, який витрачає кошти;
• Кореспондуючий рахунок, субрахунок – вписуєте рахунок проведення (вибуття коштів);
• Код аналітичного обліку;
• Кредит – необхідно вписати номер рахунку за кредитом, яким відбувається рух коштів;
• Безпосередньо сума для виплати;
• Код цільового призначення.

• Кому видаються кошти;
• Підстава, за якою видаються кошти;
• Грошова сума прописом;
• Додаток;
• Посада, підпис, розшифрування підпису головбуха та керівника.

Одержувач коштів також прописує суму прописом, ставить дату, підпис, заповнює дані паспорта. У самому низу бланка містяться відомості про те, хто видав кошти.

Не забувайте, що за відсутність, неподання касових ордерів передбачено відповідальність:

• податкова та адміністративна – безпосередньо щодо організації;
• адміністративна, дисциплінарна і навіть у окремих випадках кримінальна – щодо посадових осіб підприємства;
• матеріальна – щодо окремих працівників підприємства.

Касові документи ІП

Касові документи ІП у 2016 році може не заповнювати. Це правило для суб'єктів малого бізнесу та підприємців запровадили у 2014 році (Вказівка ​​Банку Росії від 11.03.2014 N 3210-У). Раніше Центробанк практично зрівнював правила ведення касових операцій ІП та юридичних осіб. Тепер індивідуальні підприємці не зобов'язані вести касові документи - оформляти прибуткові та видаткові касові ордери, а також вести касову книгу. З іншого боку, де вони зобов'язані встановлювати ліміт залишку каси. Проте, слід пам'ятати, що це право ІП, а чи не обов'язок. Тому, якщо вам зручніше вести розрахунки за допомогою касових документів, ви можете їх легко використовувати.

Зразок заповнення видаткового касового ордера за уніфікованою формою КО-2.

Ведення операцій з готівкою вимагає дотримання суворої касової дисциплінияка передбачає також правильне заповнення первинних касових документів. Тут ви зможете дізнатися, як правильно його заповнити.

Навіщо потрібен видатковий касовий ордер?

Якщо виникає необхідність видати з каси підприємства готівку, це робиться за видатковим касовим ордером, який відноситься до первинних бухгалтерським документамта має уніфіковану форму КО-2, яка є загальноприйнятою для всіх установ (як юридичних осіб, так і індивідуальних підприємців), які працюють з готівкою, крім кредитних організацій. Це затверджено "Порядком ведення касових операцій у Російській Федерації", який був прийнятий Радою Директорів Центробанку Росії в 1993 році.

Бланк РКО (витратного касового ордера) заповнюється вручну (хоча можливий варіант комп'ютерного заповнення) при видачі з каси готівки, наприклад, підзвітним особам. Виправлення та помилки в бланку не допускаються, а якщо вони все ж таки є, необхідно виписати новий ордер на новому бланку. Ордер заповнюється в одному примірнику бухгалтером, касиром або особою, яка уповноважена працювати з готівкою за письмовим наказом керівника організації. Зразок видаткового касового ордера можна знайти на нашому сайті.

Як проводиться видача готівки?

Для отримання готівки з каси підприємства потрібне розпорядження керівника. Воно може бути у формі наказу чи заяви на аванс. В ордері ці документи мають бути зазначені у графі «Підстава» та додані до розхідника (видаткового ордеру) під час підшивання касових документів.

Видача безпосередньо готівки можлива лише за пред'явленні одержувачем коштів паспорта, дані якого записуються бухгалтером. Також допускається отримання готівки і за довіреністю, але тоді вона повинна бути складена по всій формі, а у видатковому ордері мають бути зазначені дані і для кого отримують кошти, і фактичного одержувача грошей. Крім того, при отриманні грошей без заяви на аванс, одержувач повинен залишити розписку із зазначенням своїх паспортних даних та суми, яка була отримана, прописом. До обов'язків касира, видає готівку, входить перевірка всіх первинних документів, виходячи з яких видаються гроші, особи одержувача, відповідності видаткового ордера вимогам ведення касової документації (перевірити необхідно наявність підпису керівника, головного бухгалтера, друку, відповідності дат). В іншому випадку видана сума може бути визнана недостачею та стягнута з відповідальної особи – касира чи бухгалтера, який веде касу підприємства.

Як правильно заповнити видатковий ордер?

Заповнення видаткового касового ордера потребує уваги, акуратності та знання елементарних вимог ведення. бухгалтерської документації. Але часто співробітники нехтують правилами і допускають при оформленні касової документації непробачні помилки. Як саме потрібно заповнювати РКО? Представляємо покрокову інструкціюдля тих, хто працює з готівкою та займається веденням касових операцій.

Що робити із заповненим видатковим ордером?

Тепер, коли вже зрозуміло, як заповнювати видатковий касовий ордер, залишилося з'ясувати, що робити потім із цим документом? І хто підписує його окрім касира, який видав кошти?

Видатковий ордер підписує керівник підприємства чи особа, уповноважена підписувати такі документи, та головний бухгалтер (все це робиться до того, як гроші видаються на руки одержувачу). Повністю заповнений ордер залишається в касі підприємства, оскільки він засвідчує витрати коштів і є підтвердженням того, що готівка була видана на законних підставахі не можуть вважатися нестачею. Ордер разом із документами, що є підставою для витрати коштів, підшивається до касової книги. Він у жодному разі НЕ ВИДАЄТЬСЯ на руки тому, хто отримує готівку з каси

---