17. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
1) выдан аванс на командировочные расходы:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
Дебет счета 50 «Касса»,
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
На суммы, выданные под отчет, делается запись:
На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:
Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:
Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.
Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между организацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командировочных и других расходов.
Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работнику организации, напомним, возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.
Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользованных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.
Бухгалтерский учет
Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:
дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».
Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.
В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др.
Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансовый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.
Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по существу произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из действующих норм налогового законодательства. Ограничения в расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подотчетных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка наличного денежного обращения считаются факты прямого взноса денежных средств, полученных под отчет работником одной организации, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.
Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подотчетных лиц, должны фиксировать срок их представления, поскольку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим порядком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход
физических лиц. Материальная выгода от использования работником денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообложения следует определить, сколько дней подотчетные суммы использовались не по назначению. Для этого сопоставляются установленная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работника организации, который облагается налогом на доходы физических лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превышение размера суточных против установленных норм и оплата расходов, не соответствующих характеру производственного задания.
Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения. Нормативными актами регламентируется состав командировочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе таких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и обратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.
Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последующей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на счетах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержденных норм» и «Затраты сверх установленных норм».
Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на основании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:
дебет счета 50 «Касса»,
кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:
Бухгалтерский учет
дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый отчет, производится запись:
дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При условии невозможности взыскания остатка неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы - запись:
дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгалтерской записью:
дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,
кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» и др.
Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования задолженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или материально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.
12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетными лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой
Глава XII. Учет расчетных операций
товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.
На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа).
На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.
По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» записи производятся в корреспонденции со счетами:
учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержаний из сумм по оплате труда;
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.
Бухгалтерский учет
На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.
Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».
Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».
Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации
В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами , которые получают деньги из под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Так, суммы командировочных расходов включают в (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.
Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" . Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.
Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.
По дебету активного счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются следующие операции
Выдача из кассы подотчетных сумм оформляется проводками:- кредит счета 50 "Касса".
Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.
Перевод денежных средств по месту нахождения подотчетного лица отражается записью:- дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
- кредит счета 51 "Расчетные счета".
По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм
Так, например, списание командировочных расходов оформляется записью:- дебет счета 20 "Основное производство",
- дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",
Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.
Если подотчетные суммы использованы на покрытие расходов по отгрузке и реализации продукции:- дебет счета 44 "Расходы на продажу",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 07 "Оборудование к установке",
- дебет счета 10 "Материалы",
- дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",
- дебет счета 41 "Товары",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
- кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
- - под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
- - под отчет на командировочные расходы;
- - в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
При выдаче денежных средств организация обязана:
- · определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
- · получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
- · выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета по ранее выданным авансам;
- · запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию. Неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть ему возмещены).
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы.
Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового законодательства. Высшим нормативным правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационно-правовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации.
Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:
- § покупкой товарно-материальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
- § осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
- § подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
- § участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
- § другими аналогичными нуждами.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения.
Однако не все служебные поездки сотрудников организации могут считаться служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:
- o служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер согласно ст. 166 ТК РФ, - водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов;
- o поездки работников, выполняющих работы по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, связанные с выполнением работ по заключенным гражданско-правовым договорам подряда, комиссии, перевозки.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:
- Ш Расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы,- 12 руб. в сутки;
- Ш Расходов на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
- Ш Расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями)- в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;
- Ш Иных расходов, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.
В командировку может быть направлен только штатный работник предприятия, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения считается частью его вознаграждения по договору.
Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников).
На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает сумму и выдает аванс на командировочные расходы. Счет 71-активно-пассивный, сальдовый, расчетный. При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т 71 К-т 50. На оплату расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. При командировках по России аванс выдается в рублях.
Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ране выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.
Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в, положении об особенностях направления работников в служебные командировки согласно которой:
ь для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
ь наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
ь командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
ь фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
ь днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;
ь перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
ь организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
ь по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
ь цель командировки;
ь кто направляется в командировку;
ь место командировки;
ь срок командировки;
ь какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
ь порядок оформления командировки;
ь порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России.
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:
- · по найму жилого помещения;
- · по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
- · по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы и размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
- · по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
- · по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
- · по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
- · суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);
- · по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.
Сотруднику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения. Также сотруднику нужно возместить расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие затраты оплачивают в пределах 50 процентов от стоимости проживания в гостинице в сутки.
Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по его обслуживанию в баре, ресторане, или номере и расходов на пользование «рекреационно-оздоровительными объектами» (например, бассейном, сауной, тренажерным залом). Такие расходы работнику не оплачивают.
Сумму расходов на проживание командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом на пенсионное страхование и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Сумму НДС по расходам, связанным с наймом помещения, принимают к вычету. Работник должен представить в бухгалтерию счет-фактуру и документы, подтверждающие оплату жилья (квитанцию к приходно-кассовому ордеру или бланк строгой отчетности).
К расходам по проезду относят:
ь стоимость билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд);
ь оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
ь оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
ь стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
ь сумму платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Сумму расходов по проезду командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом по пенсионному страхованию и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Сумму НДС по расходам, связанным с проездом, принимают к вычету (при наличии проездных документов, в которых НДС выделен отдельной строкой).
Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).
Таким образом, НК РФ предоставляет возможность возмещения работникам расходов по проезду в полном объеме без каких-либо ограничений.
Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути. Количество командировок не ограничено.
По возвращению из командировки работник обязан в течении трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.
Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем предприятия.
Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная в сумме - 100 руб. Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути. Единый социальный налог, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суточных не взимаются.
Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.
Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы, на расходы по командировкам, на приобретение горюче-смазочных материалов, лицам, пользующимся автомобильным транспортом для служебных поездок. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Выдача денежных средств в подотчет оформляется расходными кассовыми ордерами.
В начале года издается приказ руководителя об утверждении списка лиц, имеющих право на получение сумм под отчет, в котором оговариваются размер выдаваемых сумм, сроки на которые они выдаются. С работниками которые включены в список, должны быть заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.
Основанием для выдачи подотчетных сумм является заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя организации. Выдача наличных денег в подотчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Выдача наличных в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.
Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции.
Под хозяйственными нуждами понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта.
Расходы на хозяйственные нужды можно учесть по двум основаниям:
- - пп.2 п.1 ст.254 НК как материальные расходы;
- - пп.7 п.1 ст.264 НК как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
В этом случае налогоплательщик решает сам, к какой группе он отнесет такие затраты (п.4 ст.252 НК).
Хозяйственные товары относятся к материально-производственным запасам и принимаются на учет по фактической себестоимости (в сумме фактических затрат на их приобретение) согласно п.2,5,6 ПБУ 5/01. Они учитываются на счете 10 «Материалы» согласно Плану счетов:
Дебет 10 - Кредит 60 - поступили хозтовары от поставщика
Дебет 10 - Кредит 71 - хозтовары приобретены за счет подотчетных сумм
Стоимость затрат на хозтовары относится к расходам по обычным видам деятельности (п.5, п.7 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счетов затрат 20, 23, 25, 26, 44.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.
Вывод по главе 1
Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу.
Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии
Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.
Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.
К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:
- произвести расчет за какую-то определенную услугу;
- купить канцтовары и конверты;
- бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
- купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
- закупить офисную технику и т.д.
Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.
В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.
Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.
В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности. Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д. Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.
После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.
Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:
- Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
- Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
- Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
- Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
- Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
- Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
- Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.
Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.
Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет
Нормативными документами, регламентирующими расчеты:
- ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
- Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
- План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
- Положения, приказы и регламенты самого предприятия
ФЗ о «Бухучете»
Несмотря на широкие возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать средства из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денег в подотчет.
Указанием № 3210-У ЦБ РФ определены принципы работы кассы предприятия. Обязательное утверждение и соблюдение . В документообороте кассы используются приходные и расходные кассовые ордера, утвержденные Государственным комитетом статистики РФ (Постановление №88 от 18.08.1998)
Сам учет, как уже упоминалось выше, ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицам», здесь аккумулируются все данные об операциях.
Остаток на счете отражает – это либо задолженность, либо сумма перерасхода, которая подлежит возврату подотчетному лицу. Денежные средства выдаются на основании приказа руководства компании, заверенного главным бухгалтером. Сумма определяется из соображений целесообразности, в пределах заранее произведенного расчета. Порядок выдачи денег на совершение операционных, командировочных или хозяйственных расходов регламентирует учетная политика компании.
Операционные и хозяйственные расходы – это расходы на канцтовары, расходы на оплату коммунальных услуг, покупку основных средству, материальных ценностей, оплата почтовых расходов, выплата зарплаты. Сумма определяется, исходя из учетной политики компании. Представительские расходы могут быть не предусмотрены правилами организации.
Учет операций подотчетных лиц
Выдачу подотчетных сумм и возмещение перерасхода , операции оформляются расходным кассовым ордером.
В таблице представлены возможные проводки по счету 71 «Учет подотчетных сумм»
Сотрудники, получившие аванс денежных средств на определенные приказом руководства цели обязаны отчитаться, об использовании полученной суммы, представив в бухгалтерию авансовый отчет с приложением все платежных квитанций и и услуг. Если срок задания, на которое выдавалось финансирование, закончен, работник отчитывается на следующий рабочий день. На обороте отчета перечисляются все прилагаемые оправдательные документы (чеки, счета-фактуры), даты и суммы операций.
Сотрудники, получившие командировочные обязаны отчитаться о полученных и потраченных суммах не позднее трех дней после возвращения из командировки.
Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной работе, и .
Целесообразность совершенных расходов утверждается непосредственным начальником подотчетного лица, в зависимости от подтверждения, или не подтверждения целевого использования суммы.
Бухгалтерия проверяет, правильно ли оформлен авансовый отчет, подлинные ли приложены чеки и документы, и отдает его на утверждение руководителю компании. На купленные, на основании товарных чеков основные средства оформляется накладная по приходу, и все закупленные товарно-материальные ценности сдаются на склад.
Неизрасходованные средства сдаются в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру одновременно с авансовым отчетом. Работник не может передавать другому работнику, выданную ему сумму. Если работник помимо аванса израсходовало собственные денежные средства для оплаты товара, ему возмещаются расходы в сумме перерасхода.
Если оправдательные документы не будут признаны подлинными, или к чекам не прилагается товар, купленный подотчетным сотрудником, то сумма, полученная работником, будет считаться его доходом и подлежать налогообложению.
Заключение
Для предприятий система учета расходования подотчетных денежных средств имеет огромное значение. Правильное и четкое оформление всех документов, четкое следование инструкциям и нормативным документам, прозрачность совершаемых операций – это принципы, соблюдение которых поставят уровень учета на должный уровень.
Вконтакте
