Savezni zakon br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. „O arhiviranju u Ruska Federacija„organizacije su dužne osigurati sigurnost arhivskih dokumenata, uključujući dokumente o osoblju, tokom perioda njihovog skladištenja utvrđenog saveznim zakonima, drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kao i spiskova dokumenata predviđenih u dijelu 3. član 6. i delovi 1. i 1.1. člana 23. ovog saveznog zakona.

Ove liste dokumenata uključuju:

1) spiskovi standardnih arhivskih dokumenata sa naznakom perioda njihovog čuvanja i uputstva za upotrebu ovih spiskova, koje je odobrio ovlašćeni savezni organ izvršni organ u oblasti arhiviranja i kancelarijskog rada (trenutno - Rosarhiv, ranije - Ministarstvo kulture Rusije):

- Spisak tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, organa lokalna uprava i organizacije, navodeći uslove njihovog skladištenja, odobrene. Naredbom Federalnog arhiva od 20. decembra 2019. N 236 (do 18. februara 2020. - Spisak odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. N 558);

- Odobrena lista tipičnih arhivskih dokumenata nastalih u naučnim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja. Naredba Ministarstva kulture Rusije od 31. jula 2007. N 1182.

Takođe pogledajte Uputstvo za korišćenje Liste tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, jedinica lokalne samouprave i organizacija, sa naznačenim rokovima njihovog čuvanja, odobreno. Naredba Federalnog arhiva od 20. decembra 2019. godine N 237.

Osim toga, za utvrđivanje roka trajanja upravljačkih dokumenata za 80-te - prvu polovinu 90-ih godina XX vijeka, kao i specifične (industrijske) dokumentacije, odobren je Spisak standardnih dokumenata. Glavni arhiv SSSR-a 15.08.1988.

2) spisak dokumenata odobrenih od strane saveznih državnih organa, drugih državnih organa Ruske Federacije, formiranih u toku njihovih aktivnosti, kao iu toku aktivnosti organizacija koje su im podređene, sa naznakom perioda njihovog skladištenja. Ove liste dokumenata odobravaju se u dogovoru sa Federalnim arhivom;

3) spisak dokumenata nastalih u toku aktivnosti kreditne organizacije, sa naznakom uslova njihovog skladištenja i uputstva za njegovu upotrebu, koje je odobrio nadležni savezni izvršni organ u oblasti arhiviranja i evidencije zajedno sa Bankom Rusije.

Za akcionarska društva, rokovi za čuvanje isprava utvrđeni su Pravilnikom o postupku i uslovima čuvanja isprava akcionarskih društava, koji je usvojen. Uredba Federalne komisije za hartije od vrijednosti Rusije od 16.07.2003. N 03-33/ps.

Referentne informacije sadrže uslove čuvanja najčešćih dokumenata organizacija, utvrđene Listom tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata, odobrenom. Naredba Federalnog arhiva od 20. decembra 2019. N 236, kao i rokovi skladištenja dokumenata koji nisu uključeni u gore navedene liste i utvrđeni saveznim zakonima, drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije.

„Slušaj, hajde da sve to izbacimo“, rekao mi je direktor, pokazujući na stalak pun kutija sa dokumentima od pre 7 godina. A ja sam mu odgovorio: „Nije tako jednostavno, ponekad su rokovi čuvanja dokumenata u organizaciji nekoliko decenija.“ Direktor mi je vjerovao, a naš zavičajni otpadni papir nastavio je skupljati prašinu na policama arhiva. Do sledećeg puta - kada se postavi pitanje kupovine novog stalka, onda ćemo sve preći i ostaviti samo one dokumente kojima rok skladištenja u organizaciji nije zaista istekao.

Koliko dugo treba čuvati dokumentaciju?

Potreba za skladištenjem dokumenata naznačena je u Federalnom zakonu od 22. oktobra 2004. N 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji". Pored toga, postoje tri liste kojima se odobravaju uslovi za čuvanje dokumenata u arhivu za javna i privatna pravna lica iz različitih oblasti delatnosti. Dokumentacija akcionarskih društava mora se voditi u skladu sa Pravilnikom o postupku i uslovima čuvanja dokumentacije akcionarskih društava, koji je usvojen. Uredba Federalne komisije za tržište vrijednosnih papira Ruske Federacije od 16. jula 2003. N 03-33 / ps.

Određeni periodi za vođenje evidencije

Najkraći rok trajanja je 1 godina, a maksimalni 75 godina. Neću ih navoditi poimenično za svaki dokument, kojih ima mnogo. Pored rokova postavljenih za uobičajena dokumenta kao što su kadrovska, finansijska, računovodstvena, poreska i elektronsko upravljanje dokumentima, papiri specijalizirane namjene u raznim oblastima industrije, medicine i sigurnosti imaju svoje uslove za čuvanje dokumenata u organizaciji. Razmotrite periode tokom kojih treba čuvati najčešće papire koji postoje u bilo kojoj organizaciji.

Rokovi čuvanja dokumenata koji se obično distribuiraju

Kako grabljati papirni šut?

Tokom vremena, organizacija akumulira ogromnu količinu različite dokumentacije. Da ne bi zaglibili u papire, potrebno je formirati komisiju (najčešće sastavljena od tri osobe) koja bi izvršila ispitivanje vrednosti i rastavila papire u sledeće kategorije, u zavisnosti od perioda čuvanja dokumenata u organizaciji su za njih predviđeni:

• podliježe trajnom čuvanju u arhivi državnog subjekta;
• dokumente koje je potrebno arhivirati duže od 10 godina pravno lice;
• koji se moraju privremeno čuvati ne duže od 10 godina u arhivi jedinice;
• papiri dozvoljeni za uništavanje nakon isteka roka skladištenja.

Procedura za uništavanje dokumenata

Kada se dokumenti unište, sastavlja se akt. unificirani oblik jer takvi akti ne postoje, sastavljaju se u slobodnoj formi, utvrđenoj naredbom rukovodioca. Trebalo bi navesti ne samo naziv i sve detalje organizacije, već i, obično u obliku tabele, navesti nazive dokumenata (predmeta), period kada su nastali, broj listova ili, ako je obim slučaja pod jednim imenom je veliki, tada je broj svezaka . U istom aktu možete dodati i kolone tovarnog lista za prijenos i prijem dokumenata na uništenje.

1. Poreski obveznici su dužni:

8) obezbjeđuje sigurnost podataka četiri godine računovodstvo i drugi dokumenti potrebni za obračun i plaćanje poreza, kao i dokumenti koji potvrđuju primljene prihode (za organizacije - i nastale troškove) i plaćene (zadržane) poreze;

Ako službena lica koja vrše uviđaj imaju dovoljno osnova da veruju da se dokumenti koji svedoče o izvršenju krivičnog dela mogu uništiti, sakriti, promeniti ili zameniti, ta dokumenta se oduzimaju na način propisan članom 94. ovog zakonika, prema aktu. koji su sačinili ovi službenici. U aktu o oduzimanju dokumenata mora se obrazložiti potreba za oduzimanjem i dati spisak dokumenata koji se oduzimaju. Poreski obveznik ima pravo da prilikom oduzimanja dokumentacije da komentare koji moraju biti sadržani u aktu na njegov zahtjev. Oduzeta dokumenta moraju biti numerisana, vezana i pečatom ili potpisom poreskog obveznika ( poreski agent, obveznik naknade). U slučaju odbijanja poreskog obveznika (poreskog agenta, obveznika takse) da oduzetu dokumentaciju stavi pečatom ili potpisom, o tome se pravi posebna napomena. Kopija akta o oduzimanju dokumenata dostavlja se poreskom obvezniku (poreskom agentu, obvezniku takse).

1. Oduzimanje dokumenata i predmeta vrši se na osnovu obrazloženog rješenja službenog lica poreskog organa koji vrši neposrednu poresku kontrolu.

Navedeno rešenje podleže saglasnosti rukovodioca (njegovog zamenika) poreskog organa koji je doneo odluku o sprovođenju poreske kontrole.

2. Nije dozvoljeno oduzimanje dokumenata i predmeta noću.

3. Oduzimanje dokumenata i predmeta vrši se u prisustvu svjedoka i lica od kojih se oduzimaju isprave i predmeti. U potrebnim slučajevima poziva se specijalista da učestvuje u ekstrakciji.

Prije otpočinjanja zapljene, službeno lice poreskog organa dostavlja rješenje o oduzimanju i obrazlaže licima koja iznose prava i obaveze.

4. Službeno lice poreskog organa predlaže licu od koga se vrši oduzimanje dokumenata i predmeta da ih dobrovoljno preda, a u slučaju odbijanja, oduzimanje se vrši prinudno.

Ako lice od koga se vrši oduzimanje odbije da otvori prostorije ili druga mjesta na kojima se mogu nalaziti dokumenti i predmeti koji su predmet oduzimanja, službeno lice poreskog organa ima pravo da to učini samostalno, izbjegavajući nepotrebno oštećenje brave, vrata i drugi predmeti.

5. Dokumenti i predmeti koji nisu u vezi sa predmetom poreske revizije ne podliježu oduzimanju.

6. O izvršenju zaplene, oduzimanju dokumenata i predmeta sačinjava se protokol u skladu sa uslovima iz člana 99. ovog zakonika i ovog člana.

7. Oduzeta dokumenta i predmeti popisani su i opisani u protokolu o oduzimanju ili u opisima koji su uz njega priloženi sa tačnim navođenjem naziva, količine i pojedinačnih karakteristika predmeta, te po mogućnosti i vrijednosti predmeta.

8. U slučajevima kada za događaje poreska kontrola nema dovoljno kopija dokumenata revidiranog lica i poreski organi imaju dovoljno osnova da veruju da se originalna dokumenta mogu uništiti, sakriti, ispraviti ili zameniti, službeno lice poreskog organa ima pravo da oduzme originalne dokumente u na način propisan ovim članom.

Prilikom oduzimanja takvih dokumenata prave se kopije koje ovjerava službeno lice poreskog organa i predaju licu od koga se oduzimaju. Ako je nemoguće napraviti ili prenijeti napravljene kopije istovremeno sa povlačenjem dokumenata poreski organ predaje licu od koga su dokumenti oduzeti, u roku od pet dana nakon oduzimanja.

9. Sva oduzeta dokumenta i predmeti se predočavaju svjedocima i drugim licima koja učestvuju u oduzimanju, a po potrebi se pakuju na mjestu oduzimanja.

Oduzeta dokumenta moraju biti numerisana, vezana i pečatom ili potpisom poreskog obveznika (poreskog agenta, obveznika takse). Ako poreski obveznik (poreski agent, obveznik naknade) odbije da zapečati ili potpiše oduzetu dokumentaciju, o tome se u zapisniku o oduzimanju stavlja posebna napomena.

10. Kopija zapisnika o oduzimanju isprava i predmeta predaje se uz prijem ili se dostavlja licu od koga su ti dokumenti i predmeti oduzeti.

Ovo pitanje postavljaju svi, bez izuzetka, preduzetnici koji su nedavno otvorili preduzeće i nisu razumeli zamršenosti sistema. Dakle, koliko dugo treba čuvati dokumente LLC preduzeća, godinu, dvije ili više? Ovo pitanje možete detaljno razumjeti čitajući tačke saveznog zakona br. 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji".

Rok trajanja računovodstvene isprave razne. Šta se može reći stavljanjem svih podtačaka zajedno? Knjigovodstvene isprave moraju se čuvati u DOO najmanje onoliko dugo koliko postoji mogućnost da ih poreska revizija zahtijeva. Prema članu 89 Poreskog zakona Ruske Federacije, period koji ne prelazi tri godine prije donošenja odluke o izvršenju ovog istog inspekcijskog nadzora. Odnosno, čuvamo sigurno tri godine, a onda počinje najzanimljivije.

Član 23. Poreskog zakonika Ruske Federacije, podstav 8. stava 1. jasno nas obavještava da su poreski obveznici dužni da čuvaju dokumentaciju koja potvrđuje obračun poreza četiri godine i ne manje od toga. To je to gospodo. Ne tri godine, već četiri, pažljivo čuvamo knjigovodstvenu dokumentaciju i pazimo da se ni jedan komad papira ne izgubi.

Koje konkretne dokumente preferiramo i čuvamo kao zenicu oka?

• podaci poreskog računovodstva;
• dokumenti koji potvrđuju prihod;
• dokumentovani dokazi o troškovima;
• dokaz o porezu po odbitku;

Računovodstvo također potvrđuje pravila skladištenja primarna dokumentacija. Prema naredbi „o računovodstvo» Knjigovodstvene evidencije br. 129-FZ treba čuvati kako je navedeno u pravilima državnih arhiva. Ali ne manje od pet godina nakon što su računovodstveni izvještaji sastavljeni posljednji put.

Šta se dešava? I činjenica da ste dužni da dokumente čuvate striktno u periodu u kojem ih može zatražiti poreska služba na provjeru. To je tri godine. Ako kao rezultat provjere nemate dokumente stare pet godina, možete dobiti kaznu za nepropisno čuvanje dokumenata i ništa više.

Ali nije sve tako jednostavno i transparentno u računovodstvenoj i poreskoj džungli. Postoji dokumentacija koju treba čuvati mnogo duže od perioda o kojima smo upravo govorili. Koji su to dokumenti?

1. Primarni dokumenti za sticanje imovine. Čuvamo ove dokumente koliko god želimo. čemu služi. Prvo, amortizacija. Drugo, prilikom prodaje nekretnine potrebno je negdje ponijeti potvrdu o njenoj početnoj vrijednosti7 također ne zaboravite na porez na imovinu.
2. Osnovna sredstva. Za neprofitabilna preduzeća, član 283. Poreskog zakona predviđa pravilo smanjenja poreska osnovica tekući period od prošlih gubitaka poreski period. Naravno, dokumentacija bi to trebala potvrditi. Gubici se mogu uzeti u obzir za deset narednih godina, što znači da dokumentacija mora biti uredna (član 283. stav 4.). Poreski inspektori imaju pravo da traže, radi potvrđivanja podataka o gubicima navedenim u dostavljenoj prijavi, primarne dokumente kojima se potvrđuje finansijski rezultat.
3. Za ruralna preduzeća koja posluju sa jedinstvenom poljoprivrednom taksom potrebno je voditi i dokumentaciju o gubicima tokom čitavog perioda njihovog otpisa. Član 346.6 stav 5 Poreskog zakona Ruske Federacije.
4. Za osobe koje rade na tzv. "pojednostavljenju", UST. Član 346.18 stav 7 Poreskog zakona Ruske Federacije.
5. Da otpišem beznadežne potraživanja takođe je potrebno imati prateću primarnu dokumentaciju za poresku službu. Uništavanje prateće dokumentacije lišava kompaniju prava da prizna netačan dug kao trošak, jer neće moći ništa da potvrdi iznos.
6. O akcionarskim društvima nećemo puno, jer se i dalje postavlja pitanje koliko dugo je potrebno čuvati dokumente DOO, a ne OJSC. Dakle, ako ukratko, onda u OJSC-u za pohranu dokumenata poresko izvještavanje– godišnje finansijski izvještaji, kao i osnivački akti su potrebni sve dok firma postoji. Ako preduzeće ide u likvidaciju, dokumenti se šalju u državni arhiv. Za ovaj postupak potreban vam je unaprijed sklopljen ugovor sa arhivom. Ako takvog sporazuma nije bilo, u arhivu dolazi samo dokument o osoblju kompanije. Gdje će biti pohranjena ostala dokumentacija, odlučuje predsjednik likvidacione komisije, a možda i stečajni upravnik.
7. Kompanija je dužna da čuva godišnje poreske prijave najmanje 10 godina. kvartalno - pet godina, ovo je u prisustvu godišnjih.
8. Ako nema tromjesečnih izvještaja, mjesečni se također čuvaju najmanje pet godina.
9. Knjige nabavke i prodaje, fakture treba čuvati punih pet godina od dana poslednjeg upisa u dnevnik. Član 15.27 Pravila vođenja računovodstvenih dnevnika. U Listi standardnih upravljačkih dokumenata postoji paragraf koji se odnosi na fakture, tamo piše da upravo te fakture treba čuvati pet godina i to je to.

još jednom, poreske službe tokom inspekcija moraju se rukovoditi zakonima o porezima i taksama. I lista nije uključena.

delam zaključak: koliko dugo trebate čuvati dokumente LLC preduzeća? Ispada da ne manje od pet godina, a u pogledu osnovnih sredstava, i uopšte, sve vreme postojanja kompanije. Potrebno je uzeti u obzir period čuvanja dokumenata od prvog januara nakon godine u kojoj su nastali.

Kako čuvati papirnate dokumente?

Računovodstvena politika preduzeća treba da precizira kako i gde treba da se čuva dokumentacija, kao i odgovorno lice za sprovođenje ovog stava, pa čak i komisiju koju čine najkvalifikovaniji radnici.

Inače, nije potrebno čuvati dokumentaciju u kancelariji. Zakonom nije zabranjeno birati druga mjesta za skladištenje, na primjer, specijalizirane arhivske kuće. I ovdje akcionarsko društvo po zakonu obavezna čuvanje dokumenata kao npr godišnji izvještaji i charter tačno gdje se nalazi sjedište. Inače, pohranjivanje dokumentacije u elektronskoj formi zakonom je dozvoljeno uz malu napomenu da dokumenti moraju imati elektronski potpis osobe odgovorne za sastavljanje dokumenta. Za skladištenje dokumentacije u elektronskom obliku, kompanija kreira informacioni korporativni sistem. Opslužuje ga certifikacijski centar koji obezbjeđuje elektronski dokumenti primjena elektronskog potpisa.

Dokumenti za dugotrajno skladištenje vremenom se pogoršavaju i blijede. Da bi njihov sadržaj bio čitljiv, osobe odgovorne za čuvanje treba da vode računa i da pravovremeno prave kopije.

Prilikom likvidacije preduzeća arhiviraju se dokumenti koji su podložni dugoročnom čuvanju. Ako se preduzeće reorganizuje, dokumenti se prenose na organizaciju naslednicu. Kada se novo preduzeće izdvoji, ono dobija lične dosijee zaposlenih koji su prešli u novu strukturu i dokumente koji se odnose na delokrug nove kompanije.

Uništavanje dokumenata. Da biste uništili dokument, prvo morate sastaviti akt koji će potpisati šef kompanije, a tek onda možete pristupiti direktno uništavanju dokumenata. Štaviše, u aktu nije potrebno pažljivo prepisivati ​​svaki papir koji ide na uništenje. Dovoljno je prepisati nazive homogenih grupa. Ono što se smatra homogenim grupama treba posmatrati nezavisno. Na primjer, fakture - mogu se smatrati homogenim dokumentima i tako dalje.

Kako pravilno uništiti dokumente?

Samo spaliti? Odgovor je netačan. U tom slučaju možete se u potpunosti uhvatiti u koštac sa problemima sa ekološkim službama.
Reciklirati kao otpadni papir? Opcija je dobra, ali nema garancije da konkurentska kompanija neće imati dokumente, što nije dobro. Da se to ne bi dogodilo, fascikle sa dokumentima treba prenijeti na reciklažu uz fakturu. Štaviše, izvoz dokumenata treba da se vrši pod nadzorom uposlenika kompanije odgovornog za čuvanje dokumenata.

Takođe ga je nemoguće jednostavno baciti jer je, po zakonu, poslodavac dužan da čuva lične podatke zaposlenih u tajnosti.

Šta je ostalo? Najispravnije bi bilo koristiti posebnu mašinu za uništavanje papira. Općenito, na vama je da odlučite kako ćete se riješiti viška papira.

Kako biste izbjegli želju da unaprijedite svoju dokumentarnu arhivu, dodat ću da se nedostatak računovodstvenih registara ili faktura za poreski period smatra grubim prekršajem i kažnjava se novčanom kaznom od pet hiljada rubalja.

I to ako dokumenti nedostaju za jedan poreski period. U težim slučajevima kazna više neće biti 5.000, već 15.000 rubalja.

Ako je porezna osnovica potcijenjena gubitkom dokumenata koji potvrđuju prihod, porezni obveznik će platiti kaznu u iznosu od 10 posto iznosa neplaćenog poreza i ne manje od istih 15.000 rubalja.
Inače, u krivičnom zakonu postoje tačke koje se tiču ​​očuvanja knjigovodstvene dokumentacije. Ako se dokaže oštećenje dokumenata iz ličnog interesa, upletena osoba može dobiti zatvorsku kaznu od najmanje godinu dana. Ako postoji želja da se detaljnije upoznate sa ovim stavom, pogledajte član 352, stav 1, Krivičnog zakona Ruske Federacije za više detalja.

Takođe, imajte na umu da predstavnici arhivskih organa imaju pravo da provjere ispravnost čuvanja arhivske dokumentacije u vašoj organizaciji. I ovdje, prema članu 13.20 Kodeksa Ruske Federacije o kršenju pravila skladištenja, računovodstva i nabavke, kao i korištenja arhivskih dokumenata, možete biti kažnjeni novčanom kaznom od 300 do 500 rubalja ili administrativnom kaznom. nametanje.

Direktor kompanije je odgovoran za stvaranje mjesta za čuvanje dokumenata i, posebno, arhiviranje, kao i Glavni računovođa mora te iste dokumente organizirano pohraniti i pravilno prenijeti u arhivu.

Čuvanje primarne dokumentacije je poseban zahtjev trenutne rusko zakonodavstvo u oblasti računovodstva i poresko računovodstvo. Potrebno je osigurati sigurnost podataka za određeno vrijeme. Ako se to ne učini, onda se problemi s FTS-om ne mogu izbjeći. Hajde da shvatimo koje dokumente i koliko trebate čuvati da biste spriječili sankcije kontrolora.

Bilo koji poslovnu transakciju u životu privrednog subjekta moraju biti dokumentovani. U suprotnom se ta činjenica ne može odraziti u računovodstvu. Za ove svrhe postoji posebna kategorija dokumentacija je primarni dokument. Primarni je oblik koji određuje okolnosti, uslove i karakteristike određene činjenice ekonomskog života organizacije. Podaci iz primarnih obrazaca su osnova za upis u računovodstvene registre, a zatim i njihovo sastavljanje finansijsko izvještavanje. Takođe, primarna je potvrda ispravnosti i legitimnosti obračuna poreza, naknada i doprinosa.

Zbog toga je veoma važno da organizacije osiguraju sigurnost dokumenata. Štaviše, da bi se postigao ovaj cilj, date su vlastite karakteristike i zahtjevi.

Redosled i pravila skladištenja

Zakonska regulativa definiše samo opšte preporuke za organizovanje čuvanja dokumentacije u institucijama. Pojedinačni principi moraju biti sadržani u svakom privredni subjekt na svoju ruku. Organizacija mora odobriti posebna narudžba ili pravila za vođenje računovodstvenih evidencija. Prilikom izrade odredbe, vodite se sljedećim:

1. Pravilnik o dokumentima i toku rada u računovodstvu, odobrilo Ministarstvo finansija SSSR 29.07.1983 br. 105, koji utvrđuje pravila skladištenja primarni dokumenti u državnim (opštinskim) institucijama.
2. Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena Odlukom Kolegija Saveznog arhiva od 6. februara 2002. godine).
3. Naredbom Ministarstva finansija broj 256n od 31.12.2016.
4. Drugi nalozi viših ministarstava, resora i područni nalozi.

U skladu sa opštim preporukama, kompanija treba da odredi odgovornog radnika, u čije dužnosti će spadati i arhiviranje. Kako bi se osigurala sigurnost, obično se dodjeljuje posebna prostorija koja ispunjava sigurnosne zahtjeve. Arhivska prostorija ili skladište opremljeni su policama, ormarićima ili čak sefom. Na primjer, ako su obrasci strogih izvještaja pohranjeni u arhivi.

U zavisnosti od vrste dokumenata treba odrediti pravila za rad sa primarnim dokumentima. Na primjer, primarni obrasci se mogu izdati ne samo na papirni mediji. Elektronska forma postaje sve popularnija. Za svaku kategoriju hartija od vrijednosti izraditi individualni algoritam za čuvanje primarne računovodstvene dokumentacije i obradu iste.

Papirni obrasci

Uredba o čuvanju papira treba da sadrži posebna pravila i algoritam postupanja. Na primjer, dodijeliti odgovornog djelatnika računovodstvenog odjela koji će se baviti dizajnom i prijenosom primarnih dokumenata u arhivu. Također odredite vrijeme prijenosa. Na primjer, godišnje, do 1. aprila.

Prijenos primarnog u arhiv mora biti dokumentovan. Za to se sastavlja poseban opis. Format pratećeg inventara kompanija razvija samostalno. Preporučujemo korištenje sljedećih detalja:

1. Broj po redu.
2. Indeks predmeta i naslov.
3. Broj listova u fascikli, fajlu.
4. Period čuvanja primarne računovodstvene dokumentacije.
5. Datum predaje u arhivu.
6. Podaci o odgovornom licu (ime i prezime, radno mjesto, potpis).

Prihvatanje dokumentacije takođe mora biti dokumentovano. Za to se vrši odgovarajući upis u poseban registarski dnevnik. U kolonama registra ispisuju se podaci o stvarnom prijemu papira (broj, naziv i indeksi predmeta, odgovorna lica i datum predaje).

Primarni u elektronskom obliku

Elektronski obrasci se pohranjuju drugačijim redoslijedom. Ali ipak, kompanija sama utvrđuje pojedinačna pravila za pohranjivanje primarne računovodstvene dokumentacije. Opšte preporuke sadržane su u novom FSB-u (Naredba Ministarstva finansija br. 256n). Standardi su sadržani u Naredbi Ministarstva kulture br. 558.

Navedite pravila za čuvanje primarne računovodstvene dokumentacije i implementirajte ih u preduzeću:

1. Čuvanje primarnog u elektronskom formatu trebalo bi da se uradi kreiranjem rezervne kopije podataka.
2. Informacije u sigurnosnoj kopiji generiraju se hronološkim redom.
3. Informacije treba grupisati u kategorije i vrste obrazaca radi lakšeg korištenja.
4. Rezervna kopija se kreira za poseban vremenski period, čije trajanje određuje sama kompanija. Na primjer, izvještajni kvartal, polugodište ili godina.
5. Informacije se moraju upisati na eksterni nosač podataka. Na primjer, disk, fleš disk ili eksterni čvrsti disk.
6. Informacije su ovjerene elektronski potpis ovlašteno lice. Na primjer, ES glavnog računovođe.
7. Eksterni medij mora biti potpisan. Na primjer, na prednjoj strani diska navedite sljedeće detalje:

• datum kreiranja sigurnosne kopije;
• period za koji je informacija pripremljena;
• vrsta primarnog;
• ukupna količina informacija;
• serijski brojevi knjigovodstvenih dnevnika;
• podatke o odgovornim licima.

Kopije treba čuvati u sefu ili u drugoj posebno opremljenoj prostoriji. Potrebno je imenovati odgovornog djelatnika koji će sistematski vršiti arhiviranje i backup podataka.

Centralizovano računovodstvo

Računovodstvo se može prenijeti na firmu treće strane ili, na primjer, u centralizirano računovodstveno odjeljenje. U ovom slučaju, između kompanija se sastavlja sporazum za računovodstveni servis. Štaviše, treba navesti pravila i uslove čuvanja računovodstvene dokumentacije odvojeno. Preporučljivo je pripremiti dodatni ugovor sa uslužnom kompanijom.

U ugovoru uzmite u obzir sve karakteristike i zahtjeve za upravljanje dokumentima i skladištenje papira. U suprotnom, servisna kompanija neće biti odgovorna za sigurnost i ispravnost papirologije.

Rok trajanja

Norme poreskog i računovodstvenog zakonodavstva po pitanju skladištenja dokumenata se razlikuju. Na primjer, obavezuje poreskog obveznika da osigura sigurnost pratećih papira na 4 godine. Ovo su obrasci koji se koriste pri obračunu iznosa poreza, naknada i doprinosa uplaćenih u budžet.

Ako preduzeće prilikom oporezivanja uzme u obzir gubitke iz prošlih perioda, onda dokumentaciju treba čuvati za cijeli period dok kompanija umanjuje poreze.

Prema računovodstvenim standardima, period skladištenja dokumenata u organizaciji je duži. Primarnu računovodstvenu evidenciju treba čuvati pet godina. Pod uslovom da je ovaj period provjeren, odnosno izvršena revizija.

Koji su rokovi za rad? Predstavnici resora su utvrdili da zabune po tom pitanju nema i ne može biti. AT poresko zakonodavstvo mi pričamo samo o dokumentaciji koja je uključena u obračun poreza. I računovodstvo - u sastavljanju transakcija i finansijskih izvještaja. U teoriji, sve je jednostavno. Ali nije jasno kako u praksi podijeliti dokumente na porezne i računovodstvene.

Da biste izbjegli probleme s kontrolerima, slijedite napomenu:

Obračun perioda skladištenja

Primarne organizacije su odlučile o periodima čuvanja. Sada odredimo od kog trenutka treba započeti ovaj period za izračunavanje. Ako pogrešno odredite referentnu tačku, možete naići na sankcije kontrolora.

U skladu sa stavom 2 čl. 21.1 Zakona br. 127-FZ, period čuvanja dokumentacije treba računati od 1. januara godine koja slijedi nakon godine u kojoj su završeni kancelarijskim radom.

Na primjer, gotovinski nalog otpušten je u martu 2020. Dakle, period njegovog skladištenja počinje se računati tek od 1. januara 2020. Novčani nalog čuvajte najmanje 5 kalendarskih godina. Odnosno, dokument će biti moguće uništiti najkasnije do 1. januara 2025. Ali samo pod uslovom da je izvršena revizija za izvještajni period 2020. godine. Ako nije bilo provjere, preporučujemo da dokumentaciju čuvate duže.

Odgovornost i kazne

Za nepoštivanje zahtjeva zakona u pogledu sigurnosti dokumentacije predviđene su značajne kazne. utvrđuje sljedeće kazne u slučaju kršenja pravila i rokova čuvanja primarne dokumentacije:

• 10.000 rubalja, ako kompanija nije pružila računovodstvo i poreska dokumenta koji se odnosi na isti poreski period, odnosno izriče se novčana kazna za to što u poreskom periodu preduzeće nije vodilo računovodstvene i poreske evidencije;
• 30.000 rubalja ako je sličan prekršaj otkriven u nekoliko izvještajnih perioda odjednom;
• 40.000 rubalja (minimum) ili 20% iznosa neplaćeni porez ako je nedostajuća dokumentacija dovela do potcjenjivanja porezne osnovice.

Pored novčanih kazni pravnog lica, poreski organi mogu kazniti i menadžera. Na primjer, novčana kazna od 2.000 do 3.000 rubalja za direktora organizacije u kojoj su prekršena pravila i rokovi za čuvanje primarnih dokumenata ( Art. 15.11 Administrativni zakonik Ruske Federacije).

Uništavanje dokumenata

Poslije rokovi primarni treba odbaciti. Ne možete samo baciti formulare i formulare. Kao što je nemoguće predati papire u otpadnom papiru. Važno je poštovati zahtjeve za uništavanje dokumenata.

Da biste uništili primarni, morate nastaviti sljedećim redoslijedom:

1. Napravite posebnu komisiju. U sastav komisije obavezno uključite šefa organizacije, arhivskog radnika, glavnog računovođu i druge stručnjake po želji.
2. Odobre naređenje za uništavanje. U nalogu napišite koju dokumentaciju treba uništiti.
3. Obavite pregled. Komisija u cijelosti mora ispitati papire na činjenicu da je istekao rok čuvanja.
4. Napravi čin. On odražava zaključke stručne komisije o pitanju koje se razmatra. Štaviše, akt je sastavljen u proizvoljnoj formi.
5. Uništite dokumente.
6. Prenesite akt uništenja u arhivu.

Zasluge

Tržišni neuspjesi

Karte

Da li mi je potrebno osiguranje za putovanje u inostranstvo. Da li je potrebno osiguranje pri ulasku?

UniCredit Bank

Evropska banka za obnovu i razvoj