Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют следующие постановления об утверждении форм первичных документов:

1. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

2. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

3. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

4. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья».

5. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

6. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

7. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Данным постановлением разработаны унифицированные формы первичной учетной документации:

по учету операций в общественном питании;

по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле;

по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

по учету торговых операций (общие).

8. Постановление Росстата от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

9. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 11 ноября 1999 года №100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

Разработанные и утвержденные указанными постановлениями унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация в случае необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требование пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, подлежащей отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно;

Дату составления документа. Дата позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: вначале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 августа 2005 года будет записана следующим образом: 04.08.2005;

Наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указание должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции, и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.

В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Обратите внимание! Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

таксировка , заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Во все первичные документы не допускается внесение неоговоренных исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа вручную, неправильная запись перечеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным способом.

Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

Составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;

Передача документа в бухгалтерию;

Проверка и обработка принятых документов;

Составление по документам учетных регистров;

Сдача документов в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.

По каждому документу в график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

Порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения документа;

Порядок проверки документа с указанием порядка представления документа, сроков представления, лиц, ответственных за представление документа и его проверку;

Порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;

Порядок передачи документа в архив с указанием исполнителя процедуры и сроков передачи.

Примерный графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте №105.

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отдела труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие работники) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и подразделения, в которые данные документы должны быть представлены с указанием сроков представления.

Ответственность за своевременное и качественное составление первичных документов, за достоверность содержащихся в них сведений, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также за соблюдение графика документооборота несут лица, создавшие и подписавшие первичные документы.

Контроль соблюдения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер, требования, предъявляемые им в части порядка оформления операций, представления необходимых документов и сведений в бухгалтерию и на вычислительные установки, в случае, если обработка документов осуществляется с применением средств вычислительной техники, обязательны для всех подразделений и служб организации.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета и отчетности, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Бухгалтерский учет и отчетность (основные моменты) ».

Хотелось бы узнать, какова, по вашему мнению, на сегодняшний день позиция налоговых органов и судов по поводу необходимости организациям иметь ОРИГИНАЛЫ документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (а именно актов выполненных работ, счетов-фактур, товарных накладных, товарно-транспортных накладных и т. д.)Просьба дать ссылки на имеющиеся в базе судебные решения, письма ФНС и т.д.

Исходя из содержания вопроса, речь не идет об электронных документах. Поэтому рассмотрим вопрос о подтверждении хозяйственных операций, а также расходов по налогообложению, неоригинальными документами. Основной проблемой неоригинального документа является отсутствие обязательного реквизита (предусмотренных частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), которые должен содержать любой первичных документ, а именно, подписей лиц (исполнителей), совершивших операцию.

Судебная практика, касающаяся подтверждения хозяйственных операций и расходов по налогообложению, исходит из того, что если компания желает учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12 , от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12 . Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968 . Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10 , Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 .

Кроме того, если первичный документ отсутствует, то факт совершения хозяйственной операции можно документально подтвердить другими документами, косвенно обосновывающими расходы. Правомерность такого подхода подтверждается судебной практикой (см., например, , , ).

В отношении счетов-фактур входящих. Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 ). Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден () или утрачен при пожаре (). Таким образом, для того, чтобы подтвердить вычет копией счета-фактуры, компании необходимо иметь доказательства факта утраты документа в результате форс-мажора, хищения или других непреодолимых обстоятельств. Без такого подтверждения вычет не получится оспорить даже в судебном порядке.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П , определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09 , постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).*

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

авансовые отчеты;
товарные чеки;
квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515 .*

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

Документы в электронном виде

Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.

По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3 , от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491 , от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85 , от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605 .*

Елена Попова ,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Первичные документы

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.*

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры

По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Исключение предусмотрено только для банковских документов. В Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П , указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.*

Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Первичные документы утеряны

Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность .*

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: «Первичка» с факсимильной подписью расходы не подтверждает

Документ: письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808
Что нового: при расчете налога на прибыль принять к учету можно только документы, которые лично подписали уполномоченные работники*

Подписи должностных лиц - обязательный реквизит первичных учетных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Документы с факсимиле или электронной копией подписи не подтверждают расходы.

При расчете налога на прибыль неподтвержденные расходы учесть нельзя.

4. Статья: Налоговые последствия утраты документов

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. и ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, - в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).*

Утрата затребованных налоговиками документов может привести к выездной проверке

Истребовать у компании документы инспекторы могут как в рамках проверки cамой компании (ст. 93 НК РФ), так и ее контрагента (ст. 93.1 НК РФ). Если бумаги у компании отсутствуют, ее могут оштрафовать по статье 126 НК РФ. Суды поддерживают налоговиков, если компания не принимает мер для восстановления утраченных документов (постановления ФАС , и округов).

Если компания докажет, что она не могла представить бумаги в инспекцию по независящим от нее причинам, привлечение к ответственности удастся оспорить в суде (постановления ФАС Московского от 12.08.13 № А40-82680/12-20-446 , Поволжского от 29.08.13 № А06-7786/2012 и Восточно-Сибирского от 23.09.09 № А33-12556/08 округов).

Но если компания не представила в инспекцию бумаги, она, скорее всего, попадет в план выездных проверок. Такие выводы следуют из пункта 9 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (приведены в приложении № 2 к приказу ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@).

Еще один риск в случае непредставления запрошенной «первички» - штраф по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (о том, какие еще штрафы за отсутствие документов грозят компании и ее должностным лицам, читайте на с. 38). При этом инспекторы на местах привлекают компанию к ответственности и в том случае, если документы утрачены в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Так, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, компания не смогла представить «первичку» из-за замыкания электросети, которое вывело из строя жесткий диск компьютера. Суд счел правомерным привлечение к ответственности (постановление от 23.09.08 № КА-А40/8513-08-2).

Но есть судебные решения и в пользу налогоплательщиков. Суды нередко освобождают компании от штрафов за непредставление бумаг по запросу налоговиков и за нарушение правил учета доходов и расходов в случае, если такие документы утрачены, в частности:

В результате аварии системы отопления (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 № А17-6799/2008);
- по причине пожара (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.10.08 № А56-2606/2008);
- из-за выхода из строя жесткого диска (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.06 № А74-121/2006-Ф02-2914/06-С1).

Восстановить нужно и те утраченные документы, которые ранее проверили во время выездной проверки

Утрату документа из-за поломки компьютера не все суды считают весомой причиной для отмены штрафа

Если в рамках контрольных мероприятий налоговики уже истребовали у компании документы, сделать это повторно они не вправе (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исходя из этого, можно предположить, что утраченные документы, которые налоговики ранее уже запрашивали у компании, восстанавливать не нужно. Но это не так.

Суды подтверждают, что утраченную «первичку» и счета-фактуры могут заменить их надлежаще оформленные копии

Копии счетов-фактур для целей принятия НДС к вычету

Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (постановление от 09.11.10 № 6961/10).

Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.12 № А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (постановление ФАС Уральского округа от 19.07.11 № Ф09-3665/11).*

Буква закона

Какая ответственность грозит в случае утраты документов

Если компания не обеспечила сохранность документов, ей грозит ответственность:

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

Причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
- реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

Заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
- дату заверения.*

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

В августе прошлого года Минфин России разъяснил, как правильно заверить подшивку копий документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). По мнению финансистов, компания вправе заверить как каждый отдельный лист копии документа, так и всю прошивку многостраничного документа в целом.

Если компания представляет в инспекцию подшивку документов, она последовательно нумерует все листы в подшивке, указывает общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись) и проставляет отметку о заверении на обороте последнего листа подшивки. Кроме того, необходимо выполнить следующие условия:

На каждом листе подшивки можно свободно прочитать текст, все даты, визы, резолюции и т. д.;
- при изучении копии документа подшивка не развалится (не произойдет механического разрушения крепления);
- при необходимости каждый отдельный лист подшивки можно скопировать при помощи современной копировальной техники.

Подробнее о рекомендациях финансового ведомства по вопросу изготовления копий документов читайте в статье «Как правильно оформить копию документа - разъясняет Минфин России » // РНК, 2014, № 18

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).*

4. Составить акт о невозможности восстановления документов

Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).

Например, контрагент не представил копию утраченного документа. Это возможно, если продавец на момент отправки запроса прекратил свою деятельность, изменил местонахождение или сам утратил оригинал документа, в связи с чем не может изготовить копию. На практике суды считают, что компания приняла меры для восстановления документов даже в том случае, если она не получила бумаг от контрагента. Главное, подтвердить факт направления запроса (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.13 № А22-663/2011 , Восточно-Сибирского от 20.01.11 № А58-2951/10 и Уральского от 28.04.10 № Ф09-2782/10-С2 округов).*

Утрата подотчетных документов обернется для сотрудника обязанностью уплатить НДФЛ

Президиум ВАС РФ считает, что сотрудник, который потерял подотчетную «первичку» , получил облагаемый НДФЛ доход

Если сотрудник не представил в срок документы по расходованию выданных под отчет средств, считается, что эти суммы он потратил на личные нужды. То есть получил облагаемый НДФЛ доход (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, Верховным судом РФ и толкование норм законодательства о налогах и сборах, содержащееся в решениях Конституционного суда РФ за 2013 год, письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263).

Подобным образом считает столичное налоговое управление (письма от 12.10.07 № 28-11/097861 и постановление ФАС Московского округа от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3).

Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете » каждый факт хозяйственной жизни (хозяйственная операция) подлежит оформлению первичным учетным документом. С этой целью применяется один из элементов метода бухгалтерского учета — документация, т.е. основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, отражения объектов бухгалтерского учета, первичного контроля . Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ определяет электронную подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) и которая используется для определенного лица, подписывающего информацию.

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект (организация) обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Новым законом «О бухгалтерском учете» упразднено понятие «унифицированные формы», теперь все формы первичных документов организации могут разрабатывать самостоятельно. Чтобы формы первичных документов, на основании которых фиксируется факт осуществления хозяйственной операции, стали легитимными, они должны быть утверждены приказом руководителя (возможно, в составе учетной политики) и иметь обязательные реквизиты.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Значение бухгалтерских документов

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете .

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры , суда , арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения . Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий , аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы Используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении. В Законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» говорится: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти , ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации».

Реквизиты документов

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизит — от лат. requisitum — требуемое, нужное.

Реквизиты бывают обязательные, дополнительные и специальные. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку , операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, и т.д.

К специальным относятся реквизиты, соответствующие определенному участку учета .

Требования, предъявляемые к заполнению документов

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или если это почему-то невозможно,— непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков .

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы , акты приема-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете . Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием . Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Некоторые документы заполняются только вручную, например, денежные чеки

Документы, составленные с помощью вычислитель ной техники, автоматически регистрируют информацию о произведенных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера . Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры , судами , налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета , бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета , в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

Одна из задач бухгалтерского учета – это формирование информации об активах, пассивах компании, ее доходах, расходах и значимых фактах деятельности организации. Чаще всего предметом учета выступают хозяйственные операции.

Хозяйственные процессы и хозяйственные операции

В деятельности производственного предприятия или организации, выполняющей работы либо оказывающей услуги, выделяют три процесса:

снабжение,
производство,
реализация.

Процессы состоят из совокупности хозяйственных операций.

Хозяйственная операция в бухгалтерском учете – это действие (факт), результатом которого является изменения в составе, размещении имущества и источниках его образования. Например, движение денежных средств, материальных ценностей, обязательств.

Хозяйственные процессы в бухгалтерском учете отражаются по мере совершения хозяйственных операций – при этом предметом учета становится факт совершения и результат.

Хозяйственные операции и процессы предприятия – схема

Виды хозяйственных операций

Бухгалтерский учет в системе хозяйственного учета выделяет 4 типа операций в зависимости от их влияния на бухгалтерский баланс.

Хозяйственные операции в бухучете: таблица классификации

Влияние на баланс	Корреспонденция признак счета
Влияние на баланс	по дебету	по кредиту
Затрагивает только актив	активный	активный
Затрагивает только пассив	пассивный	пассивный
Увеличивает и актив, и пассив	активный	пассивный
Уменьшает и актив, и пассив	пассивный	активный

I тип – это проводки, которые уменьшают одну статью актива «за счет» другой. Примеры: приход на склад готовой продукции, поступление средств с расчетного счета в кассу. Происходит изменение состава имущества организации, но не его итоговая сумма:

II тип – проводки затрагивают только статьи пассива. Например: увеличен резервный капитал за счет прибыли. Такие хозяйственные операции в бухучете приводят к изменениям состава обязательств и источников средств, не отражаясь на их совокупной оценке:

III тип – проводки, в результате которых возрастает стоимость имущества, и при этом увеличиваются обязательства. Примерами являются операции покупки основных средств , получения кредита. В этом случае меняется валюта баланса:

IV тип – бухгалтерские проводки, снижающие уровень обязательств или собственного капитала организации вследствие уменьшения активов. Распространенный пример: расчеты с поставщиками . Хозяйственная операция затрагивает статью и актива, и пассива и приводит к их уменьшению:

материальные – движение ТМЦ,
денежные – операции с денежными средствами,
расчетные – взаимоотношения с контрагентами по расчетам.

Этот принцип также используется для классификации первичных бухгалтерских документов.

Хозяйственные операции в бухучете: примеры

Рассмотрим для примера перечень хозяйственных операций предприятия, занимающегося сборкой и реализацией наручных часов. В апреле собрана партия товара: себестоимость комплектующих составила 284 000 руб., оплата труда сборщикам – 110 000 руб. Товар продан за 655 018 руб. (в т. ч. НДС 99 918 руб.).

Корреспонденция счетов и содержание хозяйственных операций: таблица


Комплектующие списаны в производство
Начислена оплата труда сотрудникам производства
Начислены страховые взносы		69 (по субсчетам)

Реализована партия товаров		90-1 «Выручка»
Списана себестоимость реализованной партии	90-2 «Себестоимость»
Начислен НДС

Операции № 1 и 5 являются примерами I и II типа – приведут к изменениям в активе и пассиве, но не отразятся на валюте баланса. Операции №2, 3, 6, 7 – пример учетных записей, которые влияют на итоговую сумму баланса предприятия.

Начальным этапом бухгалтерского учета является документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.

Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (наименование материала и пр.); содержательные реквизиты -- характеристику объекта учета (сорт, типоразмер материала и т.д.).

При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, которые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.

Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.

Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов -- предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.

При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада. (Приложение 1)

Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю -- цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета -- платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.

Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.

К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).

Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета -- платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.

За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.

Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.

Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.

Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.

Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.

Дебетовые