Видача коштів організацією особі, яка перебуває з нею в трудових відносинах, - Стандартна бізнес-практика. Гроші, які компанія за участю бухгалтерії передає під звіт, супроводжуються документацією, що підтверджує їх цільове використання. Документи ретельно розглядаються контролюючими органами. Головне питання, що хвилює співробітників, відповідальних за авансовий звіт: як бухгалтерів, так і підзвітних осіб - що можна прийняти до обліку?

Незважаючи на велику кількість роз'яснюючих листів, вказівок, методичних рекомендаційта інструкцій, багато питань залишаються спірними. Співробітник, чиїм «рукам» довірені підзвітні кошти, постійно змушений думати, як зібрати документи, що підтверджують його витрати, а бухгалтерія – перевіряти представлені папери та чеки строково. Загалом для грошей, що видаються авансом, діють такі правила:

Кошти видаються на господарсько-операційні потреби та витрати на відрядження.
Підстава для видачі коштів – розпорядження керівника. Керівник приймає рішення після подання підзвітною особою заяви.
Після здійснення витрат, на які були відпущені кошти, необхідно відобразити їх у звіті, додавши документи, що підтверджують.
Подати авансовий звіт з обґрунтуванням витрат у бухгалтерію підзвітній особі слід у триденний термін після офіційної дати повернення з відрядження. Такою датою вважається дата, зазначена у зворотному квитку або дорожньому листі, якщо працівник користується автомобілем.
Якщо працівник отримує грошові коштина господарські потреби, то подати авансовий звіт він має у строки, встановлені спеціальним розпорядженням керівника організації. Як правило, таке розпорядження оформляється як додаток до облікової політики організації.
Працівники організації повинні бути ознайомлені з усіма розпорядчими документами щодо порядку видачі грошей під звіт та подання авансових звітів, що підтверджують витрати.

Які документи офіційно приймають як обґрунтування витрат?

Це питання створює найбільші труднощі всім учасників перевірки авансових звітів: як для перевіряючих працівників, так звітують. За існуючою практикою податкових перевірок, виправдувальними документами є:

чек ККТ;
пасажирські білети, посадковий талон;
товарні чеки/накладні;
квитанції, бланки суворої звітності(БСО) та інші форми, на підставі яких можна зробити висновок про обґрунтованість витрат.

Насправді в кожному пункту списку у бухгалтера можуть виникнути певні вимоги, а підзвітних осіб питання.

Наведемо кілька прикладів

Складені іноземною мовою документи необхідно перекладати російською.
Перекладу підлягає не вся інформація, зазначена в документі, а лише та, яка має важливе значення для обліку.
Чи можна в авансовому звіті вказувати дати, які випадають на вихідні чи свята?
Якщо розглядаються дні перебування у відрядженнях, вони вказуються у звіті у складі загальної тривалості відрядження, визначеної наказом і пасажирськими квитками (шляховими листами). За ці дні добові виплачуються у звичайному порядку.
Якщо розглядаються дні, коли купуються товарно-матеріальні цінності чи працівнику надаються якісь послуги, можуть виникнути питання, пов'язані із залученням працівника до виконання трудових обов'язків у вихідні дні. Порядок роботи у вихідні дні встановлено Трудовим КодексомРФ та контролюється трудовою інспекцією. Тому краще уникати оформлення документів у вихідні дні, а як належить відпочивати від роботи. Не рекомендується запрошувати на представницький обід бізнес-партнерів у вихідний день або свято.
Організація самостійно може розробити форму авансового звіту та затвердити її в обліковій політиці.
Обов'язкове застосування уніфікованої формиАТ-1 скасовано з 2013 року. Насправді багато хто продовжує користуватися старим «перевіреним» бланком, який має дві сторони (затверджений постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55). Перша сторона (титульна) заповнюється підзвітною особою та бухгалтером, затверджується керівником. Друга (оборотна) сторона заповнюється підзвітною особою та підтверджується її підписом. На другому боці у вільних рядках підзвітна особаперераховує всі документи, які прикладає на підтвердження витрат.
Якщо кошти видавалися не у вигляді готівки (з каси), а по корпоративної картина спеціально відкритий для таких операцій рахунок процедура заповнення авансового звіту не змінюється.
Законодавство не обмежує розмір сум, які може видавати організація у підзвіт, вони можуть бути дуже значними, але враховувати в авансовому звіті необхідно й найменші видані суми. При цьому необхідно пам'ятати про законодавчо встановлені норми за готівковими розрахунками між юридичними особамиі індивідуальними підприємцями- трохи більше 100 тисяч рублів за одним договором. Якщо необхідно закупити товари, матеріали великими партіями, підзвітній особі потрібно заздалегідь подбати про погодження з контрагентами укладання договорів на кожну партію, яка не перевищує зазначений ліміт розрахунків готівкою. на безготівкові розрахункице обмеження не поширюється.
Обмеження щодо видачі сум у підзвіт на практиці встановлюються корпоративними правилами, що визначаються у внутрішніх політиках компанії.

Касові та товарні чеки – як їх приймати?

Найчастіше складності у підзвітних співробітників виникають із касовими чеками - з магазинів, пунктів продажу квитків на громадський транспорт, автозаправок (якщо потрібно переміщатися у справах фірми машиною). Якщо до касових чеках додані інші документи (накладні/товарні чеки), то проблем не виникне, і їх можна брати до обліку.

До авансового звітуможуть бути додані будь-які документи. При цьому ці документи повинні підтверджувати не тільки факт оплати матеріальних цінностей, а й факт їх отримання.

Касовий чек підтверджує лише факт оплати, тому його недостатньо для підтвердження факту придбання товарів (робіт, послуг).

Положення про ККТ визначено, що касовий чек - це первинний обліковий документ, надрукований ККТ на паперовому носії, що підтверджує факт здійснення між користувачем та покупцем (клієнтом) готівкового грошового розрахунку та (або) розрахунку з використанням платіжних карток, що містить відомості про ці розрахунки, зареєстровані програмно-апаратними засобами ККТ, що забезпечують належний облік коштів при проведенні розрахунків.

На даний момент застосування касової техніки зазнає суттєвих змін. Перехід на новий порядок, сучасний та технологічний, дозволить передавати відомості про кожну покупку в режимі on-line податкову інспекцію, а покупцям отримувати та зберігати касові чеки на своїх мобільних пристроях.

1 липня 2017 року старий порядок припинить свою дію. При цьому у підприємств сфери послуг, власників торгових автоматів, а також осіб, які застосовують патент та ЕНВД, тобто для малого бізнесу, який не був зобов'язаний застосовувати ККТ, буде цілий рік для переходу на новий порядок, для них він стає обов'язковим. липня 2018 року.

Таким чином, до середини 2018 року діятимуть два порядки оформлення касових чеків: на старих апаратах та нових.

Дотримуючись попереднього порядку, необхідно перевіряти наявність наступних обов'язкових реквізитів на касових чеках:

найменування організації;
заводський номер ККТ;
порядковий номер чека;
дата та час купівлі (надання послуги);
вартість покупки (послуги);
ознака фіскального режиму

За новими правилами обов'язкові реквізити касового чека перевірятимуть автоматично у форматі, встановленому податківцями. Це значно полегшить контроль документів, що підтверджують оплату.

Обов'язковим елементом нового касового чека є QR-код, завдяки якому будь-який покупець може перевірити легальність покупки.

Необхідно пам'ятати, що у окремих випадках дозволено видавати не касовий чек, а бланк суворої звітності (БСО).

Касовий чек та бланк суворої звітності повинні містити, за винятком випадків, встановлених законом, Наступні обов'язкові реквізити:

порядковий номер за зміну;
дата, час та місце (адреса) здійснення розрахунку;
найменування організації чи прізвище, ім'я, по батькові індивідуального підприємця;
ідентифікаційний номер платника податків;
застосовувана під час розрахунку система оподаткування;
ознака розрахунку (отримання коштів від покупця - прихід, повернення покупцю коштів, одержаних від нього, - повернення приходу, видача коштів покупцю - витрата, одержання коштів від покупця, виданих йому, - повернення витрати;
найменування товарів, робіт, послуг, платежу, виплати, їх кількість, ціна за одиницю з урахуванням знижок та націнок, вартість з урахуванням знижок та націнок, із зазначенням ставки податку на додану вартість;
сума розрахунку з окремим зазначенням ставок та сум податку на додану вартість за цими ставками;
форма розрахунку (готівкові кошти та (або) електронні засоби платежу), а також сума оплати готівкою та (або) електронними засобамиплатежу;
посада та прізвище особи, яка здійснила розрахунок з покупцем (клієнтом), що оформила касовий чек або бланк суворої звітності та видала (передала) його покупцю (клієнту);
реєстраційний номер контрольно-касової техніки;
заводський номер екземпляра моделі фіскального накопичувача;
фіскальна ознака документа;
адресу сайту уповноваженого органу в мережі "Інтернет", на якому може бути здійснено перевірку факту запису цього розрахунку та справжності фіскальної ознаки;
абонентський номер чи адреса електронної поштипокупця (клієнта) у разі передачі йому касового чека або бланка суворої звітності електронної форми;
адресу електронної пошти відправника касового чека або бланка строгої звітності в електронній формі у разі передачі покупцю (клієнту) касового чека або бланка строгої звітності в електронній формі;
порядковий номер фіскального документа;
номер зміни;
фіскальна ознака повідомлення.

Оприбуткування організацією товарно-матеріальних цінностей, придбаних для неї співробітником, здійснюється на підставі первинних облікових документів, зокрема авансового звіту, товарних чеків, а також документів, що підтверджують факт оплати - чеків ККМ, квитанції до прибуткового касового ордера (див. лист ФНП від 25). 2013 N ОД-4-3/11515@).

Водночас частиною 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ визначено перелік обов'язкових реквізитів, які мають містити будь-який первинний обліковий документ. А саме:

Назва документу;
дата складання документа;
найменування економічного суб'єкта, що склав документ;
зміст факту господарського життя;
величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;
підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

Товарні накладні, які подаються до звіту, необхідно складати від імені організації, а не фізособи-працівника, інакше витрати на них складно віднести до витрат компанії.

У 2016 році Верховний СудРФ вказав (визначення ЗС РФ від 09.03.2016 № 302-КГ16-450), що первинні документи визнаються оформленими з порушеннями вимог закону та не приймаються до обліку у випадках:

відсутності в них відомостей, необхідних для ідентифікації осіб, які їх підписали;
коли найменування куплених товарів зазначено нечітко (наприклад, " господарські витрати, канцелярські товари, побутова хімія, будматеріали, витрати, дитячі новорічні подарунки");
відсутня дата складання;
не заповнені графи "кількість", "ціна товару";
відсутній підпис продавця.

Якщо виконана операція, що оподатковується ПДВ, то до документів придбання товарів, робіт, послуг мають бути додані рахунки-фактури.

Відрядження: що можна зважити?

Документи, якими підтверджуються витрати працівників відрядження, як правило, включають:

квитки в обидві сторони на авіа-, залізничний, автобусний транспорт, касові чеки про видачу постільної білизни;
підтвердження витрат на проїзд до вокзалів/аеропортів, що знаходяться за межами міст, у важкодоступних районах;
документи з місця проживання – готельні рахунки, бланки суворої звітності або касові чеки;
страхові поліси на подорож;
документи про оплату інших зборів, пов'язаних із поїздкою;
документи про оплату отримання віз.

На підтвердження оплати користування легковим таксі видається касовий чек або квитанція у формі бланка суворої звітності. Вказана квитанція повинна містити обов'язкові реквізити:

найменування, серія та номер квитанції на оплату користування легковим таксі;
найменування фрахтувальника;
дата видачі квитанції на оплату користування легковим таксі;
вартість користування легковим таксі;
прізвище, ім'я, по батькові та підпис особи, уповноваженої на проведення розрахунків.

У квитанції на оплату користування легковим таксі допускається розміщення додаткових реквізитів, які враховують особливі умови здійснення перевезень пасажирів та багажу легковими таксі.

Таким чином, водій легкового таксі зобов'язаний видати пасажиру після закінчення поїздки або касовий чек, надрукований контрольно-касовою технікою, або квитанцію у формі бланка суворої звітності, яка повинна містити встановлені реквізити.

Підведемо підсумки

Авансовий звіт перевіряється бухгалтерією на цільове витрачання коштів, наявність первинних документів, що підтверджують зроблені витрати, та правильність їх оформлення.

Перевірений авансовий звіт затверджується керівником організації чи іншою особою, яка має відповідні повноваження. На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією здійснюється списання підзвітних грошових сумв установленому порядку.

З якими складнощами можна зіткнутися, заповнюючи авансовий звіт, що можна прийняти до обліку та як оформляти документи, завжди готові розповісти співробітники BDO Unicon Outsourcing. У компанії можна отримати весь спектр консультацій та професійних послуг з

Організації регулярно видають своїм співробітникам підзвітні кошти. Ці гроші працівники витрачають на господарські потреби – відрядження, поштові витрати, покупку канцелярських товарів, основних засобів. Документ, де відображаються витрати підзвітних осіб, називається авансовий звіт. Як зробити авансовий звіт у 1С 8.3 Бухгалтерія за кроками? Як оформити добові в авансовому звіті 1С 8.3? На ці запитання ми відповімо у статті.

Читайте у статті:

Авансовий звіт складають кожного співробітника, якому видано гроші під звіт. Він складається із двох розділів.

У першому можна побачити:

суму заборгованості на даний момент оформлення звіту чи організації перед співробітником (перевитрата), чи співробітника перед компанією;
скільки грошей видано за авансовим звітом;
загальну суму витрати за авансовим звітом;
залишок заборгованості за підзвітником.

У другому розділі можна детально подивитися, на що було витрачено гроші підзвітником. Зробити авансовий звіт у 1С 8.3 можна за 4 кроки.

Крок 1. Відкрийте у вікно «Авансові звіти» у 1С 8.3

Зайдіть у розділ «Банк та каса» (1) та натисніть посилання «Авансові звіти» (2).

У вікні ви побачите список всіх авансових звітів. Щоб створити новий авансовий звіт, натисніть кнопку «Створити» (3).

Відкриється вікно формування авансового звіту. Воно виглядає так:

Крок 2. Заповніть основні реквізити авансового звіту до 1С 8.3

У верхньому розділі авансового звіту заповніть поля: Організація (4), Підзвітна особа (5), Склад (6). Склад заповнюють, якщо підзвітник набував товарно-матеріальних цінностей або основних засобів.

Крок 3. Заповніть видаткові розділи авансового звіту

"Аванси". Тут відобразіть суми, видані працівникові під звіт;
"Товари". Ця вкладка призначена для обліку придбаних товарів;
"Зворотна тара". Вкладка заповнюється, якщо підзвітна особа отримала від постачальника тару;
"Оплата". Використовуйте цю вкладку, якщо підзвітник заплатив постачальнику за товар;
"Інше". У цій вкладці відображаються відрядження, поштові, транспортні та інші витрати, не відображені в інших вкладках.

Розповімо про заповнення цих вкладок докладніше.

Аванси

У вкладці «Аванси» (8) відобразіть видані підзвітнику суми. Для її заповнення в полі "Документ авансу" виберіть зі списку потрібний витратний касовий ордер. Сума авансу заповниться автоматично.

Товари

Якщо підзвітник придбав товари чи матеріали, відобразіть їх найменування та вартість у вкладці «Товари» (9). У полі «Документ (витрати)» впишіть вид документа, за яким отримано цінності, його номер та дату. У полі «Номенклатура» вкажіть найменування товарів чи матеріалів, які придбав підзвітник за цією накладною. Також заповніть поля «Кількість» та «Ціна». Дані поля «Сума» авансового звіту, 1С 8.3 порахує сама. «Рахунок обліку» 1С 8.3 визначить автоматично, залежно від виду номенклатури (товар, матеріали, основні засоби).

Оплата

Якщо підзвітна особа сплатила товар або послуги з підзвітної суми, заповніть вкладку «Оплата» (10) авансового звіту в 1С 8.3. У полі «Документ (витрати)» вкажіть вид оплаченого документа. У полі «Контрагент/договор» виберіть постачальника та вкажіть реквізити договору з ним. У розділі «Зміст» впишіть призначення оплати, наприклад, «Оплата за акумуляторні батареї». У полі «Погашення заборгованості» виберіть, за яким документом здійснено оплату. Також вкажіть суму оплати (поле «Сума»).

Інше

Вкладку «Інше» (11) авансового звіту в 1С 8.3 заповнюйте, якщо підзвітна особа звітує про відрядження, а також транспортні, поштові та інші витрати, не відображені в попередніх вкладках. Аналогічно попереднім вкладкам заповніть документ витрати. У полі "Номенклатура" виберіть витрати, за які звітує підзвітник, вкажіть суму витрати (поле "Сума"). Поле «Рахунок витрат» авансового звіту 1С 8.3 заповнить автоматично.

Крок 4. Збережіть та роздрукуйте авансовий звіт з 1С 8.3

Після заповнення всіх полів авансового звіту в 1С 8.3 ви можете провести і роздрукувати авансовий звіт. Натисніть кнопку «Провести» (12). Тепер в обліку є бухгалтерські записи щодо авансового звіту. Щоб надрукувати документ, натисніть кнопку «Друк» (13).

Авансовий звіт від підзвітної особи оформлюють, який можна знайти у розділі Банк та каса – Каса – Авансові звіти.

У шапці документа слід зазначити:

від- дата складання авансового звіту;
Підзвітна особа - фізична особа, яка надала авансовий звіт.

Відображення виданих раніше підзвітних сум в авансовому звіті

17 жовтня Дружніков Г.П. приніс авансовий звіт на видані раніше підзвітні кошти на суму 30 000 крб.

Якщо працівникові раніше були видані кошти, їх слід вказати на вкладці Аванси .

Заповнити цю вкладку можна лише підбором документів за кнопкою Додати. Аванси підзвітним особам можуть видаватися такими документами:

Видача грошових документів вид операції Видача підзвітній особі , наприклад, якщо або придбала Організація та їх передала підзвітній особі.
Видача готівки вид операції Видача підзвітним особаму якщо .
Списання з розрахункового рахунку вид операції Перерахування підзвітній особі якщо .

У прикладі Дружникову Г.П. було раніше видано аванс у вигляді 30 000 крб.

Якщо аванси раніше не видавалися, то ця вкладка не заповнюється, а відшкодування витрат співробітнику, здійснених за рахунок власних коштів для потреб організації, Бухексперт8рекомендує оформляти через рахунок "Розрахунки за іншими операціями".

Як оформити авансовий звіт при купівлі матеріалів та ТМЦ

Як провести авансовий звіт 1с 8.3 на купівлю матеріалів, товарів розглянемо на прикладі купівлі канцтоварів підзвітною особою.

чек із виділеним ПДВ на придбання канцтоварів у ТОВ «Контур»:
паперу А4 – 5 п. за ціною 236 руб. (У т. ч. ПДВ 18%);

Якщо підзвітна особа надала первинні документи на купівлю матеріалів, товарів або інших матеріально-виробничих запасів (МПЗ), їх перелік вказується на вкладці Товари .

На МПЗ, за які звітував співробітник, додаткові документи Вступ (акт, накладна) створювати не потрібно! Оприбуткування матеріалів, товарів на склад, придбаних підзвітною особою, здійснюється документом Авансовий звіт .

На вкладці Товаризаповнюється найменування, кількість МПЗ та сума, на яку вони придбані, а також дані про пред'явлений ПДВ, постачальника та документ, на підставі якого ПДВ може бути прийнятий до відрахування.

Авансовий звіт СФ. Під час проведення документа Авансовий отчет Рахунок-фактура виданий на суму ПДВ, проставлену у графі ПДВ, яку можна буде прийняти до вирахування.

СФне ставиться, при цьому виділений у первинному документі ПДВ зазначається у графі ПДВ .

Внаслідок проведення документа Авансовий отчет

Якщо підзвітник розрахувався з постачальником за МПЗ, і при цьому самої постачання не було, МПЗ не надійшли на склад, а є лише чек на оплату, необхідно:

Придбання ТМЦ оформляти через , коли вони надійдуть до організації. На такому випадку нічого не вказується;

оплату контрагенту вказувати на вкладці Оплата .

Добові та витрати на відрядження в авансовому звіті

Як відобразити добові в авансовому звіті та витрати на відрядження розглянемо на наступному прикладі.

Добові в Організації відповідно до Положення про відрядження виплачуються з розрахунку 700 руб. / Добу, всього - 4 200 руб.

залізничний квиток (Москва-Сочі) у сумі 4 000 крб. (У т. ч. ПДВ 18% - 120 руб.);

залізничний квиток (Сочі-Москва) у сумі 5 000 крб. (У т. ч. ПДВ 18% - 130 руб.);

квитанцію та УФ за проживання в готелі на суму 9440 руб. (У т. ч. ПДВ 18%).

Витрати на відрядження (в т. ч. добові видані співробітнику) вказуються на вкладці Інші .

Послуги та інші витрати в авансовому звіті 1С 8.3 на прикладі поштових витрат

Як заповнювати авансовий звіт до 1С на придбання поштових послуг розглянемо на наступному прикладі.

чек ККМ за оплату поштових витрат у сумі 354 крб.(в т. год. ПДВ 18%);

Усі витрати підзвітної особи, які не мають матеріальної форми, враховуються на вкладці Інше .

На вносяться дані первинного документа, найменування витрат та їх сума, а також дані про пред'явлений ПДВ, постачальника та документ, на підставі якого ПДВ може бути прийнятий до відрахування. Тут же необхідно показати поштові марки, які були використані та відображалися в обліку як грошові документи.

Якщо підзвітник доклав документ Авансовий звіт рахунок-фактуру, виданий на організацію, потрібно поставити прапорець СФ. Якщо замість СФ додано документи, що відповідають за ознаками бланку суворої звітності (БСО), наприклад, квитки, необхідно встановити додатково ще й прапорець БСО. Під час проведення документа Авансовий звіт автоматично буде створено документ Рахунок-фактура виданий у сумі ПДВ, зазначену у графі ПДВ. Цю суму ПДВ можна буде прийняти до вирахування.

Якщо доданий лише первинний документ (наприклад, чек ККТ), у якому виділено ПДВ, прапорець СФне ставиться, при цьому виділений у первинному документі ПДВ вноситься до графи ПДВ. Внаслідок проведення документа Авансовий звіт такий ПДВ буде списаний у витрати, які не враховуються при оподаткуванні прибутку.

Оплата контрагенту в авансовому звіті

Як заповнювати авансовий звіт у 1С на оплату контрагенту, розглянемо наступний приклад.

банківський ордер за оплату інтернету на суму 1534 руб.

Авансовий звіт співробітника на перерахування авансу або оплати контрагенту оформляється на вкладці Оплата .

Бухгалтери часто зустрічаються з необхідністю створення авансових звітів при розрахунках готівкою зі співробітниками. Цей документ необхідний підтвердження витраченої суми чи фінансових документів, виданих співробітнику раніше.

Наведемо найпростіший приклад. Співробітника та видали певну сумуна купівлю квитка. Після повернення він надає цей квиток бухгалтеру для того, щоб підтвердити, скільки грошей він витратив фактично. Потім бухгалтер на його підставі робить авансовий звіт.

Можна навести ще багато прикладів. Це купівля матеріалів, товарів (канцтовари, госп. інвентар та ін.), Плата за, добові, поштові витрати та багато іншого.

У цій статті ми розглянемо інструкцію щодо кроків створення авансового звіту в 1С 8.3 та наведемо зразок його заповнення.

Видача коштів

Насамперед співробітнику видаються гроші чи грошові документи. Оформити цю операціюу 1С 8.3 можна через касові документи та грошові документи відповідно. Вони знаходяться у розділі «Банк та каса».

Крім наведених вище способів можна скористатися списанням з розрахункового рахунку, але у прикладі даний варіантрозглядатися не буде, бо даний видоперації частіше зустрічається з готівковим, а чи не безготівковим розрахунком.

Нижче наведено приклад видачі готівки підзвітній особі. Він формує проведення за рахунками Дп 71.01 – Кт 50.1. Рахунок обліку підставляється , але можна змінити під час заповнення документа.

Цей документ також використовується у випадках, коли відбувся перевитрата виданих коштів. Простіше кажучи, співробітнику видали 1000 рублів, а він витратив із дозволу керівника 1500 рублів. Різницю в 500 рублів слід оформити видачею готівки.

Оформлення авансового звіту до 1С

Оформлення цього документапрактично однаково як і версії 3.0 (8.3), і у 2.0 (8.2), тому ця стаття підійде всім.

Щоб зробити новий авансовий звіт, потрібно в меню «Банк та каса» та виберіть «Авансові звіти». У формі списку, що відкрилася, натисніть на кнопку «Створити».

Спочатку необхідно обрати співробітника, на якого оформляється документ та підрозділ.

На першій вкладці перераховуються ті документи, якими співробітник отримав ці кошти. Валюта та сума підставиться автоматично.

Коротко розглянемо вміст інших вкладок:

На вкладці «Товари» вказується список ТМЦ, придбаних підзвітною особою. При зазначенні рахунків обліку за цими товарами сформуються проведення за надходженням.
Третя вкладка містить дані про тару, яку співробітник отримав від постачальника.
Вкладка «Оплата» містить дані про суми, які заплатили постачальники за придбані товари, передоплата.
На вкладці "Інше" вказуються інші витрати. У нашому випадку ми прозвітуємо саме на цій вкладці.

Перед печаткою слід провести документ. Друкована форма цього документа знаходиться в меню "Друк" - "Авансовий звіт (АТ-1)".

Як ми можемо побачити у друкованій формі та в нижній частині форми документа, у цього співробітника вийшов перевитрата.

Це означає те, що він витратив більше коштів, ніж видали спочатку. У прикладі різниця в 100 рублів буде відбито на рахунку 71.01. Як було раніше зазначено, що різницю у сумах необхідно повернути працівникові за допомогою документа касового документавидачі готівки.

Дивіться також відео інструкцію щодо заповнення авансового звіту в 1С:

Підзвітні суми потребують точного контролю. Саме з цією метою застосовується авансовий звіт.

З його допомогою бухгалтерія встановлює мети витрачання коштів та їх документальне підтвердження, а також наявність залишку чи перевитрати та характер подальшого розрахунку з підзвітною особою.

Що це таке і навіщо цей документ потрібний?

Авансовий звіт (потім за текстом – АТ) насамперед є первинним документом, в якому підзвітна особа відображає напрямки витрачання коштів, виданих їй, та підтверджує зазначені витрати документами.

Також у цьому документі знаходить відображеннябезліч іншої інформації, зокрема:

І досягнення всіх цих цілей можливе лише при грамотному та своєчасному складанні авансового звіту.

Правила оформлення

Авансовий звіт може бути оформлений як на паперовому носії від руки або виведений на паперовий носійза допомогою програмного забезпечення, і в електронному вигляді.

Але це складніший варіант, оскільки:

для оформлення електронного документазнадобиться допуск багатьох осіб до бази даних;
для підписання такого документа необхідні всім сторонам та електронний документооберт, оскільки АТ необхідно обійти відразу кількох осіб – головного бухгалтера чи бухгалтера, керівника та касира.

Заповнювати АТ має підзвітна особав одному екземплярі. Про це прямо сказано у Вказівці Банку Росії від 11.03.14г. №3210-У: особа, яка витрачала готівку на користь компанії, повинна пред'явити бухгалтеру або головному бухгалтеру авансовий звіт на перевірку з усіма документами, що підтверджують видатки, вказані особою.

Але підзвітна особа заповнює лише свою частину документа. А бухгалтерія після перевірки авансового звіту – свою частину, де необхідно проставляти проводки, позначати рішення щодо прийняття витрат до обліку тощо. Однак на практиці авансовий звіт складає бухгалтерія і це не є порушенням – адже сам документ подано, витрати у ньому підтверджені документами, підписи стоять та звіт затверджений.

Незважаючи на те, що в Вказівці №3210-У не встановлено, яка саме форма має бути у авансового звіту, на практиці пропонується два її варіанти:

власна розробка підприємства на підставі закону Про бухоблік №402-ФЗ;
уніфікована форма, яка зараз не є обов'язковою, затверджена Держкомстатом РФ у своїй Постанові №55 від 01.08.01р. Проте слід врахувати, що у цій Постанові зазначено: АТ є документом, призначеним для обліку коштів. Отже, здебільшого авансовий звіт – документ касовий, а не бухгалтерський. І буде доцільніше та простіше використовувати вже готову форму, а не розробляти її самостійно.

АТ має бути наданопідзвітною особою протягом 3-х робочих днів (і не довше) з моменту закінчення терміну, на який було видано йому за заявою кошти, або з дати виходу його на роботу. Строк здачі звіту затверджується зазвичай у Облікової політикипідприємства. А термін подання конкретного звіту, не суперечить тому, що затверджено в Обліковій політиці компанії, встановлюється, коли керівник підприємства підписує заяву на видачу грошей під звіт. У цьому документі вказується термін, який дані кошти видаються.

АТ пред'являється або в бухгалтерію, або до керівника підприємства.

Підписуєтьсядокумент кількома особами:

підзвітною особою – при складанні та здачі документа;
бухгалтером чи головним бухгалтером – за фактом прийняття документа та після його перевірки;
керівником – після перевірки бухгалтерією;
бухгалтером чи касиром – за фактом отримання залишку чи видачі перевитрати підзвітних сум. Видача нових сум під звіт можлива, лише якщо повністю погашено заборгованість по раніше виданим цим сумам.

Як тільки авансовий звіт перевірено, він приймається до обліку. Зберігається цей документ, як правило, у бухгалтерії та не менше 5-ти років.

Про те, що таке авансовий звіт та правила його заповнення за допомогою 1С8.2, розказано у наступному відеомюжеті:

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та зекономлять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписомта відправляється автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Порядок заповнення

Насамперед, проставляється номер та дата документа. Номер має надати бухгалтерія, а дата документа – день його заповнення (а не здавання!).

Потім підзвітна особа на титульному листі проставляє те, що знає точно:

Перед тим як розпочати перевіркуАТ, за фактом прийняття документа, бухгалтер повинен обов'язково заповнити відривну розписку та передати її підзвітній особі.

Всі розділи, що залишилися має заповнити бухгалтерія. Причому починається заповнення зі зворотного боку авансового звіту, де спочатку перевіряютьсявсі зроблені записи шляхом звірення їх із підтверджуючими документами.

підприємства;
табельний номер співробітника;
робляться повні проводки з загальними сумамиза рахунками;
ставиться кінцева сума до затвердження за даними перевірки.

Як тільки керівник підтвердив авансовий звіт, за ним роблять остаточний розрахунок.

Окремі нюанси складання

В залежності від причини витрачання підзвітних коштіву графі "Призначення авансу" ставиться або "на господарські цілі", або "на відрядження".

Виходячи з цього, перелік документів, що підтверджують витрачання грошей, у разі відрядженнябуде доповнено квитками. Добові, які видані відрядженій особі, не включаються до складу авансового звіту, а зазвичай видаються окремим . А якщо ні, то в авансовому звіті доведеться відобразити і добові.

Якщо за витрачання коштів на господарські потреби, як підтвердження оплати було видано квитанцію до , то в авансовому звіті слід проставити наступне проведення:

Д 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» До 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

До цієї квитанції повинні бути обов'язково додані накладні (наприклад, ), . Якщо їх немає, або вони надійшли раніше і підзвітна особа просто розраховувалася за вже вчинену правочин, або ці документи ще не надійшли на підприємство. І тоді ця витрата відображатиметься, як аванс постачальнику доти, доки документи на товари, продукцію чи роботи не прийдуть у бухгалтерію.

Якщо є перевитрата коштів, то на них заповнювати заяву підзвітній особі не потрібно. Але рекомендується додати пояснювальну від підзвітної особи за фактом допущеного ним перевитрати коштів. Ця пояснювальна пишеться у вільній формі. Сигналом для розрахунку буде затвердження авансового звіту керівником. В іншому випадку, при отриманні наступного разу грошей під звіт, співробітнику доведеться в авансовому звіті вказувати перехідну суму перевитрати. Причому зробити внутрішній залік за сумами він не зможе. Тобто. за наявності залишку за іншою підзвітною сумою, доведеться вказувати одночасно та поточний залишок, і перехідний перевитрати. Але доки керівник не затвердить АТ з перевитратою.

Покрокова інструкція заповнення АТ у програмі 1С (версія 8.2 та 8.3)

Для заповнення АТ слід зайти спочатку у вкладку «Каса» або «Виробництво» – цей документ є і там, і там. Далі слід натиснути на «Авансовий звіт» – з'явиться порожній журнал або з документами. У цьому журналі є кнопка "Додати". Ця кнопка дозволяє відкрити новий звіт. Як тільки відкрився новий звіт, відразу видно, що в ньому вже проставлено організацію та дату заповнення.

Рядок " Фізична особа(підзвітна особа) заповнюється через список співробітників.

У вкладці «Аванс» вказується сума, видана цій особіпід звіт. Для цього слід вибрати зі списку один із документів, за яким видавалися кошти. Цей список з'являється при натисканні на порожній рядок. За допомогою вибраного з цього списку документа можна потрапити до переліку і додати в авансовий звіт кнопкою «Вибрати».

У рядку "Призначення" (нижче у вкладці "Аванс") потрібно вписати "господарські витрати" або "відрядження".

У вкладці «Товари» слід шляхом додавання рядків занести всі товари, придбані підзвітною особою. Додаються рядки через однойменну кнопку. Ціна, кількість, наявність податків та інші реквізити проставляються з документів, на підставі яких складається цей звіт.

Проводки проставляються автоматично, але потрібно перевірити їхню правильність.

Вкладка «Оплата» використовується лише тоді, коли підзвітна особа робила оплату, а не купівлю товарів, наприклад, за Інтернет, телефон тощо.

Вклад «Інше» використовується, якщо співробітник їздив у відрядження.

Порядок заповнення авансового звіту в 1С 8.3 викладено у наступному відео уроці:

Вклади