Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) производится на основании первичных документов (статья 9 ФЗ №129 от 21.11.1996 года). Он должен соответствовать всем нормативным актам. Существуют правила учета, утвержденные различными Методическим указаниями и Постановлениями.

Что представляют собой ТМЦ в бухучете?

ТМЦ – это статистический показатель. В его состав могут входить:

• Производственные запасы.
• Незавершенное производство.
• Оставшийся готовый товар.

Бухгалтер обязан отражать все хозяйственные операции с ТМЦ: поступление, передвижение внутри предприятия, списание.

Методы учета ТМЦ

Методы учета прописаны в Методических указаниях №119.

Сортовой метод

Учет выполняется при помощи карточек сортового типа. В них фиксируется наличие объектов, а также их движение. В пунктах под номерами 136-140 Методических указаний описаны особенности метода. Учет может вестись следующими способами:

• Количественно-суммовой . Предполагается, что в складских помещениях и бухгалтерии одновременно вводится численный и суммовой учет. При этом используются номенклатурные номера ТМЦ.
• Сальдовый . Предполагается, что на складах вводится исключительно количественный учет по типам ТМЦ. Бухгалтерия же использует суммовой учет. Для него применяется денежное выражение. Количественный учет производится на основании первичной документации. При этом используются карточки, книги для складского учета. После завершения отчетного года первичная документация должна быть сдана в бухгалтерский отдел.

Сортовой метод используется тогда, когда хранение ТМЦ осуществляется по названию и сорту. При этом не проводится учет времени поставки ценностей, их стоимости. На каждую из номенклатур заводится отдельная карта складского учета. Отличается одна номенклатура от другой по следующим показателям:

• Марка продукции.
• Сорт.
• Измерительная единица.
• Расцветка.

Карточки будут актуальными в течение всего года. В них должна быть изложена вся информация о принятом объекте. Их требуется зарегистрировать в соответствующем реестре. После этого в карточках проставляются индивидуальные номера. Регистрацией обязаны заниматься сотрудники бухгалтерского отдела. Если весь лист карточки заполнен, открываются новые листы. Их обязательно требуется пронумеровать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Все записи, вносимые в карточки, должны подтверждаться первичной документацией.

Плюсы и минусы сортового метода

Сортовой метод отличается следующими преимуществами:

• Экономия площади складского помещения.
• Быстрое управление остатками ТМЦ.

Однако есть и существенные недостатки – сложности в классификации товаров одного сорта по разной стоимости.

Партионный метод

Партионный метод предполагает порядок учета, аналогичный сортовому методу. Отличие заключается в том, что раздельно регистрируется каждая партия ТМЦ. О партионнном методе написано в пункте 242 Указаний. Он используется и на складе, и в бухгалтерском отделе. Предполагает отдельное хранение каждой партии. На каждую из партий должен быть соответствующий транспортный документ.

ВАЖНО! Продукция, которая перевозилась одним транспортом, товары с одним названием и одновременным поступлением от единственного поставщика – все это можно считать единой партией.

Партию нужно зарегистрировать в журнале поступления ТМЦ. Ей присваивается индивидуальный регистрационный номер. Он используется для проставления отметок в расходной документации. Регистрационный номер ставится рядом с названиями ТМЦ. Необходимо открыть две партионные карты. Одна будет использоваться в складском отделении, другая – в бухгалтерском. Форма карточки определяется типом продукции.

Плюсы и минусы партионного метода

Методика отличается следующими преимуществами:

• Определением итогов расхода партии без инвентаризации.
• Повышенным контролем над сохранностью ТМЦ.
• Уменьшением потерь предприятия.

Но есть и минусы:

• Нерациональное использование площади склада.
• Нет возможности оперативного контроля ТМЦ.

Выбор конкретного метода будет зависеть от приоритетов предприятия, размеров складского помещения.

Учет ТМЦ

Учет производится на основании первичной документации, составленной по унифицированной форме.

Поступление

Списание

Списание ТМЦ – необходимая процедура, обеспечивающая соответствие фактического количества ценностей с зафиксированным в бухгалтерских документах. Для оформления составляется акт о списании. Ценности, указанные в нем, не подлежат дальнейшему применению. Документ утверждается руководителем. В акте нужно указать всю информацию об объекте списания: вес, номер, причину выбытия.

Задача бухгалтера – отражение стоимости списываемых ценностей. Определяться она может следующими методами:

• По средней себестоимости.
• По себестоимости отдельного объекта.
• ФИФО (по цене первой поступившей или изготовленной партии).

ВАЖНО! Если списание производится в связи с тем, что ценность морально устарела, то акт не составляется.

Проводки при списании

При списании могут использоваться следующие проводки:

• ДТ20 КТ10.
• ДТ23 КТ10.
• ДТ25 КТ10.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При выбытии с балансового счета списывается и стоимость ценности, и амортизационные начисления по ней.

Пример списания

При списании оргтехники в бухучете появляется следующая запись:

• ДТ 0 401 10 172; КТ 0 101 34 410 . Списание оргтехники по причине износа.
• ДТ 0 104 34 410; КТ 0 101 34 410. Списание накопленной амортизации.
• ДТ 0 105 36 340; КТ 0 401 10 172. Оприходование деталей с содержанием драгоценных металлов.

Учет по выбытию ведется в специальном журнале.

Учет товарно-материальных ценностей должен проводиться согласно соответствующим бухгалтерским нормативно-правовым актам. В этой статье рассмотрим основные аспекты учета товарно-материальных ценностей и уделим внимание его организации на предприятии.

Товарно-материальные ценности: что это в бухгалтерском учете

Для начала разберемся в таких понятиях, как товарно-материальные ценности (ТМЦ) и материально-производственные запасы (МПЗ). В основном эти термины используются как взаимозаменяемые. Так ли это и что входит в их состав?

В настоящее время понятие МПЗ получило большее распространение, хотя бы потому, что оно используется в терминологии действующего ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н. Согласно п. 2, в состав МПЗ входят:

• сырье, материалы;
• товары;
• готовая продукция;
• активы, используемые для управленческих нужд.

Также отметим, что п. 4 ПБУ 5/01 не включает незавершенку в состав МПЗ.

Понятие ТМЦ встречается в законодательных актах по бухучету нечасто. Во-первых, его можно найти в названии забалансового счета 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение». Из смысла названия счета вытекает то, что ТМЦ — это непосредственно товары и материалы, ведь только они могут поступать от поставщиков, если речь идет об оборотных активах. Во-вторых, в п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, расшифровано, что в ТМЦ входят производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы. Кроме того, незавершенное производство выделено в отдельный от ТМЦ раздел Методических указаний. К вопросу о том, включается ли в ТМЦ незавершенное производство, предлагаем ознакомиться с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, а именно их п. 258, где говорится об инвентаризации товарно-материальных запасов в рамках смены зав. складом или кладовщика, которые, как известно, не являются ответственными за незавершенное производство.

Вопрос о включении незавершенки в ТМЦ мы подняли в связи с определением, данным в Современном экономическом словаре (Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б.): «товарно-материальные ценности — статистический показатель, отражающий на определенную дату стоимость товарно-материальных ценностей, в состав которых входят производственные запасы, незавершенное производство, остатки готовой продукции». На наш взгляд, в рамках бухгалтерского учета понятие ТМЦ ограничивается тем же перечнем составляющих, которые утверждены для материально-производственных запасов в ПБУ 5/01.

Основные вопросы при выборе методов бухгалтерского учета ТМЦ

Есть несколько ключевых вопросов по выбору способов бухучета ТМЦ, которые нужно закрепить в учетной политике. Во-первых, по какой стоимости ТМЦ будут приходоваться: сразу по фактической или с использованием учетных цен (подп. 80, 204 Методических указаний, приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Во-вторых, нужно определить способ включения транспортно-заготовительных расходов в стоимость материальных ценностей.

Кроме того, существует 3 варианта списания МПЗ на затраты.

Также необходимо установить метод списания расходов на покупку, хранение и продажу МПЗ в неторговых организациях: ежемесячно в полном объеме или пропорционально проданным товарам (подп. 227-228 Методических указаний, приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Все способы учета МПЗ рассмотрены в ПБУ 5/01 и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Регламент учета материальных ценностей на предприятии

Разработка внутренних актов является важным моментом для эффективного налаживания процессов на предприятии, внедрения и соблюдения внутренних контролей, а также недопущения недостач и ошибок в учетных данных. Отметим, что регламент учета товарно-материальных ценностей описывает порядок действий сотрудников и документооборот для совершения определенной операции. А то, какие способы бухучета были выбраны, описывается в учетной политике, кроме того, возможны отдельные уточняющие внутренние акты. Опишем основные пункты, которые могут быть раскрыты в регламенте учета МПЗ:

1. Поступление МПЗ на склад:

• оформление заказа/заявки на закупку;
• проверка заказа на соответствие бюджету, плану или др. нормативам;
• утверждение заказа;
• приемка МПЗ на склад кладовщиком, в том числе описание процесса проверки входящих документов от контрагентов, самих купленных МПЗ;
• отражение кладовщиком данных в системе складского учета;
• передача первичных документов в бухгалтерию;
• сверка складского и бухгалтерского учета;
• выявление недостач, неотфактурованных поставок и пр.

1. Отпуск материалов со склада в производство:

• оформление запроса на склад;
• одобрение этого запроса;
• оформление внутреннего перемещения;
• сверка данных складского учета, учета в цехах и бухучета;
• учет движения материалов в бухгалтерии.

1. Приемка готовой продукции на склад.
2. Отгрузка готовой продукции со склада:

• оформление договора с покупателем;
• получение заказа от покупателя и его утверждение;
• оформление первичных документов на отгрузку;
• отражение кладовщиком данных по отгрузке в системе складского учета;
• действия службы охраны при вывозе готовой продукции с территории предприятия;
• контроль оплаты готовой продукции и пр.

Мы привели примерный перечень тем, которые могут быть затронуты в регламенте, поскольку он создается с учетом специфики внутренних процессов отдельного предприятия.

Итоги

Учет товарно-материальных ценностей на предприятии нуждается в разработке специально подобранной для конкретного случая методики. Эта методика отражается как в учетной политике, так и во внутренних регламентах по работе с ТМЦ. В нашей статье мы рассмотрели основные вопросы, которые должны быть раскрыты в этих документах.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа.

Обратите внимание!

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Если организация приняла решение о внесении изменений в уже утвержденные формы, то такие изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми. В случае необходимости организация может изменить формат бланков. В частности могут быть расширены или сужены графы и строки, включены дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением бюджетных и кредитных организаций), должны осуществлять в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (далее - ПБУ 5/01).

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 ПБУ 5/01, принимаются:

· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

· активы, используемые для управленческих нужд организации.

Согласно Российскому Энциклопедическому словарю сырье представляет собой сырье и материалы, подвергшиеся ранее воздействию труда и подлежащие дальнейшей переработке (например, добытая руда).

Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся уже названная нами добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.

Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (далее - Методические указания №119н) материалы – это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах.

Обратите внимание!

Данные складского учета материально-производственных запасов, оперативного учета их движения в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Приведенное положение является одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности (формы №М-2 и №М-2а) . Унифицированные формы доверенностей утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (далее - Постановление №71а).

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей. Журнал должен быть предварительно пронумерован и прошнурован. Рекомендуемая форма журнала учета доверенностей должна содержать следующие графы:

· № доверенности;

· дата выдачи доверенности;

· срок действия;

· должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

· наименование поставщика;

· № и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;

· расписка лица, получившего доверенность и другие.

После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные ценности, обязан расписаться в доверенности.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Выдаваемая доверенность должна быть полностью заполнена и должна содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Если юридическое лицо основано на государственной или муниципальной собственности, доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, выдаваемая от имени такого юридического лица, должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Как правило, доверенности выдаются на 10 - 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на более длительный срок.

Срок действия доверенности в соответствии со статьей 186 ГК РФ не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Обратите внимание!

Материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

На практике нередки случаи, когда материалы поступают в одной единице измерения, например, в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например, в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

Если в документах поставщика указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие материалы принимаются к учету в той единице измерения, которая принята в данной организации.

В пункте 50 Методических указаний №119н сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода. В акте перевода в другую единицу измерения следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.

Пунктом 49 Методических указаний №119н установлено, что приемка и принятие к учету поступающих материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма №М-4). Вместо оформления приходного ордера допускается проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Заметим, что помимо Методических указаний №119н, на это указывает и Письмо Минфина Российской Федерации от 29 октября 2002 года №16-00-14/414 «Об оформлении документов по приемке и оприходованию материалов».

Приходный ордер (форма №М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад. В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа «Номер паспорта».

На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходного ордера в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

На практике нередки случаи, когда при приеме материальных ценностей материально-ответственным лицом выявляется несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика. В такой ситуации приходный ордер формы №М-4 не составляется, а составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение. Такими документами могут выступать накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Более подробно с вопросами, касающимися материально-производственных запасов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Материально-производственные запасы».

Выше мы говорили о том, что к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, наряду с сырьем, материалами, иными активами, принимаются и товары.

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее - Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить товаросопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

ü от места приемки;

ü от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

ü от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному - в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается :

ü номер и дата выписки;

ü наименование поставщика и покупателя;

ü наименование и краткое описание товара;

ü количество товара;

ü цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1) , со ставляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3) , составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний №119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

· осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

· производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

· других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Постановлением №71а для этих целей разработана форма №М-11 «Требование-накладная» , применяемаяв тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Пунктом 90 Методических указаний №119н определено, что как внутреннее перемещение материалов рассматривается и их отпуск на склады (в кладовые) подразделений организации и на строительные площадки.

В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода. Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией. В данном акте должны быть отражены:

ü наименование полученных материалов;

ü количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;

ü номер и (или) наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;

ü количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.

В случае движения товаров между структурными подразделениями или материально ответственными лицами организации в соответствии с Постановлением №132 оформляется Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма №ТОРГ-13) , составляемая в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр накладной остается в сдающем подразделении и служит для списания товарно-материальных ценностей, второй передается в подразделение, принимающее ценности и служит для принятия их к учету.

Накладная подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию организации для учета движения товарно-материальных ценностей.

Внутри организации из одного структурного подразделения в другое перемещаются не только материалы, товары, но и объекты основных средств. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2 , утвержденная Постановлением №7.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство – это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

ü либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство – на участки, в бригады и на рабочие места;

ü либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Обратите внимание!

Кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Отпуск материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8) . Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу. Как правило, лимитно-заборная карта выписывается на месяц, но если движение материалов в организации невелико, то этот документ может быть выписан и на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

После использования лимита заведующий складом или кладовщик сдает лимитно - заборные карты в бухгалтерию. Независимо от того, использован лимит или нет, в начале месяца все лимитно-заборные карты за прошлый месяц должны быть сданы. Если карта была выдана на квартал, она должна быть сдана в начале следующего квартала.

Перед сдачей складских экземпляров лимитно-заборных карт производится сверка содержащихся в них данных с данными экземпляров карт, которые находятся у получателей материальных ценностей. Проведенная сверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного лица подразделения, получавшего материалы.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17) . Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. Если материалы выданы сверх лимита, в первичных документах делается надпись «Сверх лимита».

Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – «план – карта». В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться требование – накладная (форма №М-11), накладная (форма №М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

ü наименование материала;

ü количество материала, его цена и общая сумма;

ü назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) . Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

ü сторонним организациям на основании договоров и других документов;

ü хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12) , утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ü наименование получателя груза;

ü наименование груза;

ü количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

ü род упаковки;

ü способ погрузки и разгрузки;

ü время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме №ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета различных товарно-материальных ценностей, оформления поступления материальных ценностей на склад, внутреннего перемещения и выдачи материальных ценностей, а также хранения ценностей на товарном складе, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Организация складского учета».

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

ВВЕДЕНИЕ

В рамках данного дипломного проекта была разработана автоматизированная система учёта материальных ценностей «АС УМЦ».

Использование такой системы позволяет решить следующие задачи:

· Повышение эффективности и достоверности учета движения материальных ценностей;

· Уменьшение вероятности ошибок, вызванных «человеческим фактором»;

· Сокращение трудозатрат и временных издержек по учету движения материальных средств;

· Уменьшение вероятности воровства и несанкционированного использования материальных средств;

· Улучшение контроля за составом, местонахождением и перемещением материальных ценностей;

· Возможность обработать полученные материалы для создания системы внутреннего контроля и принять управленческие решения.

Современный рынок имеет небольшое количество таких систем, некоторые из которых являются громоздкими и требуют специальных знаний от пользователя. В отличие от аналогов система «АС УМЦ» учитывает все достоинства и недостатки аналогичных программный продуктов, не требует наличия выхода в глобальную сеть, является кроссплатформенным программным обеспечением.

программирование модуль учет материальный ценность

1. ПРОБЛЕМА

На данный момент существует несколько проблем, связанных с текущим учетом материальных ценностей, а именно:

· контроль передвижения материальных ценностей из одного подразделения в другое,

· передача имущества сторонней организации,

· фиксирование материальной ценности за ответственным лицом,

· синхронизация данных между несколькими организациями / объектами

· возможность загрузки данных из EXCEL или 1C,

· выгрузка данных в формате EXCEL, Word, PDF,

· отсутствие удобного интерфейса для пользователя,

· администрирование программы осуществляется только специалистами узкого профиля.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Цель данного проекта -- предоставить пользователям систему по учёту материальных ценностей, которая выполняет широкий ряд функций, является простой в эксплуатации, не имеет специальных требований для работы с ней. Одним из важных требований к системе является обеспечение защиты и сохранности данных, потому что главными пользователями такой системы являются крупнопромышленные предприятия, военные производственные объекты.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Провести обзор, оценить возможности современных систем, предназначенных для учёта материальных ценностей.

2. Провести обзор языков программирования и сделать обоснованный выбор одного из них.

3. Провести обзор систем управления базами данных и сделать обоснованный выбор одной из них.

4. Спроектировать ER-модель базы данных и структуру таблиц.

5. Разработать программные модули, выполняющие необходимые в системе функции.

6. Разработать интерфейс для пользователей системы.

7. Провести оценку эффективности разработанной системы.

8. Разработать документацию к системе.

3. ОБЗОР АНАЛОГОВ

Рассмотрим следующие системы учета материальных ценностей, существующие на рынке:

Microsoft Excel -- офисная программа для работы с электронными таблицами. Создана корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможность хранить, организовывать, анализировать информацию, проводить экономические расчеты. Программа имеет графические инструменты и язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application) .

Ниже представлен внешний вид программы Microsoft Excel (Рисунок 1).

Рисунок 1 -- Внешний вид интерфейса Microsoft Excel.

Функции программы позволяют проводить практически любые манипуляции с цифрами. Электронная таблица является основным средством, которая используется для обработки и анализа цифровой информации с помощью средств вычислительной техники. При этом кроме числовых и финансовых операций, Microsoft Excel может использоваться в процессе анализа данных, при построении графиков.

Программа имеет только табличный интерфейс. При организации информации в одном файле любой пользователь, открывший файл, открывает и все его рабочие листы.

Google Docs -- бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый компанией Google . Пример интерфейса представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 -- Внешний вид интерфейса Google Docs.

Это программное обеспечение, работающее в рамках веб-браузера без установки на компьютер пользователя. Таблицы и документы, которые создал и загрузил в программу пользователь, сохраняются на сервере Google. Файлы также могут быть экспортированы в файл. Ключевым преимуществом сервиса является то, что доступ к данным на сервере Google может осуществляться с любого компьютера, имеющего выход в глобальную сеть. Доступ к данным защищен паролем .

Из недостатков нужно отметить сбои -- в такие моменты редактировать документ невозможно. Сервис требует наличие интернета. Согласно соглашению, которое пользователь заключает с компанией, Google (и партнеры) имеют разрешение на применение, хранение, воспроизведение, модификацию (к примеру, перевод, либо другие изменения, в случае если это нужно для правильной работы с нашими сервисами), и еще право публикации и общественной демонстрации загруженного файла.

1С:Предприятие -- автоматизированная комплексная программа, помогающая вести налоговый учет. Позволяет автоматически формировать необходимые документы, проводить расчёты, проверять отчетность, анализировать деятельность предприятия .

Внешний вид программы 1С:Предприятие представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 -- Внешний вид интерфейса 1С:Предприятие.

Программа позволяет автоматизировать различные участки учёта:

· Учёт материально-производственных запасов, средств и активов.

· Учёт различных операций и расчётов.

· Учёт доходов, расходов, в том числе индивидуальных предпринимателей.

· Учёт различных видов налогов.

· Учёт деятельности, облагаемой единым налогом на вмененный доход.

1С:Предприятие требует специальных знаний от пользователя. При обновлении платформы достаточно часто пользователи сталкиваются с тем, что лицензионные ключи перестают работать. Распространена проблема некорректной работы нового функционала. Это приводит к парализации работы компании и несению убытков.

МойСклад -- коммерческий продукт для управления торговлей и складского учёта, предназначенный для автоматизации малого и среднего бизнеса. Облачный сервис реализует функции обработки заказов, управления продажами и закупками, складского учёта и контроля финансовых расчетов .

Программа Мои?Склад

· позволяет оптимизировать учет складских запасов, операции?, товаров, товарооборота, заказов, остатков и движения финансовых средств,

· интегрируется с программами автоматизации бухгалтерского и налогового учета,

· выводит на печать необходимую информацию в виде документов по унифицированным или создаваемым пользователем шаблонам (счета, фактуры, накладные и т.п.).

На рисунке 4 представлен внешний вид программы Мои?Склад.

Рисунок 4 -- Внешний вид интерфейса Мои?Склад.

Обязательным условием работы программы является наличие выхода в интернет. Организации, имеющие только локальную сеть, например, военные или засекреченные предприятия, не могут быть пользователями этой программы.

АСУ ТМЦ (Автоматизированная система учета товарно-материальных ценностей) -- автоматизированная программа, помогающая вести налоговый учет. Автоматически проводит расчёты, формирует документы, проверяет отчетность, анализирует деятельность предприятия .

АСУ ТМЦ позволяет осуществлять:

Постановку на учет ТМЦ;

Инвентаризацию ТМЦ с помощью ручных RFID считывателей;

Поиск заданного ТМЦ по RFID метке;

Контроль правильности подбора ТМЦ по документу (накладной);

Контроль движения (отгрузки) ТМЦ;

Формирование отчетов о результатах инвентаризации и фактах движения;

Интеграцию с существующими учетными системами.

Ниже представлен внешний вид программы АСУ ТМЦ (Рисунок 5).

Рисунок 5 -- Внешний вид интерфейса АСУ ТМЦ.

АСУ ТМЦ требует специальных знаний от пользователя. Отсутствует разграничение прав доступа: каждый зарегистрированный пользователь может редактировать и удалять любую информацию в программе. В программе возможен только экспорт в EXCEL.

По результатам обзора аналогов была составлена сравнительная таблица (Таблица 1).

Таблица 1 -- Сравнение аналогов.

Аналог/ Критерий			1C:Бухгалтерия	МойСклад
Удобный интерфейс
Поиск/ Фильтрация
Разграничены права доступа

Исходя из таблицы 1 было принято решение о создании собственной системы учёта материальных ценностей, учитывающей все имеющиеся недостатки конкурентов.

4. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА РАЗРАБОТКИ

При разработке Системы были использованы современные веб-технологии: AJAX, LAMP. Используемые программные средства, языки программирования, библиотеки: Mysql 5.6, PHP 5.5, jQuery 1.8.3 и Bootstrap.

Выбор средства разработки определяется:

а) сжатыми сроками на разработку программного продукта;

б) необходимостью интеграции с информационной система управления «Промышленная безопасность и охрана труда» (ИСУ ПБиОТ), являющейся продуктом компании ООО «Бреалит». Движок системы ИСУ ПБиОТ написан на PHP 5.5, использует систему управления базами данных Mysql 5.6 и библиотеки, jQuery 1.8.3 и Bootstrap.

4.1 Выбор средств разработки

База данных MySQL

MySQL - это реляционная система управления базами данных. Она не предназначена для работы с большими объемами информации, но её оптимально использовать для создания как небольших, так и достаточно крупных интернет сайтов, .

MySQL отличатся высокой скоростью работы, надежностью, гибкостью. Поддержка сервера MySQL автоматически включается в поставку PHP .

Краткий перечень возможностей MySQL [ 7 ] :

· Поддерживается неограниченное количество пользователей, одновременно работающих с базой данных.

· Скорость работы быстрее, чем у других СУБД

· Количество строк в таблицах может достигать более 50 млн.

· Быстрое выполнение команд. Возможно MySQL самый быстрый сервер из существующих.

· Простая и эффективная система безопасности.

· Поддержка вложенных запросов.

· Реализована поддержка транзакций.

· Поддержка триггеров, хранимых процедур, внешних ключей.

Недостатки MySQL [ 7 ] :

· Поддержка транзакций не достаточно хорошо проверена.

· Медленная разработка.

· Некоторые движки MySQL не поддерживают полнотекстовый поиск.

Язык PHP

PHP (рекурсивный акроним словосочетания PHP: Hypertext Preprocessor) - это распространенный язык программирования общего назначения с открытым исходным кодом. PHP сконструирован специально для ведения Web-разработок и его код может внедряться непосредственно в HTML .

Преимущества PHP :

· является свободным программным обеспечением, распространяемым под особой лицензией (PHP license);

· легок в освоении на всех этапах;

· поддерживается большим сообществом пользователей и разработчиков;

· имеет развитую поддержку баз данных;

· имеется огромное количество библиотек и расширений языка;

· может использоваться в изолированной среде;

· предлагает нативные средства организации веб-сессий, программный интерфейс расширений;

· является довольно полной заменой проприетарной среды ASP (Active Server Pages) от Microsoft;

· может быть развёрнут почти на любом сервере;

· портирован под большое количество аппаратных платформ и операционных систем.

Недостатки PHP :

· не подходит для создания десктопных приложений или системных компонентов;

· имеет слабые средства для работы с исключениями;

· глобальные параметры конфигурации влияют на базовый синтаксис языка, что затрудняет настройку сервера и разворачивание приложений;

· объекты передаются по значению, что смущает многих программистов, привыкших к передаче объектов по ссылке, как это делается в большинстве других языков;

· веб-приложения, написанные на PHP, зачастую имеют проблемы с безопасностью.

Библиотека jQuery

Библиотека jQuery -- это библиотека, содержащая элементы управления JavaScript. Она позволяет упростить разработку приложений, основанных на JavaScript, особенно содержащих AJAX и другие технологии, ориентированные на использование в сети. JavaScript совместно с различными диалектами XML стал активно использоваться в разработке пользовательских интерфейсов как веб-приложений. JavaScript вместе с CSS (каскадными таблица стилей) используется для создания динамических сайтов .

jQuery может :

· обращаться к любому элементу DOM (объектной модели документа) и не только обращаться, но и манипулировать ими;

· работать с событиями;

· легко осуществлять различные визуальные эффекты;

· работать с AJAX (очень полезная технология, позволяющая общаться с сервером без перезагрузки страницы, но пока мы ее трогать не будем);

· имеет огромное количество JavaScript плагинов, предназначенных для создания элементов пользовательских интерфейсов.

Инструменты для верстки Bootstrap

Bootstrap -- это CSS/HTML фреймворк для создания сайтов, разработанный компанией Twitter.

Преимущества Bootstrap [ 12 ]:

· Скорость работы -- благодаря множеству готовых элементов создание сайтов занимает значительно меньше времени;

· Масштабируемость -- добавление новых элементов не нарушает общую структуру;

· Лёгкая настраиваемость -- редактирование стилей производится путём создания новых css-правил, которые исполняются вместо стандартных.

· Большое количество шаблонов;

· Огромное сообщество разработчиков;

· Широкая сфера применения -- Bootstrap используется в создании тем для практически любой CMS (OpenCart, Prestashop, Magento, Joomla, Bitrix, WordPress и любые другие), в том числе для одностраничных приложений.

4.2 Система управления версиями Mercurial

Mercurial-- кроссплатформенная распределённая система управления версиями, разработанная для эффективной работы с очень большими репозиториями кода. В первую очередь она является консольной программой .

Достоинства :

· Быстрая обработка данных.

· Кросплатформенная поддержка.

· Возможность работы с несколькими ветками проекта.

· Простота в обращение.

· Возможность конвертирования репозиториев других систем поддержки версий.

Недостатки :

· Возможные (но низкие) совпадения хеш - кода отличных по содержанию ревизий.

· Ориентирован на работу в консоли.

Чтобы облегчить работу с системой управления версиями была использована графическая оболочка TortoiseHg (Рисунок 6).

Рисунок 6 -- Диалоговое окно программы Mercurial (TortoiseHg).

5. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

5.1 Разработка системы

5.1.1 Термины и понятия

Таблица 2 -- Основные термины и понятия.

Термин	Пояснение
	В контексте данного проекта -- «Автоматизированная система учёта материальных ценностей».
Подотчётный объект	В контексте данного проекта -- организация (офис), которая вносит, редактирует и удаляет данные в Системе. Измененные данные являются неутвержденными и ожидают подтверждения или отклонения в Главном управлении.
Главное Управление	В контексте данного проекта -- организация (офис), которая контролирует те данные, которые были внесены, отредактированы или удалены в Системе.
	Название RAD-Фреймворка, на котором построена Система.
	База Данных

5.1.2 Особенности работы Системы

Система устанавливается в Главном Управлении и Подотчётных объектах. Главное Управление, контролирует те данные, которые пользователи на Подотчётных объектах вносят, редактируют или удаляют в Системе. Такой подход позволяет уменьшить вероятность воровства и несанкционированного использования материальных средств, проследить перемещение имущества, вовремя принять управленческие решения.

Интерфейс и возможности пользователя отличаются в программе, установленной в Главном Управлении и Подотчётных объектах.

5.1.3 Описание интерфейса системы

Работа со меню и списками

Внешний вид списка

Пример внешнего вида списка приведен на рисунке 7.

Рисунок 7 -- Внешний вид списка.

Каждый раздел Системы представляет собой список. В верхнем меню можно перемещаться по разделам.

Кнопка позволяет пользователю выбрать колонки, которые он хочет видеть в списке, а также скрыть ненужные. Кнопка обновляет данные в таблице. Панель поискапомогает быстро найти необходимую информацию среди представленных данных.

Кнопки присутствуют только на Подотчётных объектах и необходимы для добавления, редактирования и удаления информации, соответственно. Кнопки "Изменить" и "Удалить" недоступны для выбора, пока не выбрана одна или несколько записей.

При двойном клике на запись в списке информация будет предоставлена на просмотр без возможности редактирования.

Кнопки экспортируют выбранные или все записи в Excel или выводят на печать.

Значок подсказывает, что означает цветовое выделение записей.

Рисунок 8 -- Описание элементов списка.

Записей в списке может быть большое количество, поэтому, чтобы быстро найти нужную информацию, предусмотрены возможности поиска, сортировки и фильтрации данных (Рисунок 9).

Рисунок 9 -- Описание элементов списка.

Фильтры располагаются справа от списка. Можно выбрать значения у нескольких фильтров одновременно. Если в фильтре выбрано значение, он подсвечивается желтым цветом. Крестик, справа от названия фильтра, сбрасывает значение фильтра. Наверху указано, сколько фильтров было выбрано.

В панель поиска допустимо вводить любой текст. Найденные соответствия окрасятся в желтый цвет. Чтобы быстро сбросить поиск, следует воспользоваться крестиком, расположенным справа в панели поиска.

По любой колонке можно воспользоваться сортировкой. Кликнув один раз по заголовку колонки, данные отсортируются в алфавитном порядке или по возрастанию. Для сортировки в обратном порядке, требуется кликнуть повторно на заголовок. При этом символ, расположенный справа от заголовка колонки сменит изображение на треугольник, показывающий направление сортировки. Чтобы отменить сортировку, нужно нажать на заголовок ещё раз. Также можно сортировать по нескольким колонкам, по очереди кликая на них, с зажатой клавишей Shift.

Прямо под списком располагается указано количество записей (число может быть сокращено при использовании поиска или при выборе фильтра), а также переключатель страниц, с помощью которого можно «перелистывать» список.

Работа с меню

В верхнем меню рядом с названием раздела отображается в цветном кружке количество записей по признаку:

Желтый -- количество изменённых и новых записей,

Красный -- количество отклонённых записей,

Светло-серый -- количество утверждённых записей, направленных на удаление,

Голубой -- количество непрочитанных сообщений.

Пример верхнего меню представлен на рисунке 10.

Рисунок 10 -- Меню системы.

При нажатии на цветной кружок, пользователь переходит по ссылке в раздел с выбранным фильтром (Рисунок 11):

Рисунок 11 -- Отфильтрованные данные.

Добавление и редактирование данных

Возможность вводить и редактировать информацию предоставлена только Подотчётным объектам. Центральный офис может только просматривать данные, подтверждать или отклонять те изменения, которые были внесены сотрудниками удаленных объектов или удалять записи.

Для того чтобы добавить или отредактировать данные, предусмотрены кнопки «Добавить», «Изменить» соответственно. При нажатии на кнопку откроется форма с полями для заполнения. Пример модального окна представлен на рисунке 12.

Рисунок 12 -- Описание элементов списка.

Поля с красной звездочкой обязательны для заполнения. В форме есть закладки, переместившись на которые откроются новые поля для заполнения.

Чтобы сохранить запись, можно воспользоваться одной из трех кнопок (или комбинацией кнопок на клавиатуре):

Сохранит и закроет форму.

Сохранит форму. Форма для редактирования останется открытой. Это удобно, когда вносится много изменений, чтобы предотвратить их потерю.

-- сохранит текущую форму и откроет чистую форму для создания новой записи.

Чтобы отклонить внесенные изменения, нужно нажать на кнопку.

На некоторых закладках могут вводиться данные, которые требуют, чтобы данная запись была сохранена ранее.

При создании новой записи на некоторых вкладках требуется сохранение записи (Рисунок 13). После сохранения, на такой закладке появятся поля для ввода информации.

Рисунок 14 -- Сообщение о том, что запись нужно сохранить.

На некоторых закладках могут присутствовать внутренние списки, которые работают вышеописанным образом. Например, на рисунке 14 представлен список материальных ценностей, закреплённых за выбранным ответственным лицом.

Рисунок 14 -- Встроенный список.

После сохранения, измененные и новые записи в списке окрасятся в желтый цвет (Рисунок 15). Это означает, что внесённые изменения ещё не подтверждены в Главном Управлении.

Рисунок 15 -- Измененные записи выделены желтым цветом.

Новые записи обозначены подсказкой справа от названия. Измененные записи обозначены символом справа от названия. Чтобы посмотреть историю внесенных изменений, необходимо выделить запись, нажать на кнопку «Изменить» и перейти на вкладку «История изменений» или нажать на значок рядом.

В истории изменений отображается название поля, которое было отредактировано, значение поля до и после сохранения записи, а также автор и время редактирования. Желтым цветом выделены последние изменения, белым цветом выделены изменения, которые были внесены ранее и подтверждены в Главном Управлении. Пример представлен на рисунке 16.

Рисунок 16 -- История изменений.

При дальнейшем редактировании таких записей будет дополняться только история изменений.

Система обсуждений

В каждой форме присутствует закладка «Обсуждения», где пользователи Центрального Управления и Подотчетных Объектов могут обмениваться сообщениями относительно выбранной записи (Рисунок 17).

Рисунок 17 -- Система обсуждений.

После написания сообщения, пользователь нажимает кнопку. Кнопка становится недоступной для нажатия, надпись на ней меняет значение на «Отправляю». После того как кнопка отработает, сообщение появится в списке. Внизу будет указана дата и время отправки. Если сообщение не было передано, справа от сообщения появятся знак восклицания и кнопка с пиктограммой для повторной отправки сообщения. Неотправленные сообщения можно удалить, с помощью крестика в правом углу сообщения. При этом возникнет модальное окно, где пользователю потребуется подтвердить удаление.

Новые принятые сообщения имеют надпись new! справа от сообщения. Чтобы отметить все новые сообщения, как прочитанные, необходимо нажать кнопку. Автоматический просмотр сообщений отключен, потому что сообщение, предназначенное для одного пользователя, может быть просмотрено другим.

В списке количество сообщений написано в изображении чата (Рисунок 18). В желтом кружке указано количество непрочитанных сообщений, в красном -- количество неотправленных сообщений.

Рисунок 18 -- Количество сообщений в списке.

Возможности Главного Управления

Отличительной особенностью Главного Управления является то, что на главной странице изображена карта с Подотчетными объектами (Рисунок 19).

Рисунок 19 -- Карта с Подотчётными Объектами.

На карте отображается процесс установки связи с серверами Подотчетных Объектов. При наведении курсора на изображение можно получить подсказку о состоянии связи на данный момент.

Попытка установить связь с объектом.

Не удалось установить связь с объектом.

Связь с объектом установлена.

Под изображением Объекта в цветных кружках находится информация о подразделениях, ответственных лицах, отредактированных и удаленных записях, а также о количестве полученных сообщений (Рисунок 20).

Рисунок 20 -- Информация о Подотчётном Объекте.

Количество материально ответственных лиц.

Количество подразделений.

Количество новых и отредактированных записей. Число в кружке пульсирует, если есть такие записи.

Количество записей, направленных на удаление. Число в кружке пульсирует, если есть такие записи.

-- количество непрочитанных сообщений.

Наведя курсором на каждый кружок можно получить подсказку.

Пульсация вокруг изображения объекта обозначает, что в списках есть неподтверждённые записи.

При нажатии на изображение Объекта появляется модальное окно с подробной информацией по разделам (Рисунок 21).

Рисунок 21 -- Модальное окно с информацией о Подотчётном Объекте.

Название раздела является ссылкой, которая ведет в одноименный раздел. Каждый цветной кружок тоже является ссылкой, которая ведет в одноименный раздел, но с отфильтрованными данными.

Подтверждение и отклонение измененных / направленных на удаление записей.

В списке Главного Управления есть кнопки «Подтвердить» и «Отклонить», расположенные справа от списка (Рисунок 22).

Рисунок 22 -- Кнопки «Подтвердить» и «Отклонить».

Выбрав одну или несколько таких записей, пользователь Главного Управления, может воспользоваться одной из них. При отклонении записей, появляется модальное окно, в котором можно указать причину отклонения (Рисунок 23).

Рисунок 23 -- Поле для ввода причины отклонения записей.

Если связь с Отчётным Объектом отсутствует, об этом будет сообщено пользователю Главного Управления и кнопки не сработают. При наличии связи с Отчетным Объектом, включается режим транзакции. Первый действием происходит обновление статуса выбранных записей в Отчетном Объекте. После этого обновляется статус записей в Главном Управлении. Если хоть одно из этих действий оказывается невыполненным, то срабатывания кнопки не происходит.

При успешном срабатывании кнопки в истории изменений появляется запись о том, кто и когда подтвердил/отклонил изменения.

При подтверждении внесенных изменений, запись(и) меняют статус на «утвержденные» и окрашиваются в белый цвет. При отклонении внесенных изменений записи меняют статус на «отклоненные» и окрашиваются в красный цвет.

При подтверждении удаления записей, они удаляются из списка. При отклонении удаления, записи меняют статус на «утвержденные».

Удаление

Удаление записей доступно как в Подотчетных Объектах, так и в Главном Управлении. Чтобы удалить записи, необходимо выбрать их из списка и нажать кнопку «Удалить».

Удаляя в Главном Управлении записи, они исчезают из списка, в то время, как действие «Удалить» в Подотчетных Объектах различается для утвержденных и неутвержденных записей. Рассмотрим действие кнопки «Удалить» для разных случаев.

После удаления утвержденных записей, они окрашиваются в серый цвет, но не исчезают из списка. Редактирование таких записей невозможно, потому что они направлены в Главное Управление для подтверждения или отклонения удаления.

Удаление измененных и отклоненных записей является удалением внесённых изменений. Происходит возврат до последней утвержденной версии. В истории изменений удаляются последние изменения.

При удалении новых, еще не подтвержденных записей, происходит их полное удаление из списка.

Любые удаленные записи можно восстановить, так как в таблице за признак удаления отвечает отдельное поле deleted. При deleted = 1 записи считаются удаленными.

5.1.4 Типы и виды полей для ввода данных

Типы полей ограничивают вводимую пользователем информацию по содержанию. В Системе используются следующие типы полей данных:

Text . Поле ввода текста в одну строку (Рисунок 24). Может быть разной длины. В такое поле допускается вводить любую информацию.

Рисунок 24 -- Текстовое поле.

Textarea . Поле ввода для текста в несколько строк (Рисунок 25). В такое поле допускается вводить любую информацию. При вводе большого количества информации справа от поля появляется полоса прокрутки.

Рисунок 25 -- Текстовое многострочное поле.

Int . Поле для ввода целых чисел (Рисунок 26). В некоторых полях типа int допустимо вводить только неотрицательные числа, например, «Количество материальных ценностей».

Рисунок 26 -- Поле для ввода чисел.

Date. Поле для ввода даты (Рисунок 27). Данные в такое поле можно ввести вручную или, нажав на, выбрать значение из календаря.

Рисунок 27 -- Поле для ввода даты.

Сheckbox. Поле для установки галочки типа «да»/«нет» (Рисунок 28).

Рисунок 28 -- Поле для выбора «да»/«нет».

Radiobutton . Поле выбора одного значения из нескольких возможных (Рисунок 29).

Рисунок 29 -- Поле для выбора одного из несколькиз значений.

Dropdown . Выпадающий список значений, среди которых пользователь может выбрать только одно (Рисунок 30). Имеет строку поиска, для того, чтобы быстро найти нужное значение.

Рисунок 30 -- Выпадающий список.

Рядом с названиями полей может присутствовать символ. При нажатии на него появляется всплывающая подсказка (Рисунок 31).

Рисунок 31 -- Подсказка к полю.

Поле, на котором стоит курсор, подсвечивается голубым сиянием и может содержать информацию о лимите вводимых значений (Рисунок 32).

Рисунок 32 -- Ограничение количества символов.

Поля, имеющие красную звездочку рядом с названием, являются обязательными для заполнения (Рисунок 33).

Рисунок 33 -- Поле, обязательное для заполнения.

5.1.5 ER-модель данных

Модель сущность-связь представлена в приложении 1.

5.1.6 Структура таблиц

Следует отметить назначение полей, которые встречаются во всех таблицах:

· id -- уникальный идентификатор записи

· company_id -- значение поля из таблицы companies, а именно, компания, к которой относится запись

· comment -- примечание. Пользователь на свое усмотрение может добавить комментарий как для себя. Так и для остальных пользователей Системы.

· deleted -- признак удаления. Если значение поля равно 0, то запись считается не удалённой и отображается в списке. Если пользователь удаляет выбранные записи, они полностью не стираются из таблицы, меняется только значение флага deleted на 1. Такие записи легко восстановить в основном списке, поменяв вручную значение поля deleted на 0.

· created -- дата и время создания записи. В поле после сохранения новой записи записывается текущая дата и время с учётом часового пояса.

· lastchanged -- дата и время последней редакции записи. В поле после сохранения новой или отредактированной записывается текущая дата и время с учётом часового пояса.

Следует отметить назначение полей, которые встречаются в таблицах, которые синхронизируются между Главным Управлением и Подотчётными объектами:

· oid -- уникальный идентификатор записи на Подотчетном Объекте. На сервере Подотчетного Объекта равен id записи. На сервере Главного Управления уникальным ключом является значение полей company_id и oid.

· rootid -- значение oid родительской записи. При создании записи rootid равен oid.

· signed -- статус записи. Если значение поля signed равно -1, то запись отклонена, если signed равно 0, то запись была отредактирована и ожидает подтверждения/отклонения, если signed равно 1, то запись является подтвержденной.

· is_last -- признак последней утвержденной записи. Если значение поля is_last равно 1, значит текущая запись является утвержденной, в противном случае, запись либо не является утвержденной, либо является не последней утвержденной.

· is_last_draft -- признак последнего черновика. Если значение поля is_last_draft равно 1, значит текущая запись является последним отредактированным черновиком.

· for_delete -- если значение равно 1, то запись направлена на удаление.

Ниже приведена структура таблиц, которые были разработаны мною в процессе разработки Системы.

Таблица companies

В этой таблице (Таблица 3) хранятся данные о компаниях (Главном Управлении и Подотчетных Объектах).

Таблица 3 -- Структура таблицы companies.

	Название поля	Тип данных/ длина символов	Значение по умолчанию	Примечание
			AUTO_
				ID компании
				Наименование
				Юридический адрес
				Фактический адрес
				IP адрес сервера
				Телефон(ы)
				Широта расположения организации
				Долгота расположения организации
				Дата и время последней успешной синхронизации
				1 - Главное Управление, 0 - Подотчётный объект
				Примечание
				Создатель записи
				Дата-время создания записи

Таблица assets

В этой таблице хранятся данные о материальных ценностях (таблица 4).

Таблица 4 -- Структура таблицы assets.

	Название поля	Тип данных/ длина символов	Значение по умолчанию	Примечание
			AUTO_
				ID записи для синхронизации
				1 - последний черновиком
				Название
				ID сторонней организации из таблицы organizations
				ID подразделения из таблицы departments
				ID материально ответственного лица из таблицы persons
				Тип, марка
				Инвентарный номер
				Единица измерения
				Количество
				Цена за единицу
				1 - на балансе, 2 - за балансом
				Дата постановки на учёт
				1 - имущество списано, 0 - нет
				Основание для списания
				Акт списания материальных ценностей
				Дата списания
				1 - передано в Росимущество, 2 - принято из Росимущества
				Акт передачи / приема из Росимущества
				Дата акта передачи / приема
				Дата передачи / приема из Росимущества
				1 - Запись направлена к удалению
				Примечание
				Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
				Дата-время последнего изменения
				Создатель записи
				Дата-время создания записи

Таблица departments

В этой таблице данные о структурных подразделениях предприятия (т аблица 5).

Таблица 5 -- Структура таблицы departments.

	Название поля	Тип данных/ длина символов	Значение по умолчанию	Примечание
			AUTO_
				ID записи для синхронизации
				ID компании из таблицы companies
				ID родительской записи из текущей таблицы
				1 - последняя утвержденная версией
				1 - последний черновиком
				Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения, -1 - отклонено
				Наименование подразделения
				1 - подразделение расформировано
				Дата, когда было расформировано
				Название документа о расформировании
				Примечание
				Примечание
				Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
				Дата-время последнего изменения
				Создатель записи
				Дата-время создания записи

Таблица documents

В этой таблице хранятся сообщения, которые привязаны к идентификатору структурного подразделения (т аблица 6).

Таблица 6 -- Структура таблицы documents.

	Название поля	Тип данных/ длина символов	Значение по умолчанию	Примечание
			AUTO_
				ID записи для синхронизации
				ID компании из таблицы companies
				ID родительской записи из текущей таблицы
				1 - последняя утвержденная версией
				1 - последний черновиком
				Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения, -1 - отклонено
				От какого числа документ
				Название документа
				Примечание
				1 - Запись отправлена на удаление
				Примечание
				Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
				Дата-время последнего изменения
				Создатель записи
				Дата-время создания записи

Таблица organizations

В этой таблице данные об организациях-арендаторах (таблица 7).

Таблица 7 -- Структура таблицы organizations.

	Название поля	Тип данных/ длина символов	Значение по умолчанию	Примечание
			AUTO_
				ID записи для синхронизации
				ID компании из таблицы companies
				ID родительской записи из текущей таблицы
				1 - последняя утвержденная версией
				1 - последний черновиком
				Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения, -1 - отклонено
				Наименование организации
				Примечание
				1 - Запись отправлена на удаление
				Телефон(ы)
				Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
				Дата-время последнего изменения
				Создатель записи
				Дата-время создания записи

Таблица persons

В этой таблице хранятся данные о материально ответственных лицах (таблица 8).

Таблица 8 -- Структура таблицы persons.

	Название поля	Тип данных/ длина символов	Значение по умолчанию	Примечание
			AUTO_
				ID записи для синхронизации
				ID компании из таблицы companies
				ID родительской записи из текущей таблицы
				1 - последняя утвержденная версией
				1 - последний черновиком
				Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения,
				1 - отклонено
				Отчество
				Должность
				Профессиональный статус
				Дата рождения
				1 - уволен.
				Дата увольнения
				Примечание
				1 - Запись отправлена на удаление
				Примечание
				Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
				Дата-время последнего изменения
				Создатель записи
				Дата-время создания записи

Таблица discussion

В этой таблице хранятся сообщения. В поле table хранится название таблицы, к которой относится сообщение. В поле table_id хранится идентификатор из этой таблицы (таблица 9).

Таблица 9 -- Структура таблицы discussion.

	Название поля	Тип данных/ длина символов	Значение по умолчанию	Примечание
			AUTO_
				ID компании
				Название сторонней таблицы
				ID из таблицы assets
				Текст сообщения
				1 - сообщение отправлено, 0 - не отправлено
				1 -- сообщение еще не просмотрено, 0 -- сообщение просмотрено
				Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
				Дата-время последнего изменения
				Создатель записи
			CURRENT_	Дата-время создания записи

5.1.7 Схемы работы модулей

Редактирование записи пользователем Подотчётного Объекта на примере списка «Документы» (documents). Алгоритм работы представлен на рисунке 34.

Рисунок 34 -- Схема работы модуля «Редактирование записи».

Отклонение изменений пользователем Главного Управления. Алгоритм работы представлен на рисунок 35.

Рисунок 35 -- Схема работы модуля «Отклонение изменений в записи».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В выполненной курсовой работе было рассмотрено создание Автоматизированной Системы Учета Материальных Ценностей.

Созданная Система имеет следующие возможности:

· осуществляет контроль передвижения материальных ценностей как внутри Подотчетного Объекта между структурными подразделениями, так и между арендаторами;

· фиксирует имущество за материально ответственным лицом, контролирует передачу ответственности от одного сотрудника к другому (например, в случае увольнения);

· имеет возможность импорта данных из EXCEL и 1С;

· может осуществлять выгрузку выбранных или всех данных в EXCEL, Word, PDF, отправку на печать;

· имеет простой интерфейс и не требует специального обучения пользователей;

· осуществляет быструю синхронизацию данных между Подотчетным Объектом и Центральным Управлением. Данные передаются по защищенному каналу, а все этапы синхронизации защищены режимом транзакции;

· администрирование программы осуществляется специалистами узкого профиля.

Для разработки Системы были выбраны средства, языки программирования, библиотеки разработки системы, которыми являются: Mysql 5.6, PHP 5.5, jQuery 1.8.3 и Bootstrap.

Проведённый обзор аналогов системы показал, что современные системы учёта и контроля материальных ценностей не удовлетворяют всем предъявляемым требованиям. Основным недостатком у примитивных программ является небольшой набор функций и возможностей. Более крупные системы требуют наличие специальных знаний у пользователя. Отсутствие модульности в больших системах ведет к непредсказуемым результатам после обновления.

По итогам разработки дипломного проекта была проведена оценка эффективности системы (Таблица 10).

Таблица 10 -- Оценка эффективности системы АС УМЦ.

Аналог/ Критерий			1C:Бухгалтерия	МойСклад
Удобный интерфейс
Поиск/ Фильтрация
Интеграция с существующими системами
Специальное обучение пользователей
Индивидуальная настройка системы под пользователя
Не требует выхода в глобальную сеть
Разграничены права доступа
Стабильный результат установки обновлений

Из таблицы 6 следует отметить, что созданная Автоматизированная Система Учета Материальных Ценностей отвечает всем заявленным критериям. Она имеет простой и интуитивный интерфейс и не требует от пользователя специальных знаний. Система не нуждается наличие глобальной сети, достаточно локального соединения между Главным Управлением и Подотчетными объектами.

Система оснащена транзакционной целостностью данных. Это обеспечивает сохранность при внезапных сбоях. Информация хранится в базе данных, доступ к которой ограничен правильным введением имени пользователя и пароля. Обмен данными между Главным Управлением и Подотчетными объектами осуществляется защищенным VPN-соединением.

Чтобы быстро найти нужную информацию, предусмотрены средства поиска, фильтрация и сортировка данных. Множество отчётов и графиков предоставляют данные в любом удобном разрезе. Также возможности движка позволяют настроить внешний вид и некоторые функции индивидуально для каждого пользователя. В каждом разделе возможен импорт или экспорт данных в MS EXCEL, 1C, вывод информации на печать.

В конце проделанной работы пользователям была предоставлена система по учёту материальных ценностей, которая выполняет широкий ряд функций, является простой в эксплуатации, не имеет специальных требований для работы с ней. Система «АС УМЦ» обеспечивает защиту и сохранность данных, что дает возможность крупнопромышленные предприятия, военные производственные объекты являться её пользователями.

Выполнение дипломного проекта осуществляется по заказу компании ООО «Бреалит». Основное направление компании -- автоматизация процессов управления на предприятии. Был заключен договор с учреждением «Федеральное управление по безопасному хранению и уничтожению химического оружия при Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации». Система установлена в операционном отделе движимого имущества в Москве и на 6 объектах с 1 октября 2015 года.

Во время эксплуатации Системы были выявлено пожелание интеграции данных с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, а именно, учётов фактов приёма и передачи материальных ценностей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. «Microsoft Excel» (Википедия) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Википедии, 2016. - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel / (Дата обращения 12.02.2016)

2. «Google Docs» (Википедия) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Википедии, 2016. - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Google_Docs / (Дата обращения 16.04.2016)

3. «1C:Предприятие» (1С) [Электронный ресурс] // коллектив авторов 1C, 2016. - URL: http://www.1c.ru/rus/products/1c/1sbu.htm (Дата обращения 13.02.2016)

4. «МойСклад» (МойСклад) [Электронный ресурс] // коллектив авторов МойСклад, 2015. - URL: http://www.moysklad.ru/ (Дата обращения 16.02.2015)

5. «Автоматизированная система учета товарно-материальных ценностей»

(SlideShare) [Электронный ресурс] // коллектив авторов SlideShare, 2015. - URL: http://www.slideshare.net/YuriKasian/ss-40709503 (Дата обращения 16.02.2016)

6. «Учебник по PHP 5» (Softtime) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Softtime, 2016. - URL: http://www.softtime.ru/bookphp/gl12_1.php (Дата обращения 05.04.2016)

7. «Справочное руководство по MySQL» (MySQL) [Электронный ресурс] // коллектив авторов MySQL, 2016. - URL: http://www.mysql.ru/docs/man/Comparisons.html (Дата обращения 15.04.2016)

8. «Что такое PHP?» (PHP) [Электронный ресурс] // коллектив авторов PHP, 2016. - URL: http://php.net/manual/ru/intro-whatis.php (Дата обращения 05.03.2016)

9. «PHP: самый популярный язык для Интернета» (Интернет-технологии) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Интернет-технологии, 2016. - URL: http://www.internet-technologies.ru/articles/article_1991.html (Дата обращения 04.04.2016)

10. «Библиотека JavaScript» (Spacebox) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Spacebox, 2016. - URL: http://www.spacebox.ru/ru/about/faq/javascript/ (Дата обращения 28.03.2016)

11. «Что такое jQuery, основные понятия и возможности» (Site-Do) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Site-Do, 2016. - URL: http://www.site-do.ru/js/jquery1.php (Дата обращения 28.03.2016)

12. «Что такое Bootstrap» (Dedushka) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Dedushka, 2016. - URL: http://dedushka.org/uroki/6901.html (Дата обращения 23.03.2016)

13. «Mercurial» (Википедия) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Википедии, 2016. - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Mercurial (Дата обращения 13.04.2016)

14. «Система управления версиями Mercurial» (Hi-tech) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Hi-tech, 2016. - URL: http://all-ht.ru/inf/prog/p_0_1.html (Дата обращения 13.04.2016)

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Исследование свойств системы управления базами данных Firebird. Разработка базы данных для автоматизации учета товарно-материальных ценностей. Изучение главных сущностей и атрибутов, присутствующих в данной базе данных. Построение связей между сущностями.

курсовая работа , добавлен 23.02.2014


Система управления базами данных MySQL. Управление БД MySQL при помощи инструмента phpmyadmin. Принципы учета товарно-материальных ценностей. Спецификация оборудования, необходимого для нормального функционирования базы данных учета. Создание скрипта.

дипломная работа , добавлен 16.08.2015


Разработка системы учета товарно-материальных ценностей с использованием стандартных методологий функционального и информационного моделирования. Экономические параметры разработки и внедрения информационной системы. Разработка клиентской части системы.

дипломная работа , добавлен 03.04.2013


Обзор и анализ информационных систем по учету материальных ценностей в международной практике. Информационная система для учёта материальных средств ООО "Железногорский комбикормовый завод". Выбор средств, инструментов для создания информационной системы.

дипломная работа , добавлен 23.12.2014


Обзор медицинских информационных систем. Анализ и моделирование автоматизированной системы "Регистратура". Требования к составу и параметрам вычислительной системы. Обоснование выбора системы управления базами данных. Разработка инструкции пользователя.

дипломная работа , добавлен 14.10.2012


Анализ информационных потоков. Разработка структуры таблиц базы данных. Выбор CASE-средства для проектирования информационной системы и среды программирования. Разработка программных модулей (программного обеспечения). Подготовка справочных баз данных.

дипломная работа , добавлен 19.11.2013


Перечень документов, на основании которых создается система автоматизации бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей. Назначение и цели создания системы. Требование к содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

курсовая работа , добавлен 05.07.2014


Общие сведенья о РУП "Гомсельмаш". Экономические показатели деятельности предприятия. Данные об отделе управления технического и сервисного обслуживания продукции. Система учета движения товарно-материальных ценностей. Разработка структуры базы данных.

дипломная работа , добавлен 26.12.2012


Анализ функциональной структуры автоматизированной системы управления. Обоснование необходимости создания подсистемы учета материальных средств, проектирование информационной базы данных. Расчет себестоимости разработки внедряемого программного продукта.

дипломная работа , добавлен 26.06.2011


Классификация систем управления базами данных. Выбор операционной системы, языка программирования, среды разработки (IDE) и дополнительных компонент. Разработка интерфейса и функций программы по управлению складом, её тестирование и исходный код файлов.

Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.

Складской учет

Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета трудно обеспечить их сохранность. Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала. Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.

Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.

Организация складского учета

Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, - это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.

Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.

Использование карточек

Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости,в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.

При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.

Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.

Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам. После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости. Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.

Сальдовый учет

Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.

При данном виде организации работы склада производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.

Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.

Партионный учет

Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах. Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге. После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.

Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.

Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача. В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.

Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает на полностью израсходованную партию ТМЦ.

Как используются складские журналы при сортовом учете?

Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.

В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.

Наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;

Номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;

Место хранения.

Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.

Грамотно организовать складской учет количественного типа, при которомфиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.

Как проводится уценка ТМЦ?

Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.

Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию. В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.

Системы управления складом

Одной из ключевых задач любого бизнеса является автоматизация и оптимизация всех внутренних процессов предприятия. Это позволит сэкономить время и повысить качество обслуживания.

Склад не является исключением. Для того чтобы ускорить различные процессы, имеющие отношение к приему и расходу товара, используется программа складского учета. Она может иметь различный вид и структуру, но функции подобного программного обеспечения остаются неизменными.

Речь идет о следующих возможностях:

Распределение продукции на складе по ячейкам хранения, партиям и ответственным лицам;

Возможность динамического пересчета складских остатков;

Отслеживание грузов по маршрутам движения;

Использование различных способов формирования цены товара;

Инвентаризация и последующее формирование актуальной отчетности согласно ее итогам;

Формирование приходно-складских ордеров;

Переоценка товара по причине влияния различных факторов, формирующих его стоимость;

Управление складом.

Хорошо составленная программа складского учета позволяет наладить эффективную работу транзитного товарного склада, а также складских помещений, имеющих общее назначение. Также практикуется использование электронного аналога карточки складского учета, которая обладает всеми актуальными фильтрами. Речь идет об отслеживании информации по следующим направлениям:

Валюта, используемая для оплаты товара (по сличительной ведомости, акту об излишках и недостаче, ведомости фактического наличия и др.);

Партия продукции, сроки ее хранения, дата окончания действия сертификатов;

Различные виды операций с ТМЦ;

Целевое назначение;

Пересортица;

Материально ответственные лица;

Операции укомплектования и разукомплектования материальных ценностей на складе.

Как правило, такой автоматизированный складской учет дорабатывается разработчиком с учетом индивидуальных особенностей бизнеса конкретного клиента.

Актуальные программы

Для эффективной организации работы склада может использоваться различное программное обеспечение. Но одним из самых популярных вариантов является «1С Складской учет». Этот софт имеет определенные преимущества, которые и привлекают множество компаний, интегрирующих данную программу в работу своих складов.

Ключевые функции выглядят следующим образом:

Быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения;

Точное ведение всей складской документации;

Своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек);

Наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации;

Представление и обработка системы складских помещений.

При помощи данного программного обеспечения можно качественно охватить несколько направлений хозяйственной деятельности предприятия. Речь идет об управлении правилами продаж, запасами, финансами, закупками и доставкой товаров. К основным преимуществам "1С" можно отнести простоту использования программы, возможность ее коррекции с учетом потребностей конкретной организации и полное соответствие нормам российского законодательства.

При желании можно воспользоваться и другими программами: «СуперСклад», «Товар-деньги-товар» и другими.

Заключение

Очевидно, что работа склада играет не последнюю роль в построении эффективной деятельности компании. Поэтому от уровня организации складских функций зависит качество сервиса, скорость доставки и состояние процесса продаж в целом. Таким образом, любая компания, заинтересованная в успешном построении цикла продаж и доставки продукции, должна качественно организовать учет товара.

---